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Usar Evernote

¿Estás haciendo malabarismos para trabajar en varios proyectos a la vez? Hay una forma mejor.

Cuando tienes que trabajar en varios proyectos a la vez, las cosas pueden complicarse rápidamente. Es difícil saber qué hay que hacer a continuación y se te pueden pasar por alto detalles importantes. Ahora existe una forma más sencilla de mantener tus proyectos bajo control.

Accede al widget de notas filtradas. Esta adición al panel de Inicio te permite elegir entre varios filtros para ver exactamente las notas que quieres ver. Si estás suscrito a un plan de Evernote Professional, puedes ver varios widgets de notas filtradas a la vez. Así tendrás acceso a una vista general al instante de cualquier proyecto o flujo de trabajo, transformando Inicio en panel de control para todos sus principales flujos de trabajo.

Tanto si estás lidiando con varios proyectos profesionales como si se trata de una combinación de proyectos profesionales y personales, o si utilizas algún método de productividad como Lograr lo que te propones (Getting Things Done “GTD” por sus siglas en inglés), el widget de notas filtradas libera un nuevo potencial para Inicio como la vista imprescindible de tus proyectos activos y fechas de finalización. Úsalo como guía por la mañana y mantente organizado el resto del día.

Tus proyectos, de un vistazo

Personaliza tu widget de notas filtradas para ver las notas más relevantes de un proyecto dado, para ver rápidamente su estado actual y actuar, todo desde tu Inicio.

Por ejemplo, si buscas clientes nuevos y necesitas ponerte en contacto con clientes potenciales, puedes crear una nota para cada cliente potencial y luego etiquetar cada una de estas notas como “clientes potenciales”. Cuando configures tu widget de notas filtradas, filtra por la etiqueta “clientes potenciales” y el widget te mostrará todas las notas que necesitas. Cuando un cliente potencial se convierta en cliente, elimina la etiqueta “clientes potenciales” de la nota para que deje de aparecer en el widget.

Si eso de etiquetar no es lo tuyo, no pasa nada. Puedes filtrar utilizando muchos otros criterios. Si te gusta añadir palabras clave a los títulos de las notas, configura un filtro de palabras clave. Si llevas mucho tiempo usando esa palabra clave y quieres ver las notas relevantes para aquello en los que estás trabajando en este momento, configura otro filtro por notas que hayas actualizado recientemente.

Consejo práctico: Si bien tienes la opción de elegir entre muchos filtros, usa la menor cantidad de filtros posible para encontrar lo que buscas. Los filtros actúan como operadores “y” (no como operadores “o”), lo que significa que cuantos más filtros añadas, menos resultados verás.

Trabajo. Vida. Equilibrio.

¿Estás cansado de dejar tus proyectos personales a un lado para centrarte en los del trabajo? Destaca tu próximo proyecto personal en el panel de Inicio como harías con tu principal prioridad profesional.

Por ejemplo, si quieres hacer reformas en el baño al mismo tiempo que estás preparando una propuesta importante, puedes configurar un widget de notas filtradas para cada uno de estos proyectos.

Supongamos que tienes una libreta llamada “Proyectos personales”, en la que has estado añadiendo notas relacionadas con las reformas que quieres hacer en casa, incluida la del baño. El widget de notas filtradas puede evitar que tengas que ver esa libreta para encontrar lo que necesitas. Configura tu widget para filtrar las notas que están en tu libreta “Proyectos personales” con la palabra clave “baño”. Cada vez que esa palabra clave aparezca en algún lugar de cada nota relevante, todas aparecerán en tu widget.

Crea un widget similar que muestre solo las notas que necesitas para redactar tu propuesta en el trabajo. Esto podría implicar filtrar por notas que contengan la palabra “propuesta” o añadir una etiqueta de “propuesta” a todas las notas con información relevante y luego filtrar por esa etiqueta en tu widget.

Cuando hayas configurado tus widgets de notas personales filtradas y relacionadas con el trabajo, ponlas en un lugar destacado en el panel de Inicio junto con la información relacionada de otros widgets, como tu calendario o bloc de notas, para que ambos proyectos sean más fáciles de abordar.

Consejo práctico: El plan Evernote Professional también te permite utilizar búsquedas booleana y geográfica. Esto quiere decir que puedes tener un widget de notas filtradas que te muestre las notas en función de la ubicación donde fueron creadas usando sintaxis de geodistancia o basadas en combinaciones de palabras clave y otros criterios usando operadores booleanos como “Y”, “O”, “NO”. Incluso puedes utilizar paréntesis para agrupar condiciones complejas. Podrás ver más información acerca de la sintaxis de búsqueda avanzada aquí.

Adapta tu flujo de trabajo

Algunas tareas requieren un seguimiento en varios puntos de un flujo de trabajo y que consultes varios tipos de información en cada fase del proyecto. Es aquí donde te puede resultar útil tener varios widgets de notas filtradas, cada uno dedicado a una fase distinta del proceso.

Imagínate que necesitas contratar un nuevo representante de cuentas, por ej. Los widgets de notas filtradas pueden ayudarte a realizar un seguimiento y gestionar el proceso de contratación, directamente desde Inicio.

Empieza creando un widget de notas filtradas para cada fase del proceso, como “Revisar currículums”, “Evaluaciones telefónicas” y “Entrevistas”. Después, crea una etiqueta para cada una de estas categorías y aplícala como filtro en el widget correspondiente. Por ejemplo, puedes aplicar la etiqueta “Currículum” como filtro en el widget “Revisar currículums”, etc.

A medida que los candidatos envíen su CV, crea una nota para cada uno que incluya su currículum. Después, añade la etiqueta “Currículum” a todas las notas con los currículums que quieras ver. Ahora aparecerán en el widget “Revisar currículums” y verás una lista de todo lo que tienes que revisar en Inicio.

¿Te ha llamado la atención el currículum de uno de los candidatos y quieres hacer una evaluación telefónica? Simplemente sustituye la etiqueta “Currículum” por la etiqueta “Evaluación telefónica”, y tus widgets se actualizarán automáticamente para reflejar en qué punto del proceso de contratación se encuentra ese candidato, mostrándote qué debes hacer a continuación y poniendo la información que necesitarás a un clic de distancia.

Pero, ¿y si tienes que contratar a otro representante de cuentas en el futuro y quieres utilizar el mismo proceso de etiquetado, pero no quieres que toda la información del proceso de contratación anterior desordene tus resultados? Añade un filtro para las notas que has creado desde que empezaste la búsqueda de candidatos más reciente, digamos, en las últimas dos o tres semanas.

Consejo práctico: Usa cualquier búsqueda guardada para configurar rápidamente un widget de notas filtradas. Supongamos que ya buscaste el término “representante de cuentas” y afinaste esa búsqueda seleccionando detenidamente los filtros. Puedes aplicar esa misma búsqueda guardada cuando configures un widget de notas filtradas, de modo que aparezcan al instante las notas según los criterios que ya hayas establecido, sin necesidad de volver a aplicar todos los mismos filtros.

Encaja bien con GTD

Si ya usas Evernote junto con un sistema de productividad conocido como Lograr lo que te propones, los widgets de notas filtradas pueden ayudar a hacerte la vida aún más fácil aprovechando el trabajo que ya has hecho.

Añade las libretas GTD que ya tienes y las búsquedas guardadas para crear un widget de notas filtradas para cada paso del proceso, incluida la Bandeja de entrada, Ahora, Siguiente, Algún día, Referencia, Lluvia de ideas y cualquier otra fase de tu rutina.

Así que ahora, en lugar de ejecutar diferentes búsquedas guardadas o abrir varias libretas desde la barra de navegación, no tienes más que ir al panel de Inicio y verás tu proceso GTD personalizado, completo con tarjetas de notas que te darán información clave sin que tengas que hacer clic o buscarla. Todo está ahí, junto con tus tareas, bloc de notas, calendario y cualquier otro widget que te ayude a… bueno, pues a lograr lo que te propongas.

Consejo práctico: ¿Necesitas añadir mucha información de tu cuenta de correo electrónico a tu bandeja de entrada GTD? Si tienes una libreta de “Bandeja de entrada” en Evernote, reenvía los correos electrónicos que necesitas a esa libreta. A continuación, configura tu widget de bandeja de entrada GTD para filtrar las notas en esa libreta y los correos electrónicos que necesitas aparecerán en tu widget como por arte de magia.

Ayudándote a gestionar el día

Con los ejemplos anteriores, puedes hacerte una idea de las distintas formas de aprovechar uno o más widgets de notas filtradas para que te ayuden a lo largo del día y alcanzar tus objetivos. Pero lo que más nos gusta son todos los lugares a los que vas a llevar los widgets de notas filtradas basándote en tu propio proceso y necesidades.

Estamos perfeccionando Inicio cada vez más para convertirlo en un lugar que se adapte a ti, en lugar de pedirte que te adaptes tú a él. Los widgets de notas filtradas son un paso importante en esa dirección, ya que te ofrecen nuevas formas de ser más productivo sin interferir en tu propia forma de pensar, actuar y alcanzar tus objetivos.

Los suscriptores del plan Evernote Personal pueden añadir un único widget de notas filtradas a su panel de Inicio. Si actualizas tu cuenta a Professional (o eres un usuario de Teams) te permite acceder a múltiples widgets de notas filtradas, abriéndote la posibilidad a obtener una visión integral de tu flujo de trabajo y gestionar tus proyectos más importantes de forma simultánea.

Asegúrate de haberte descargado la versión más reciente de Evernote para obtener acceso a los widgets de notas filtradas. Pruébalos y dinos qué te parece en el Foro de Evernote.

Organiza tu trabajo y pon orden en tu vida con Evernote.

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