Si estás leyendo el blog de Evernote, lo más probable es que seas una persona a la que le encanta lograr sus objetivos. Para seguir avanzando.
Pero ¿alguna vez has sospechado que la forma en la que estás enfocando tu lista de tareas y la planificación general de tareas está obstaculizando tu eficacia? Tal vez tu forma de trabajar aumente tu estrés o ansiedad (obstáculos conocidos de la resolución de problemas) y nuble tus ideas creativas.
El poder del progreso
Es interesante señalar que, según los estudios, tener la sensación de progresar con el trabajo que nos importa es el factor más influyente a la hora de maximizar el rendimiento creativo a largo plazo, las emociones positivas y la motivación. El problema, para algunos de nosotros, es que centrarnos en lo que viene después (por ejemplo: nuestras listas de tareas pendientes) significa que vamos no nos damos cuenta de nuestros triunfos, sin importar lo grandes o pequeños que sean. ¿Cómo podemos entrenamos, con el paso del tiempo, para notar el progreso? Ya tenemos una lista de tareas pendientes. ¿Por qué no añadimos una lista de tareas terminadas?
Una lista de tareas terminadas es un registro de las tareas que has completado. Mantener una lista de tareas terminadas tiene el poder de fortalecer tu motivación, y aumentar las emociones positivas como la satisfacción y el orgullo. Pueden hacer que la productividad creativa sea más sostenible ya que te ayuda a disfrutar de una sensación de progreso en el trabajo que te importa.
El éxito deja pistas
El reconocido empresario e inversor de capital de riesgo Marc Andreessen, cofundador de Netscape, de forma pícara lo llama “Anti lista de tareas pendientes“. Durante años, Google contaba con un proceso llamado “Snippets” (Fragmentos), que se volvió realmente popular en empresas como FourSquare, Buzzfeed y Shopify. Snippets es el proceso que utilizan las empresas para recopilar todo lo que los empleados han conseguido y aquello en lo que están trabajando, normalmente cada semana. Publican esta información internamente para que cualquier miembro del equipo pueda ver lo que está ocurriendo en otros departamentos. En el caso de FourSquare, los empleados incluso proporcionan comentarios al CEO Dennis Crowley en sus Snippets.
Todos estos sistemas hacen referencia al proceso de reflejar y anotar lo que has hecho. Crear una lista de tareas terminadas tiene el efecto casi mágico de aumentar la motivación y la productividad en las tareas que importan. ¿No sería increíble terminar cada día centrándote en tus logros, en lugar de la interminable montaña de tareas que te estará esperando mañana?
Cuando reflexionamos sobre el progreso, prácticamente lo metabolizamos. Anota las tareas terminadas y considérelas como “triunfos”, o como un progreso hacia tu(s) objetivo(s) final(es), y podrás exteriorizarlos y reconocerlos.” Escribir, al igual que hablar, requiere convertir las ideas en palabras, lo que exterioriza esos pensamientos y nos permite verlos como lo que son para que podamos avanzar. La claridad ofrece posibilidades.
Mientras revisamos y escribimos nuestro trabajo, a menudo también desenterramos aprendizajes que pasaron desapercibidos en su momento. Analizar las cosas después de que ocurran nos proporciona una visión completa. Mirar en retrospectiva a un proyecto completado nos permite verlo dentro de un contexto más amplio. Podemos analizar con mayor rapidez y precisión por qué determinados aspectos resultaban complicados y las formas en que los superamos con éxito, luego podemos aplicar ese conocimiento a las tareas futuras. Por ejemplo, si has pensado que tu semana ha sido estresante, podrías hacer esta lista y notar que tu atención se dividió entre demasiados proyectos. En las siguientes semanas, podrías utilizar nuevos conocimientos que te ayudasen a cambiar tus días y así centrarte en un proyecto a la vez.
Deja que la inercia haga parte del trabajo
Si estás planificando estratégicamente, es decir, has expuesto los elementos de tu lista de tareas pendientes de forma íntegra para conseguir fines particulares, lograr una tarea concreta o un conjunto de tareas relacionadas es un “triunfo”. Los investigadores han señalado durante mucho tiempo el poder especial del pequeño triunfo, que el psicólogo organizacional Karl Weick define como “un resultado concreto, completo, implementado y de importancia moderada”.
Weick muestra que los pequeños triunfos tienen poder más allá de sí mismos. “Una vez que se ha logrado un pequeño triunfo, se ponen en marcha fuerzas que favorecen otro pequeño triunfo”, explicó Weick. “Cuando se pone en marcha una solución, a menudo el siguiente problema solucionable se vuelve más visible”.
Si reflexionar sobre nuestros triunfos hace que parezcan más “reales”, y los pequeños triunfos ayudan a generar más triunfos, a menudo, más grandes, lo menos que podemos hacer es escribir nuestros logros, ¿no?
La relación entre los triunfos, la emoción y la motivación
Los triunfos también aumentan las emociones positivas y la motivación intrínseca, lo que resulta en una productividad más creativa.
En El Principio del Progreso, los psicólogos Teresa Amabile y Steven J. Kramer analizaron más de 12,000 entradas de publicaciones escritas por 238 empleados de la empresa. Descubrieron que en los días en que los empleados progresaban, anotaban emociones positivas como satisfacción y orgullo. Somos más productivos cuando estamos contentos. En otras palabras, la emoción positiva es un triunfo para todo el mundo.
En su investigación, Amabile y Kramer descubrieron algo fascinante: contrariamente a la creencia generalizada de que la presión negativa crea un mejor rendimiento, en los “días de progreso”, la gente estaba intrínsecamente más motivada. En otras palabras, en los días en que los empleados sentían que progresaban y las emociones positivas que este sentimiento conlleva, se sentían más inspirados para trabajar basados en el interés por el propio trabajo que en fuentes extrínsecas como los elogios y alabanzas. Sin embargo, en los “días de dificulatades”, las personas estaban intrínseca y extrínsecamente menos motivadas.
Dado que no siempre podemos controlar las fuentes externas de la motivación, como el reconocimiento de nuestro jefe, familiares y compañeros, sacar la motivación de nuestro pozo interno mediante el reconocimiento de los triunfos es una estrategia de éxito. La lista de tareas terminadas significa que podemos crear motivación sin importar dónde estemos o lo que esté pasando a nuestro alrededor.
Cómo implementar la psicología de la lista de tareas terminadas
Mantener una lista de tareas terminadas además de tu lista de tareas pendientes es una forma rápida y sencilla de aumentar el éxito y el bienestar. ¿Cómo puedes crear estas listas de forma que se adapte a tus necesidades?
A continuación te mostramos algunos enfoques que puedes probar:
- Cada viernes, reserva 10 minutos para anotar tus triunfos de la semana. Si te resulta útil y relevante, después de cada tarea que completes, escribe cualquier aprendizaje o cambios que desees implementar en el futuro. Las investigaciones sugieren que escribir a mano activa áreas distintas y críticas del cerebro que no se activan cuando tecleamos.
- Mantén una lista de tareas completadas de cada proyecto en el que trabajes. Esto puede ayudarte a experimentar una sensación de progreso hacia un objetivo concreto, especialmente uno que parezca difícil o abrumador.
- Anima a los equipos que dirijas o con los que trabajes a que hablen periódicamente sobre el progreso. Esto podría significar empezar las reuniones haciendo que cada miembro del equipo comparta sus triunfos recientes, lo que han hecho, o pidiéndoles que envíen por correo electrónico sus progresos a sus gerentes correspondientes.
