En la mayoría de los trabajos es necesario mantener reuniones. Los trabajadores asisten a una media de 25,6 reuniones a la semana. Con todas estas reuniones, es posible que te resulte difícil estar al día del constante intercambio de información y tomar notas efectivas. No te agobies; incluso el cerebro más avispado solo es capaz de absorber X información a la vez.
Cierto, redactar actas es un arte y una ciencia. Pero algunas habilidades sólidas para tomar notas y una excelente plantilla de notas de reuniones te ayudarán a capturar más información.
¿Cómo de importantes son las actas de las reuniones?
Las actas sirven para documentar las reuniones de la empresa. En ellas se registra todo, desde la fecha y la hora de la reunión, hasta la finalidad y los asistentes, pasando por las decisiones que se toman y las acciones que se acuerdan. También incluyen plazos de entregas y reuniones de seguimiento programadas.
Anotar y organizar esta información correctamente en una plataforma puede ayudarte a:
- Crear estructura. Las actas de las reuniones pueden servir de guía. Te ayudan a conocer el calendario de la empresa, ofrecen al equipo un plan a corto plazo, fomentan la responsabilidad o sirven de vara de medir el progreso de tu equipo. También son fundamentales para preparar las reuniones, ya que recuerdan a todos los asistentes las tareas que deben haber completado y los pasos que deben seguir después.
- Ahorrar tiempo y dinero. Las notas evitan que los equipos repitan las mismas tareas y pierdan así horas facturables y te permite tomar decisiones más rápido. Si utilizas una plantilla de notas de reunión podrás reducir el tiempo que dedicas a organizar asuntos críticos de discusión.
- Otorgar protección legal. Hacienda, los auditores y los tribunales de justicia reconocen la validez jurídica de las actas de las reuniones como. Si elaboras actas en las que se registren de forma detallada las acciones de los responsables de la empresa, dispondrás de una capa de protección en caso de que tu organización tenga problemas legales.
Una agenda detallada de la reunión resulta útil
Prepararte para las reuniones de trabajo es muy parecido a prepararte para ir a clase: tienes que revisar los asuntos antes para disponer de lo necesario para participar. Es decir, unos días antes de la reunión los directivos deben enviar un orden del día detallado que puede incluir los asuntos que se van a abordar, documentos importantes a los que se va a hacer referencia durante la reunión o propuestas sobre las que los participantes van a votar. Así los asistentes podrán familiarizarse con aquello que se va a abordar. También les da tiempo suficiente para ordenar sus ideas y participar de manera activa. La información obtenida de las encuestas de Booqed no sorprenden: el 67% de los profesionales considera que disponer de una agenda clara es lo que hace que las reuniones sean fructíferas.
El formato es tan importante como el contenido
Independientemente de lo completas que sean tus notas, si no tienen un buen formato, no te ayudarán mucho. Disponer de una plantilla de notas de reunión estándar es fundamental para dar sentido a las actas de la reunión y garantizar que todo el equipo pueda recuperar información rápidamente. Lo más recomendable es que incluyan la siguiente información y que cada sección esté debidamente etiquetada:
- Título, lugar, hora y fecha de la reunión
- Nombres de los asistentes y sus puestos dentro de la organización
- Orden del día de la reunión
- Resumen de la reunión anterior
- Nuevos asuntos a tratar, incluidas las decisiones adoptadas y la acción acordadas
- Principales argumentos a favor o en contra de cualquier resolución
- Asuntos tratados que no estaban en la agenda
- Asuntos que se deben abordar en la próxima reunión
Deberías preparar esta plantilla antes de la reunión para poder centrarte en registrar información en tiempo real. De esta forma os resultará más fácil a ti y a tus compañeros ver lo que se ha abordado, las tareas a las que te has comprometido y decidir qué asuntos abordar a continuación.
Consejo práctico: Estandariza las actas de tus reuniones con la plantilla de notas de reuniones de Evernote, en la que encontrarás campos para anotar los detalles de las reuniones, seguimientos, asignaciones de equipos, decisiones tomadas y el resumen de la reunión. También puedes personalizarla para que se ajuste a tus necesidades. Además, puedes compartirla fácilmente con tus compañeros.
No olvides tus acciones
Una reunión productiva se mide por los resultados. Lamentablemente, debido a la falta de elementos procesables o la documentación adecuada, una reunión ineficaz supone 31 horas de tiempo productivo cada mes a las empresas.
Para solucionar este problema, no intentes anotar todo palabra por palabra, céntrate mejor en la idea global, las decisiones adoptadas y cómo abordar los problemas planteados en la reunión. A partir de aquí, los equipos podrán convertir las acciones en tareas concretas con fechas de finalización y asignarlas a personas concretas. Así, los directivos y ejecutivos podrán realizar un seguimiento preciso del progreso, identificar los cambios que pueden esperar antes de la próxima reunión y cuantificar el impacto de cada reunión.
Consejo práctico: Asegúrate de que todos los asistentes recuerden qué deben hacer compartiendo las notas de la reunión directamente desde Evernote. Tan solo haz clic en el botón “Compartir” de tu nota, introduce las direcciones de email de las personas con las que debes compartirla y establece un nivel de permiso. También puedes crear un enlace si quieres compartir las notas con aquellos compañeros de trabajo que no tengan una cuenta de Evernote. Además de poder compartir las notas, utiliza Tareas de Evernote para convertir tus acciones en listas de tareas y que así le resulte más fácil a cada miembro del equipo ver en qué debe concentrarse tras la reunión.
Deja espacio para la creatividad y las ideas
Todo el mundo procesa la información de manera diferente. Aunque hacer un seguimiento de los puntos de encuentro fundamentales es importante, te recomendamos que lo hagas utilizando métodos que te permitan retener mejor la información. Aquí es donde entran en juego hábitos más creativos para tomar notas. Por ejemplo, es posible que quienes estudian de una forma más visual quieran incorporar mapas mentales, diagramas de Venn o cuadrantes en sus notas para analizar ideas más a fondo e ilustrar temas difíciles de explicar. ¡Utiliza el método que mejor te vaya!
Consejo práctico: Si eres de los que prefieren tomar notas a mano o incorporar mapas mentales, diagramas y visualizaciones similares, el escaneo de documentos de Evernote es la función que buscas. Podrás convertir tus notas escritas a mano en archivos digitales, lo que te permitirá almacenar todos tus pensamientos e ideas de forma segura en la nube.
Domina las reuniones con tus notas
Aprovechar cada reunión al máximo no tiene por qué ser complicado. Te bastará el simple hábito de crear actas detalladas para garantizar que lo que comentéis y decidáis en la reunión haga avanzar a la empresa. También vale la pena aprovechar herramientas como Evernote para mantener las actas lo más organizadas posible. Así, todas las acciones propuestas quedarán documentadas y podrás consolidar una estrecha colaboración, incluso después de salir de la sala de conferencias.
