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“Reunión” no tiene por qué ser un término negativo

“Una reunión es un grupo de personas reacias que han sido elegidas entre las no aptas para hacer lo innecesario”

— Autor desconocido

¿Estaba equivocado? Es posible. ¿Son palabras duras? Sin duda. Pero este misántropo desconocido plasmó en pocas palabras una actitud bastante generalizada sobre las reuniones laborales. Por importantes que sean, las reuniones se consideran muchas veces una distracción y una pérdida de tiempo en vez de un elemento esencial de la práctica empresarial. Seamos realistas: para muchos de nosotros, las reuniones son sencillamente espantosas.

Pero eso no tiene por qué ser así. Porque, cuando son productivas uno  puede comunicarse y compartir información con sus compañeros de trabajo, solucionar problemas, resolver disputas, mejorar el rendimiento, desarrollar el trabajo en equipo y avanzar en los proyectos. Si te planificas y te organizas con tiempo, podrás reducir la cantidad de tiempo que dedicas a las reuniones sin sacrificar la eficiencia, y los asistentes podrán absorber la información que necesitan y volver a su trabajo con la mínima pérdida de tiempo.

Según  una encuesta reciente de Lucid Meetings, el 45 por ciento de los empleados encuestados dirigen una o menos reuniones a la semana, mientras que el número promedio de reuniones a las que asisten es de entre tres y cuatro a la semana. Reducir el tiempo que se dedica a esas reuniones no solo puede dejar tiempo para completar otras tareas, sino que también garantiza que las reuniones en sí sean más productivas y se obtengan mejores resultados.

Esto, a su vez, aumenta la productividad general, y, en ocasiones, la lleva a niveles sorprendentemente altos. Si estás buscando una forma de que las reuniones de tu empresa sean atractivas y vayan al quid de la cuestión, te damos algunas sugerencias que te pueden resultar de utilidad.

Para que una reunión sea productiva, debe partir de un orden del día consistente

Con un orden del día sólido se garantiza que las reuniones estén focalizadas y preparadas para generar un flujo constante de ideas. Si falta uno de estos aspectos, hasta los temas de conversación más sencillos pueden volverse confusos, al perderse el enfoque en pensamientos a medias y tangentes. Por culpa de eso, la reunión no da el resultado esperado y, en muchos casos, hay que dedicarle más tiempo del necesario.

Un buen orden del día debe definir los objetivos de la reunión e indicar las tareas concretas o pendientes que se deben completar. A la hora de elaborarlo, también debes plantearte las siguientes medidas:

  • Ponerte en contacto con los miembros del equipo para compartir los puntos del orden del día y conocer sus opiniones antes de la reunión. Incluye en el orden del día cualquier pregunta o problema que planteen.
  • Asegurarte de que todos tengan acceso al orden del día al menos un día antes para que les dé tiempo de prepararse.
  • Asegurarte de que cada tema de conversación se asigne al miembro más adecuado del equipo.
  • Utilizar una plataforma a la que todo el equipo pueda acceder fácilmente y con la que se puedan gestionar todos los aspectos de la reunión, desde la preparación hasta el seguimiento.

Consejo práctico: Utiliza las  plantillas de Evernote para organizar y planificar los órdenes del día.  Personaliza una plantilla para órdenes del día recurrentes y compartirla con los miembros del equipo para que puedan aportar ideas.

Registrar las actas de las reuniones de forma inteligente

Un orden del día bien diseñado es como una hoja de ruta de la reunión. Garantiza que todas las bases estén cubiertas y no se pierda tiempo. Y, una vez fijadas esas prioridades, los equipos abordan los problemas, intercambian ideas sobre posibles soluciones y comparten ideas.

¿Cuál es el siguiente paso? Resumir y transmitir la información y los resultados de la reunión a los miembros del equipo es un proceso esencial pero que a menudo requiere mucho tiempo. Y cuanto más tiempo transcurra entre el final de la reunión y el seguimiento prometido, más probable es que los detalles importantes pasen a un segundo plano. Recoger la información de manera precisa durante la reunión puede agilizar considerablemente este proceso, tanto como utilizar un lugar centralizado para organizar y compartir todos los detalles de la reunión.

Consejos prácticos:

  • Las actas de la reuniónpueden escribirse de forma individual o incluirse en el mismo documento que el orden del día. Si creas una nota nueva, puedes  adjuntar el enlace para mantenerlo todo conectado.
  • Para cerciorarte de que no olvidas ningún detalle importante, graba el audio de la reunión  en tu ordenador o dispositivo móvil, dentro de la misma nota de la reunión. También puedes adjuntar a las actas de la reunión fotos de garabatos, documentos o notas escritas a mano en la pizarra. Así te resultará sencillo mantener toda la información organizada y actuar rápidamente.

Convierte las actas en tareas

¡Enhorabuena! La reunión ha sido un éxito clamoroso. Todos los asistentes han participado y han estado concentrados, y has logrado avances importantes en varios temas clave. Las actas de la reunión se han registrado y compartido con los miembros del equipo correspondientes. Pero si no consigues convertir tus actas en tareas procesables, habrás perdido muchísimo tiempo.

Para avanzar de forma mensurable hacia tus metas, debes cumplir con los elementos de actuación, aquellos de los temas que se han debatido durante la reunión que son relevantes para el objetivo general que se debe alcanzar para avanzar hacia esas metas. Cada elemento de actuación debe tener asignado un miembro concreto del equipo e ir acompañado de una descripción de las expectativas para el elemento y una fecha de finalización. El elemento de actuación debe ser lo más claro posible y comentarse siempre con todos los miembros del equipo para tener la seguridad de que no afectará a su trabajo. También pueden ser útiles los seguimientos posteriores a la reunión, porque garantizan que todos los miembros estén en sintonía y entiendan qué deben hacer y cuándo.

Consejo práctico: Gestionando el orden del día y las actas de la reunión en la misma plataforma, podrás asignar fácilmente las tareas y  convertir tus notas en elementos de actuación con mayor rapidez. Si cada tarea tiene asignada a una persona, los recordatorios y alertas mantendrán a los miembros de tu equipo en sintonía y garantizarán que cumplan con sus responsabilidades. Los miembros del equipo podrán publicar actualizaciones y detalles de tareas directamente en el documento original del orden del día compartido.

Haz que tus reuniones importen con Evernote

Las reuniones no tienen por qué ser una gran pérdida de tiempo. Con el enfoque correcto y la plataforma adecuada, puedes tener reuniones productivas y eficientes con resultados reales.

¡”Genial”! Esa es  la palabra que estábamos buscando.

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