La conciliación entre la vida personal y la laboral es una parte fundamental de la viabilidad y la salud de cualquier empresa a largo plazo. Los equipos con una carga excesiva de trabajo son poco productivos y el tiempo que se pierde por el estrés y el cansancio puede hacer estragos rápidamente, sobre todo cuando hablamos de reuniones y presiones constantes para cumplir los plazos. Y la lucha es real: un estudio del Workforce Institute en UKG descubrió que el 43% de los trabajadores tenía serios problemas de agotamiento y casi el 60% de los gerentes adoptó medidas para abordarlo en 2020.
Como gerente, parte de tu trabajo consiste en ayudar a tu equipo a mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal. ¿Cómo estás ayudando a tus empleados a que encuentren tiempo para sus prioridades personales al tiempo que se mantienen felices y son productivos en el trabajo? ¿Estás predicando con el ejemplo?
Las reuniones son el lugar perfecto para empezar. Cuanto mejor seas capaz de integrar las reuniones con el trabajo (hacer que te quiten trabajo en lugar de generarlo) y de dirigirlas con la vista puesta en la eficiencia y en los resultados, más fácil te resultará encontrar tu propio espacio zen de conciliación entre la vida laboral y la personal.
Algunas pautas de sentido común (y las herramientas adecuadas) pueden ayudar.
¿Reunirte? ¿O no reunirte? Esa es la cuestión.
Programar una reunión suele ser una manera sencilla de retrasar los problemas. Siempre que surge un problema o es necesario resolver algo, programar una reunión te permite postergarlo hasta el momento de la reunión. Este puede ser un patrón dañino. Puede interrumpir el flujo de trabajo de tu equipo y obligarte a reajustar tus prioridades.
Cuando surja un problema, en lugar de programar una reunión, piensa detenidamente si ese es el foro adecuado para resolverlo. Hazte algunas preguntas como,:
- ¿El problema es urgente y/o podría interrumpir el avance de otros proyectos?
- ¿Se necesitan aportaciones externas para resolverlo? Si es así, ¿qué miembros del equipo necesitas o se ven afectados por dicha aportación?
- ¿Se requiere un debate en tiempo real o es posible enviar la información pertinente en un email o medio similar?
- ¿Cuáles son los objetivos de la reunión y cómo afectará el tiempo que les dediquéis?
Utilizando tus respuestas como guía, no solo podrás reducir mucho el número de reuniones innecesarias, también podrás hacer que las que mantengas sean más productivas y duren menos. Y la eficiencia de la reunión empieza con la preparación y la organización, minimizando el contenido a los puntos importantes y dejando atrás los que no lo son.
Consejo práctico: Tenerlo todo reunido en Evernote te ayudará a organizar ideas y objetivos y a presentárselos a todo el equipo. Ideas, preguntas, soluciones, tareas, incluso puntos del orden del día… la inspiración puede llegar en cualquier momento. Utiliza Evernote para capturar y organizar información cuando no estés en la oficina, es decir, en el gimnasio, cuando estés llevando a los niños al colegio o esperando en la consulta del médico.
Consejo práctico: ¿Has decidido no convocar la reunión pero aún así necesitas resolver un problema? Asigna tareas a algún miembro del equipo directamente, permitiéndoles añadir notas, preguntas y soluciones en la aplicación.
Compagina las reuniones con otras tareas
Los gerentes deben estar al día de todo y tomarle el pulso al día a día, las preguntas y las responsabilidades de su equipo. Si toda esta información está organizada para acceder fácilmente a ella, podrás priorizar las tareas con mayor facilidad y decidir cuándo y dónde celebrar una reunión. Esto es importante ya que debes decidir si la reunión es necesaria en comparación con las tareas laborales complementarias y otras cuestiones que requieren tu tiempo.
Cuando programes reuniones, recuerda:
- Espacia las reuniones tanto como puedas en lugar de programar varias consecutivas. Necesitas tiempo para digerir la información y tomar decisiones inteligentes antes de pasar a la siguiente reunión.
- Explica los objetivos y establece un orden del día claro con antelación y adhiérete a él durante la reunión. De esta manera no os desviaréis del tema y no perderéis tiempo.
- No cambies la reunión automáticamente si alguien del equipo no puede asistir por alguna otra prioridad (a menos que sea fundamental que esté presente). Asegúrate de comentar con antelación el orden del día con los asistentes y ten en cuenta sus aportaciones. Cambia el orden del día si es necesario y modifica la reunión solo en caso necesario.
Consejo práctico: Utiliza Inicio para ver tu jornada laboral completa. Personaliza el panel de inicio con listas de tareas en las que priorices tus tareas pendientes. Resalta las prioridades con avisos, fechas de vencimiento, y emojis, o configura una norma de etiquetado para las notas relevantes. Con la vista de pájaro de tu calendario, puedes decidir rápidamente si una reunión es factible y, de ser así, encontrar el momento adecuado para celebrarla.
Delega y pide ayuda
Los gerentes dinámicos saben cómo delegar cuando lo necesitan, pasando parte o todo el orden del día de la reunión a otros miembros del equipo. Al replantearte cómo funciona, puedes asegurarte de que cada tarea tenga un administrador y las responsabilidades se compartan. Lo ideal es conseguir un equilibrio saludable entre mantener la responsabilidad y permitir que los demás lo hagan suyo.
La delegación empieza por saber qué delegar y a quién. ¿Qué miembros de tu equipo tienen las aptitudes adecuadas? ¿Quién no está sobrecargado de trabajo? ¿Cuáles de tus tareas tienes que quitarte de encima? Al delegar la tarea correcta en el miembro adecuado del equipo, estás enviando una señal clara de que confías en sus aptitudes y discreción, lo que le empodera y le da un sentido de determinación.
Cuando un gerente descubre esta nueva libertad, aligera su carga de trabajo de forma considerable y reduce el riesgo de agotamiento. En el mundo empresarial, en permanente cambio y turboalimentado, queda una constante: el día solo tiene 24 horas e incluso los jefes de equipo necesitan descansar unas cuantas.
Consejo práctico: Cuando estás sopesando qué miembro del equipo puede ser más adecuado para asumir determinadas responsabilidades de la reunión, puede que te resulte difícil recordar todos los detalles de los posibles candidatos. Graba y actualiza el perfil de cada candidato en las Plantillas de informes de la reunión, de este modo crearás poderosas bases de conocimientos que te ayudarán a conectar, fomentar la confianza y desarrollar una buena relación. Te ayudará cuando tengas que tomar esas importantes decisiones de delegación.
Reuniones vs. tareas vs. vida
“El tiempo es aquello que más queremos y también lo que peor utilizamos.”
— William Penn
El día nunca tienes suficientes horas, pero puedes usar mejor tu tiempo si te quitas de encima reuniones innecesarias, haciendo que las que tienes que celebrar cuenten y delegando los puntos del orden del día de la reunión en los miembros adecuados del equipo. Y cuando prediques con el ejemplo, tu equipo tomará nota y encontrará el camino hacia una carga de trabajo sostenible y un equilibrio entre su vida laboral y personal.
