¿Cuál es el coste de una reunión?
Para algunas empresas, las reuniones constituyen una reducción de la productividad y una pérdida de tiempo. Ayer, en la Conferencia Fast Company Innovation By Design, el Director General de Nest, Tony Fadell sugirió que una sola reunión tiene un impacto financiero significativo.
Las reuniones no solo afectan al capital humano, sino que también hacen perder una gran cantidad de tiempo.
A principios de esta semana, Bain & Company publicó un estudio en el que se informaba de que una sola reunión semanal le costaba a una empresa 300.000 horas al año. Esta cifra no incluye el tiempo que se necesita para preparar las reuniones o realizar os informes de las mismas.
En la 4ª Conferencia Anual de Evernote, insistimos sobre lo que pensamos acerca de las reuniones. Francamente, el 99,9% no sirven para nada. En lugar de centrarse en las decisiones, las reuniones se han convertido en charlas, lo cual está bien si estás vendiendo un coche o lanzando una idea de negocio.
El 70% de nuestros usuarios utilizan Evernote en el trabajo. Queremos que dediquen su tiempo a crear el mejor trabajo de sus vidas. Las reuniones no deberían ser un obstáculo para la productividad. Nosotros queremos que te centres en tu trabajo de manera ininterrumpida, a medida que intentas conseguir metas importantes y emocionantes. Cuando las reuniones sean necesarias, deberían tener un impacto inmediato y ayudar al equipo a tomar decisiones concretas, para que todos puedan volver al trabajo.
Herramientas de Evernote para mejores reuniones
Modo presentación. Las presentaciones con diapositivas han mermado mucho la productividad de las reuniones. Como ya utilizas Evernote para guardar y escribir todo lo relacionado con tu trabajo, también puedes transformar tus notas al instante en una bonita presentación a pantalla completa. Obtén más información>>
Preparación digital. Las reuniones van mucho más rápidas cuando tu equipo está en el mismo punto que tú. No pierdas tiempo imprimiendo cubiertas, documentos o páginas web. Adjunta documentos y archivos directamente a tu nota con la agenda de la reunión y compártela con tus compañeros de trabajo. Desde el momento en que tu equipo entre por la puerta, tendrá todo lo que necesita para la reunión desde su ordenador, smartphone o tableta. Obtén más información >>
Plantillas personalizadas. ¿Tienes una misma reunión en diferentes semanas? Utiliza Evernote para crear una Libreta de Evernote Business compartida, que contenga plantillas con una estructura estandarizada para elaborar tus agendas y actas, ayudándote a ahorrar tiempo. Obtén más información >>
Cómo son las reuniones en Evernote
Es más fácil decirlo que hacerlo, pero estamos comprometidos a gestionar nuestro tiempo de forma inteligente.
Así es como celebramos las reuniones en Evernote:
1. Celebramos menos reuniones. En primer lugar, nos preguntamos si tenemos que celebrar la reunión. Tal vez existan alternativas mejores.
2. Pasamos menos tiempo en reuniones. Cuando es necesario celebrar una reunión, intentamos que sea lo más corta posible. Por el simple hecho de que dispongamos de una hora, no significa que necesitemos los sesenta minutos. En Evernote, hemos instalado una campanilla automática en nuestras salas de reuniones que suena cada 25 minutos, indicándonos que debemos concluir las discusiones y tomar decisiones.
3. Compartimos con Evernote. Evernote es una gran herramienta para compartir información importante, conocimiento y actualizaciones. Esto es especialmente útil para reuniones recurrentes, como registros y actualizaciones de estado.
4. Invitamos de forma sensata. Enviamos invitaciones a las personas imprescindibles, que se beneficiarán de participar en la reunión.
5. Organización inteligente. Los anfitriones de las reuniones proporcionan una agenda a los invitados para mantener la reunión encaminada. Utilizamos Evernote para crear una plantilla para los asuntos de la agenda, notas de reuniones y puntos de acción.
6. Ser digno de atención. Nombra a alguien en la sala para que tome notas, de modo que el resto de los asistentes puedan centrarse en los elementos importantes de la reunión.
7. Conclusión. Una reunión termina cuando hemos revisado y asignado los puntos de acción. Después, volvemos a trabajar para lograr más cosas grandes.
¿Cómo estás usando Evernote para tener menos reuniones y ser más productivo? Comparte tu historia en los comentarios.
