Son las 16:45 del miércoles y te haces una pregunta: ¿qué debería estar haciendo en este momento?
Estás ocupado logrando lo que te propones, pero el número de notificaciones en la bandeja de entrada de tu correo electrónico no deja de crecer a cada minuto. Deberías hablar con Tom sobre… ¿De qué se trataba? Ahora suena el teléfono, es la profesora de tu hija, informándote de que sus notas son bajas y que necesita atención adicional. Tienes una reunión de emergencia a las 17:00, que acaba con tu plan de completar la agenda para el trabajo del día siguiente fuera de la oficina. Estás empezando a recibir mensajes de texto de los asistentes porque te estás retrasando en el envío de la logística. Tienes un plan estratégico que está casi acabado desde hace semanas, pero has estado esperando a la información de uno de los miembros de la junta. Y a pesar de todo, tienes la sospecha de que puede haber una prioridad aún más importante que se te escapa, pero no recuerdas de qué se trata.
Bienvenido a la era de la abundancia de información, que ha creado en muchos de nosotros una escasez de atención.
El best-seller de David Allen Getting Things Done* (cariñosamente conocido por los fanáticos como GTD) propone un enfoque sencillo de 5 pasos para gestionar la complejidad del trabajo moderno. Ha vendido millones de copias en docenas de países de todo el mundo y se ha ganado por sí solo la reputación de ser una guía práctica para el arte de la productividad sin estrés. También da la casualidad que el enfoque GTD se puede implementar fácilmente dentro de Evernote. Si este artículo te inspira, utiliza estas plantillas personalizadas de Evernote de Barbara Fuller en Simplify Days para empezar el nuevo año de la mejor manera con GTD.
Estos son los pasos para conseguir la productividad sin estrés que recomienda GTD:
- CAPTURA todos los compromisos de tu vida en un lugar fiable fuera de tu cabeza (como un programa de software o un trozo de papel)
- ACLARA exactamente en qué cosiste cada compromiso, el resultado deseado cuando se cumpla y solo la siguiente acción necesaria
- ORGANIZA los recordatorios de estas acciones en una Lista de proyectos
- RECONSIDERA semanalmente tu lista para asegurarte de que sea clara, actual y completa
- REALIZA tus acciones tomando decisiones intuitivas sobre qué hacer a continuación, confiando en que tu sistema no deje que nada pase desapercibido
La mejor introducción de cómo son estos cinco pasos en la práctica es el Project List Mindsweep. Es un ejercicio guiado paso a paso para revelar con cuántos proyectos te has comprometido en tu trabajo y en tu vida. Este ejercicio es el primer paso para adquirir una sensación de control relajado sobre tu carga de trabajo. Todo empieza determinando, clara y visiblemente, el estado actual de tus compromisos.
La energía desencadenada por este ejercicio de captura te brinda la motivación para pensar en los cuatro pasos siguientes de aclaración, organización, reconsideración y realización en tu nuevo flujo de trabajo.
En este artículo me gustaría guiarte a través de Project List Mindsweep. Añade las cuatro plantillas que se muestran a continuación en tu cuenta de Evernote para que puedas seguir tus propios proyectos.
Cómo utilizar las plantillas de Evernote >>
La Project List Mindsweep
La Project List Mindsweep es extremadamente valiosa para cualquier persona, tanto si nunca has oído hablar de GTD o la has practicado durante años. La mayoría de las personas no podría ofrecerte un inventario completo de sus proyectos, ni aunque sus vidas dependieran de ello. Sin embargo, también te dicen que tienen demasiadas cosas que hacer, y “no tienen suficiente tiempo”. Sin una Lista de proyectos completa, nunca sabrás cuánta capacidad tienes realmente.
Entender la definición de un “Proyecto” según GTD
Utilizamos la palabra “proyecto” para referirnos a muchas cosas diferentes, desde un proyecto de construcción multimillonario hasta la remodelación de un baño.
Pero GTD nos pide que adoptemos una definición mucho más definida para un Proyecto: “cualquier resultado que te comprometas a completar y que requiera más de un paso de acción”.
Esta definición nos obliga a reconocer que incluso los resultados aparentemente más simples, como “comprar auriculares” o “preparar una presentación”, requieren varios pasos. En lugar de seguir estos pasos en nuestras cabezas, queremos realizar un seguimiento de ellos con una herramienta externa. De esta manera, nos estamos forzando a “delimitar el terreno” para acordarnos de revisar nuestro avance con regularidad. Tu Lista de proyectos contiene todas estas “delimitaciones”, por lo que puedes centrarte solo en la siguiente acción.
La mayoría de las personas se dan cuenta de que seguir esta definición produce una lista de unos 30-100 proyectos. Esta es la razón por la que queremos utilizar una herramienta externa, no nuestros cerebros.
¿Quieres seguir con tus propios proyectos? Añade estas plantillas de Evernote para GTD a tu cuenta y crea tu propia Lista de proyectos, Proyecto individual, Áreas de responsabilidad y notas de revisión semanal.
Paso 1: captura
Haz una descarga de conocimientos
No juzgues. No filtres. No intentes aclarar, procesar, organizar ni categorizarlos a medida que los capturas. Eso se hace más tarde.
Utiliza la plantilla Lista de proyectos para este paso. Organizaremos y aclararemos la lista de proyectos que se te ocurra en los siguientes pasos.
A continuación, te mostramos algunos lugares comunes donde buscar:
Tu mente
¿Qué te preocupa? Identifícalo como un Proyecto. Ponle un nombre para que puedas dominarlo. ¿Qué está ocupando tu mente más de lo que merece? ¿En qué actividades no avanzas de manera firme y mejorarían con un poco de estructura?
Ejemplo: “Me duele la espalda” => Concertar una cita con el médico para diagnosticar el dolor de espalda
Calendario
Echa un vistazo a algunas semanas atrás en tu calendario: ¿sobre qué debes realizar un seguimiento? ¿Qué necesitas para terminar? ¿Qué proyectos quieres crear para realizar un seguimiento de los eventos que ya tuvieron lugar?
Mira hacia el futuro: ¿qué tienes que planear o preparar? ¿Qué objetivos tienes que establecer? ¿Con quién tienes que ponerte al día?
Ejemplo: “Tengo que averiguar qué haremos en esa reunión de equipo fuera de la oficina” => Planear la agenda para la reunión del equipo fuera de la oficina
Lista de siguientes acciones (tareas pendientes)
¿Qué cosas estás haciendo en la actualidad que forman parte de un proyecto más grande que aún no has identificado?
Ejemplo: “Tengo que hacer un seguimiento con la persona que limpia la casa” => Contactar con la persona que limpia la casa y programar el tiempo de limpieza semanal
Agendas
¿Qué pasa con la comunicación? ¿Hay alguna acción que ya hayas programado con personas que forman parte de un proyecto más grande?
Ejemplo: “Tengo que llamar a Linda” => Desarrollar una campaña de ventas con Linda
Maletín/bolso/cartera/monedero
¿Qué cosas has guardado porque te recuerdan que debes realizar una acción? ¿Qué has guardado porque lo necesitas para un proyecto?
Ejemplo: Tarjeta de presentación en el monedero => Realizar un seguimiento con posible contratista de la conferencia
Tu entorno físico
Mira alrededor de tu oficina, casa, coche o escritorio. ¿Qué objetos físicos representan proyectos que todavía no has identificado?
Ejemplo: Documento en el escritorio => Empaquetar y enviar el documento al socio comercial
Entorno digital
Mira el escritorio de tu ordenador, la carpeta de descargas, la carpeta de documentos, los marcadores, los correos electrónicos y las pestañas abiertas del navegador. ¿Qué estás manteniendo porque forma parte de un proyecto al que puedes ponerle un nombre y organizar?
Ejemplo: artículo PDF en el escritorio => Leer el borrador del artículo y dar opinión al coautor
Procesos o procedimientos
¿Qué procesos de tu trabajo o vida podrían ser más eficientes, simplificados o firmes? ¿Qué haces regularmente que lleva demasiado tiempo, es demasiado difícil o no has pensado bien?
Ejemplo: compra en el supermercado => Crear una la lista de suministros de alimentos básicos y programar entregas periódicas en Amazon Fresh
Oportunidades creativas
¿Qué te gustaría aprender, desarrollar, crear, buscar, iniciar, explorar o experimentar como proyecto?
Ejemplo: Folleto para clases de improvisación => Buscar y programar clases de improvisación
Desarrollo de competencias
¿Hay habilidades que te gustaría aprender? ¿Qué hobbies te gustaría comenzar? ¿Qué tipo de proyecto podría hacer avanzar tu carrera o hacer tu vida más divertida o interesante?
Ejemplo: confirmación por correo electrónico para la compra del curso en línea => Completar el curso en línea sobre Python
No te preocupes por el resultado exacto de cada proyecto que identifiques en esta etapa, o si realmente estás comprometido con él. No dejes que nada te impida escribir algo que posiblemente sea un Proyecto. Además, no te preocupes por cómo los nombras.
Es posible que termines este paso con una descarga de conocimientos parecida a esta. La tuya probablemente sea bastante más larga.
- Concertar una cita con el médico para diagnosticar el dolor de espalda
- Planear la agenda para la reunión del equipo fuera de la oficina
- Encontrar una persona que limpie la casa y programar el tiempo de limpieza semanal
- Desarrollar una campaña de ventas con Linda
- Realizar un seguimiento con posible contratista de la conferencia
- Empaquetar y enviar el documento al socio comercial
- Leer el borrador del artículo y dar opinión al coautor
- Crear una la lista de suministros de alimentos básicos y programar entregas periódicas
- Buscar y programar clases de improvisación
- Completar el curso en línea sobre Python
En el siguiente paso, decidiremos qué hacer con estos Proyectos.
Paso 2: aclara
Refina tu lista
En el paso anterior, tienes todos los posibles proyectos fuera de tu mente y en una lista, donde puedes verlos objetivamente.
Ahora es el momento de darle otra pasada y limpiar tu lista para hacerla más clara y procesable.
Sigue utilizando la plantilla de la Lista de proyectos para este paso, moviendo elementos de la sección descarga de conocimientos a la sección Lista de proyectos inicial a medida que los terminas.
Algunas opciones a tener en cuenta:
Elimina todo lo que obviamente no sea un Proyecto
A veces es necesario escribir algo para darte cuenta de que no es algo con lo que estés comprometido o realmente interesado. Elimínalo y olvídalo.
Mueve los proyectos “algún día/tal vez” al final de la lista
Mueve todo aquello que pueda interesarte hacer algún día, o que no estés seguro de querer hacerlo al final de la lista.
Fusiona proyectos que estén vinculados al mismo resultado
Si tienes elementos relacionados como “Buscar opciones de ordenador”, “Hacer una copia de seguridad y volver a formatear el ordenador actual” y “Reservar un presupuesto para comprar un ordenador”, probablemente puedas fusionarlos en un Proyecto general llamado “Comprar un ordenador nuevo”.
Si un proyecto realmente es una tarea que se pueda realizar de una sola vez, añádelo a tu calendario
Por ejemplo, realmente no es necesario realizar un seguimiento de “recoger hermana del aeropuerto”. Colócalo en el día apropiado de tu calendario, y eso activará todas las acciones necesarias.
Delega cualquier Proyecto apropiado
Incluso si le delegas un Proyecto a otra persona, si eres responsable del resultado, sigues necesitando una entrada del Proyecto para realizar un seguimiento de esa tarea.
Paso 3: organiza
Identifica el resultado o la intención de cada Proyecto
No habrás terminado de llamar a algo un Proyecto hasta que identifiques el resultado deseado. En este paso, identificarás lo que quieres que pase con cada elemento. A continuación podrás moverlo a su Lista de proyectos individuales.
Sigue utilizando la plantilla de la Lista de proyectos para este paso, moviendo elementos de la sección Lista de proyectos inicial a la sección Lista de proyectos individuales a medida que identificas los resultados deseados.
Algunos proyectos tienen un objetivo preciso, como “Conseguir 100 nuevos clientes potenciales y 25 ventas nuevas”. Otros proyectos son más abiertos o intencionales, como “Tener unas vacaciones tranquilas dedicando tiempo de calidad y conectando con mi familia”.
Una guía clásica y efectiva para formular resultados (u objetivos) claros es el marco S.M.A.R.T.. El acrónimo significa “eSpecífico, Medible, Alcanzable, Realista y basado en el Tiempo”. Este marco te ayuda a hacer que los resultados sean lo más tangibles y específicos posibles, sin distraerte con “objetivos generales de la vida” grandes e inspiradores. Simplemente pregunta ” ¿Qué quiero que pase como resultado de este Proyecto?”
Uso de nuestra lista como ejemplo:
- Concertar una cita con el médico para diagnosticar el dolor de espalda [Resultado: curar el dolor de espalda y poder dormir toda la noche sin molestias, antes del 1 de marzo de 2018]
- Planear la agenda para la reunión del equipo fuera de la oficina [Resultado: el equipo debe tener claro lo que se debe conseguir, e identificamos las próximas acciones para cada elemento de la agenda, antes del lunes 19 de febrero]
- Encontrar una persona que limpie la casa y programar el tiempo de limpieza semanal [Resultado: Tener un tiempo de limpieza semanal en el calendario, y la casa está siempre limpia, antes del 1 de abril de 2018]
- Desarrollar una campaña de ventas con Linda [Resultado: la campaña de ventas debe ser aprobada por el personal directivo superior, se debe asignar el presupuesto y el equipo debe recibir información al respecto antes del 15 de diciembre de 2018]
Ten en cuenta que la ‘T’ en S.M.A.R.T. significa “basado en el Tiempo”. Eso significa que cada resultado debe tener un plazo, ya sea un plazo fijo o simplemente uno preferido.
Escribe los resultados/intenciones que has identificado para cada Proyecto en la segunda columna, y el marco de tiempo o plazo en la tercera columna.
Vuelve a escribir los títulos de tus Proyectos para dejar en claro cómo cada Proyecto lleva a tu resultado deseado
Es hora de hacer un poco de edición. Asegúrate de saber qué significa “listo” para cada Proyecto. Hay pocas posibilidades de lo consigas si no sabes lo que debes “conseguir”.
Empieza cada Proyecto con un verbo que describa LISTO: finalizar, enviar, entregar, completar, mandar, aclarar, organizar, actualizar, implementar, resolver, reorganizar, diseñar, implementar, instalar, configurar, publicar, completar.
Si utilizas verbos como gestionar, supervisar, asegurar o maximizar, es probable que sea un Área de responsabilidad continua, no un Proyecto. Un Área de responsabilidad es una parte continua de tu vida en la que te has comprometido a conseguir un estándar determinado, como Salud, Finanzas, Apartamento o Productividad. También es importante realizar un seguimiento de estos, pero no pertenecen a tu Lista de proyectos.
Puedes mover estos elementos a nuestra plantilla Áreas de responsabilidad, que se gestionarán por separado de tu Lista de proyectos.
Paso 4: reconsidera
Revise tus listas GTD semanalmente
Mira toda tu lista en general y haz algunas preguntas fundamentales:
- ¿Esta lista refleja plenamente mis prioridades, intereses, valores y objetivos a largo plazo?
- ¿En qué Áreas de responsabilidad tengo demasiados o no suficientes Proyectos?
- ¿Hay resultados u objetivos importantes que no tienen ningún Proyecto dirigido a ellos?
- ¿Estoy dedicando tiempo o atención a algo que no tiene un resultado u objetivo claro?
- Si algo no está claro, pregúntate: “¿Qué estoy intentando conseguir aquí realmente?” o “¿De qué sirve hacer esto?”
- Con todo este inventario delante de ti, ¿hay algún Proyecto que desees eliminar, posponer, renegociar o aclarar?
Reflexiona sobre tu semana con esta plantilla de Evernote para crear una Revisión semanal.
Paso adicional: prioriza tu lista a nivel de Proyecto
Priorizar las tareas individuales o la información a medida que llegan puede ser agotador porque intentamos decidir varias cosas a la vez:
- ¿Es esto importante?
- ¿Es urgente?
- ¿Pertenece a un proyecto que es importante?
- ¿Pertenece a un proyecto que es urgente?
- ¿Es esto un detalle insignificante o crucial?
Puedes deshacerte de gran parte de esta toma de decisiones priorizando con anterioridad tu trabajo a nivel de Proyecto, en lugar de hacerlo a nivel de tarea. Ordena la lista de la prioridad más importante a la menos importante, según la cantidad de tiempo que suponga cada Proyecto en una semana concreta. Hacer esto semanalmente ayudará a hacer que resulte más fácil tomar decisiones granulares durante la semana.
Puesto que tus Proyectos cambian y evolucionan constantemente, la Revisión semanal es un ejercicio que debes hacer regularmente. Allen dice que la Revisión semanal es la “llave maestra” para GTD. Es una cita permanente contigo mismo para reflexionar sobre la semana y actualizar tu Lista de proyectos.
Si realizas esta revisión desde una perspectiva más tranquila y equilibrada, lejos del caos de la jornada laboral, te resultará más fácil mantener la perspectiva durante toda la semana. Empezarás a pensar menos como un gestor de proyectos individual, y más como un gestor de cartera de proyectos, equilibrando todos los riesgos y recompensas de tu cartera de proyectos en su conjunto.
Paso 5: realiza
Recupera el control y sé más productivo
Con una Lista de proyectos clara en la mano, estás listo para ejecutar tus tareas sin tener que recordar qué cosas tienes en mente. El objetivo de GTD es que el estrés, las tensiones y los obstáculos generen nuevos proyectos, en lugar de emociones.
Obtén más información sobre GTD leyendo el libro (en inglés), uniéndote al sitio de suscripción GTD Connect (que incluye seminarios web, entrevistas y guías instructivas sobre todos los aspectos del método), o mi curso en línea por vídeo, Get Stuff Done Like a Boss (Haz las cosas como un jefe).
* GTD® y Getting Things Done® son marcas registradas de The David Allen Company, y este curso no está aprobado ni afiliado con ellos de ninguna manera
