Pregunta rápida: ¿Quién, en una empresa típica, conoce a todas las personas que trabajan en la oficina? Lo más probable es que pienses en la persona que trabaja en Recursos Humanos (RR.HH.). Incluso en las organizaciones más grandes, el departamento de RR.HH. es responsable del bienestar personal y el éxito profesional de todos los que trabajan en ella.
Es posible que tu empresa no tenga el lujo de contar con un departamento de RR.HH. De hecho, como propietario de una pequeña empresa, probablemente tengas muchos roles diferentes: CEO, director de ventas, gurú de marketing y, sí, gerente de recursos humanos. Esto se reduce a la necesidad: cuando creas un negocio desde cero, a menudo no hay presupuesto para contratar a alguien para cada uno de estos puestos. El problema es que, para muchos propietarios de negocios, gestionar personas se convierte en algo secundario, dejando a un lado el objetivo principal de “realizar las tareas”. O, si no tienes experiencia en RR.HH., es posible que no sepas por dónde empezar. Como resultado, la tarea de gestionar el mayor activo de tu empresa se convierte en un aspecto desafiante y potencialmente abrumador para hacer crecer el negocio.
La buena noticia es que con un poco de planificación y con las herramientas de organización adecuadas, puedes deshacerte de gran parte de este dolor y demostrar tu compromiso con la gestión eficaz del capital humano. Echemos un vistazo a seis de los desafíos de RR.HH. más comunes a los que tu pequeña empresa se enfrenta hoy, y cómo Evernote puede ayudarte a minimizar posibles problemas en el futuro.
1. Encontrar a las personas adecuadas
La contratación eficiente es importante para todas las organizaciones, pero no cabe duda de que las pequeñas empresas sufren desventajas a la hora de buscar a los mejores talentos. Un seleccionador de personal de Apple o Google tiene a candidatos increíbles llamando a sus puertas (virtuales) todo el día. Las pequeñas empresas, y las startups en particular, tienen que destacar entre la multitud para atraer al tipo de personas con talento que impulsarán el crecimiento de sus negocios.
Sin embargo, la ventaja de contratación de la que disfrutan las empresas más grandes suele ser a expensas de la agilidad. El arma secreta de tu pequeña empresa es tu capacidad para contratar rápidamente, lo que hace que los candidatos avancen más rápido en el proceso de contratación. Tal y como SHRM (Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos) aconseja, “Las pequeñas empresas deben ser “lanchas motoras” y superar en ocasiones a las empresas más lentas y más grandes en lo que respecta a la contratación”.
A continuación mostramos algunos consejos para aumentar la eficiencia de tu contratación:
- Crea una libreta en Evernote con plantillas de descripción del trabajo que puedas volver a utilizar. Esto garantiza que presentas una visión precisa y atractiva de tu empresa y del trabajo.
- Guarda los archivos PDF de los currículums en Evernote para evitar que los candidatos calificados pasen desapercibidos. Anota y comparte estos currículums con todas las personas que participan en el proceso de la entrevista, para que tengan todos los documentos que necesitan para tomar decisiones de contratación informadas.
- Crea una tabla para seguir el progreso de los candidatos a través del proceso de contratación. Por ejemplo, puedes crear columnas tales como: “Solicitud/Currículum revisado”, “Entrevistado por teléfono”, “Entrevistado en persona”, “Referencias comprobadas” y “Oferta enviada”. A medida que los solicitantes progresen de una fase a la siguiente, mueve su nombre a la columna de la tabla correspondiente para que todos sepan en qué fase se encuentra cada uno.
Consejo profesional: Descárgate esta plantilla útil esque te ayudará a que el seguimiento de los solicitantes sea muy sencillo. Este sistema de puntuación de la entrevista te puede ayudar a mentener un registro de cada candidato con el que hablas.
2. Hacer que todos estén al día
La última vez que empezaste un trabajo nuevo, ¿cómo fue tu primer día? Para muchas personas, puede resultar extremadamente estresante. Como empleador, puedes facilitar la incorporación de tus nuevas contrataciones creando un “Manual del empleado” completo para guiarlos durante el proceso.
Considera la posibilidad de guardar tu manual en Evernote y enviar un enlace público a las nuevas contrataciones antes de su fecha de inicio oficial. Les dará una buena primera impresión y tendrán la oportunidad de trabajar de inmediato a medida que se familiarizan con el inevitable “Cómo hacemos las cosas por aquí”. Si creas una nota de “Ínidce” con un enlace a las notas individuales que cubren temas importantes, como los valores de la empresa, política de vacaciones, información sobre beneficios, política de redes sociales y políticas contra la discriminación y el acoso, los nuevos empleados se pueden aclimatar muy rápido.
Por supuesto, los detalles cambian, la gente se va y, eventualmente, tendrás que actualizar tu manual. En lugar de distribuir una nueva copia impresa a todo el personal, guardar tu Manual del empleado en Evernote hace que el control de la versión sea simple, de modo que todo el personal de tu empresa, independientemente de cuánto tiempo hayan estado trabajando en ella, siempre tengan la versión más actualizada.
Evernote es también una herramienta perfecta para crear una intranet de empresa. Guarda los anuncios de la gestión, los próximos eventos, las notas de las reuniones de la empresa y mucho más en una libreta disponible para todos los empleados. Informa a todos que pueden encontrar las respuestas a la mayoría de sus preguntas en Evernote y que puedes ayudarles si no pueden. ¿La ventaja? Esto libera tu tiempo y puedes evitar responder las mismas preguntas una y otra vez.
Si tu empresa tiene más de una oficina, indudablemente habrá veces en que los empleados tendrán que viajar de un lugar a otro. ¿Cómo llegarán? ¿Dónde se quedarán? ¿Qué deberían revisar mientras están en la ciudad? Considera crear una nota e invitar a todos tus empleados para que incluyan sus consejos de viaje y sugerencias favoritas de cosas que ver y hacer en su ciudad. Esto ayudará a que el tiempo pasado en la carretera sea menos estresante y más productivo.
Consejo profesional: Descárgate esta plantilla para obtener ayuda sobre cómo crear tu propio Manual del empleado.
3. Agilizar las tareas repetitivas
Las plantillas pueden ahorrarte mucho tiempo, especialmente cuando tienes que completar tareas repetitivas de recursos humanos. Por ejemplo, hay ciertos detalles que debes guardar de todas las personas de tu empresa: información de contacto en caso de emergencia, formularios de seguros médicos y acuerdos de no divulgación (solo por nombrar algunos). Si bien no recomendamos que guardes los formularios completados en Evernote, puedes agilizar el proceso guardando formularios en blanco como plantillas en Evernote. Los empleados pueden acceder a los formularios que necesitan y a instrucciones para completarlos, y luego enviarte las versiones completas, todo con una impresora a la vista.
Las plantillas también pueden ser útiles para revisar el rendimiento. El proceso a menudo empieza con una autoevaluación, así que crea una plantilla con una lista de los criterios para medir a los empleados y una serie de preguntas que les ayudará a reflexionar objetivamente sobre su rendimiento.
Consejo profesional: Utiliza esta plantilla para ayudar a establecer objetivos y metas de rendimiento para tus empleados. Más adelante, pueden consultar esta lista de verificación cuando evalúen el éxito que tuvieron a la hora de alcanzar estos objetivos.
4. Gestionar la montaña de información
Para cada uno de los beneficios de los que disfrutan los empleados, como el seguro sanitario y los programas de desarrollo profesional, debes realizar innumerables horas de investigación y preparación. Existen planes que debes comparar, proveedores para evaluar, ROI que calcular y contratos que firmar. Como propietario de la empresa, tienes la responsabilidad de actuar con la debida diligencia para asegurarte de proporcionar el máximo valor a la empresa y al personal.
Esto crea una montaña de información y contactos que pueden ser abrumadores. Haz tu vida más fácil guardando toda esta información en Evernote, y utilizando etiquetas, libretas y pilas para organizarlo todo.
Por ejemplo, guarda un archivo PDF de las ventajas del plan de una compañía de seguros en Evernote, junto con una nota que contenga los detalles del representante de tu empresa y cualquier conversación relevante entre ambos. A continuación, organízalos en una libreta utilizando el nombre de la compañía de seguros. Eventualmente, tendrás una libreta separada para cada plan de seguros, que puede combinar en una pila llamada “Seguro de salud 2018”. Si aplicas este proceso a cualquiera de las ventajas para empleados que gestionas, te ayudará a controlar el crecimiento exponencial de los datos y facilitará la búsqueda rápida de la información que necesitas.
5. Ser portador de malas noticias
Está bien, esta es una pregunta difícil. A nadie le gusta tener que decirle a otra persona que su trabajo en la empresa ha llegado a su fin, pero la triste realidad de la vida profesional es que los trabajos no son tan “permanentes” como lo eran antes, y algunas veces terminan por varias razones. Puede hacer que el proceso sea un poco menos doloroso para todos creando una libreta en Evernote con estrategias para gestionar estas conversaciones difíciles, así como documentar los procedimientos legales que debes seguir a despedir a un empleado.
Para bien o para mal, los empleados a menudo ven la función de RR. HH. como una “explosión” que arruina la diversión y los juegos de todos. Y aunque a nadie le gusta tener que despedir a un empleado (esperamos), gestionar la conversación con tacto puede ayudarte a mantener una relación profesional con un empleado despedido, sin destruir ninguna posibilidad de reconciliación futura. Después de todo, es probable que tus antiguos empleados le cuenten a su red toda su experiencia con tu empresa; por lo que es aconsejable que tu último contacto sea lo más respetuoso y eficiente posible.
Consejo profesional: Descubre cómo CoSchedule utiliza Evernote para agilizar la incorporación y revisiones de 90 días y mantener a sus empleados al día.
Poner tu plan en marcha
Si bien es posible que no hayas creado tu pequeña empresa porque adoras la gestión de las personas (aunque tendrías más poder si lo hicieses), es una parte ineludible de operar cualquier empresa más grande que una empresa unipersonal. Crear un sistema que ayude a tus empleados a sentirse valorados y apoyados no tiene que ser abrumador; todo lo que se necesita son las herramientas adecuadas y un enfoque proactivo para hacer frente a la mayoría de los desafíos.
Descubre cómo Evernote puede ayudarte a agilizar tus procesos de RR.HH. y desarrollar un negocio exitoso y orientado al crecimiento.
