¿Sabías que en 2019 se celebraron 11 millones de reuniones cada día? ¡Esto equivale a más de 4.000 millones de reuniones en un año! Desde entonces, con el paso al teletrabajo y al trabajo híbrido, el tiempo que se dedica a las reuniones no ha hecho más que crecer.
Dicho esto, hemos asociado el término “reunión” hasta tal punto con la oficina que a menudo olvidamos que las reuniones constituyes una parte indispensable de nuestro día a día. Ciertamente, casi cualquier cita que tengamos en el día puede ser una reunión, desde una visita al dentista hasta una sesión de ejercicio físico. Sin duda, es hora de replantearnos de forma radical cómo definimos este término.
Al replantearnos lo que significa una “reunión” y encontrar las herramientas adecuadas para ayudarte a aprovechar esa nueva forma de comprender lo que significa, puedes hacer que estas interacciones diarias se transformen de improductivas a productivas, de pendientes a realizadas, no solo en tu entorno laboral sino todos los aspectos de tu vida.
Captura información igual que si estuvieras en una reunión
“Si no escribes tus ideas, estas se te podrían ir de la cabeza incluso antes de que salgas de la habitación.”
—Richard Branson
En el mundo actual súper ajetreado, algunas personas consideran que tomar notas es una práctica obsoleta. Sin embargo, tomar notas es un arte y una habilidad, y las ventajas pueden resultar muy valiosas para triunfar en todos los aspectos de tu vida.
Tomar notas de forma eficaz no solo te ayuda a ser productivo, también hará que te resulte más fácil aprender nuevos conceptos al organizar tus ideas de una manera fácilmente comprensible. Desde una consulta con el médico o la solución a un problema doméstico con tu familia, hasta hablar con el profesor de tu hijo o planificar una comida con tus vecinos, esta habilidad te ayudará a maximizar tus resultados en cada interacción.
Las estrategias para tomar notas varían, pero aquí tienes algunas pautas generales:
- Fíjate objetivos. Decide qué te propones sacar de la “reunión” y los pasos más efectivos que has de dar para conseguirlos.
- Prioriza. Decide qué aspectos de la tarea o intercambio son más importantes y cuáles no.
- Prepara preguntas. Elabora una lista de las cosas que debes saber antes de la consulta.
- Resume. Anota palabras clave o frases. Céntrate en los puntos más importantes en lugar de capturar cada pequeño detalle.
Consejo práctico: Puedes utilizar las plantillas de reuniones para una amplia variedad de propósitos, para capturar y organizar información rápidamente. Levantar actas de las reuniones con Evernote es intuitivo y sencillo, y, al disponer de toda la información organizada en un mismo lugar, podrás ver tus notas fácilmente en cuanto termine la “reunión” en cuestión.
Convierte tus ideas en elementos de acción
Una reunión productiva, ya sea en una sala de juntas, en la AMPA o en el comedor, es aquella donde los problemas se convierten en elementos que sirven para tomar acción, se da prioridad a lo que debe suceder y cuándo, para resolver un problema apremiante o alcanzar un objetivo en particular.
Tomemos como ejemplo la “reunión” en el comedor:
- Define la cuestión o el problema: La casa es un desastre porque no se comparten las tareas del hogar.
- Identifica el objetivo final: Limpiar la casa y mantenerla limpia.
- Define y asigna tareas, analiza cada tarea y ten en cuenta las opiniones: divide las tareas (lavar los platos de la cena, aspirar la alfombra, doblar la ropa) y decide quién va a hacer cada cosa en función de la disponibilidad y la capacidad de cada uno.
- Establece plazos y la frecuencia de las tareas recurrentes: hay que lavar los platos de la cena todas las noches antes de ver la televisión, mientras que a la alfombra solo hay que pasarle la aspiradora una vez a la semana, antes del domingo por la noche.
Una vez delegada la responsabilidad, es importante gestionar y hacer un seguimiento del progreso. Por último, analiza cada acción de forma periódica. ¿Hay alguna parte del proceso que se pueda cambiar para que tu “equipo” sea más eficiente? ¿Hay claras estrategias ganadoras que se puedan aplicar en el futuro?
Consejo práctico: Convierte los elementos que sirven para tomar acciones en tareas y complétalos con recordatorios, fechas de finalización y avisos. Personaliza las tareas y la información relevante de cada una de la manera que más te convenga. Al asignar estas tareas a los miembros del equipo (¡o de la familia!), puedes darles acceso para añadir notas y sugerencias, garantizando así que todos lean las mismas instrucciones.
Guarda todo en un solo lugar
Las reuniones van bien cuando todos los miembros obtienen lo que necesitan, cuando lo necesitan y pueden acceder fácilmente a la información que no tienen. Eso incluye horarios, tareas indicadas, información más reciente y actualizaciones de prioridad. Acceder fácilmente a todos estos datos desde un mismo lugar significa que ya no tendrás que pasar de una aplicación a otra ni hacer referencias cruzadas de información solo para llegar al plan. Y lo mejor de todo es que todos los miembros de tu equipo podrán acceder rápidamente, independientemente de si son compañeros de trabajo que colaboran en un gran proyecto o miembros de la familia cuyos horarios cambian constantemente.
Se empieza con claridad y se termina con responsabilidad. Establecer tareas con plazos y objetivos cuantificables garantiza que todas las partes entiendan qué es lo que se espera de ellas. Asegúrate de que todos dispongan de la información que necesitan para alcanzar el objetivo y que cada uno asuma la responsabilidad de llevar a cabo sus tareas. Si cada acción tiene un propietario, una fecha límite y una ruta clara, alcanzarás tus objetivos más rápido, a tiempo y dentro del presupuesto.
Consejo práctico: Tanto si es para el trabajo, el hogar, el colegio o para asuntos familiares, utiliza tu Panel de inicio para planificar el día y mantener la información más relevante en un lugar central en una vista sencilla y organizada.
Haz que cada reunión sea un éxito
Podrás adorarlas u odiarlas, pero las reuniones son un rasgo característico de nuestro trabajo y nuestra vida personal. Mientras antes consigas hacer que te sean útiles, antes conseguirás crear la sensación de un propósito compartido y aprovechar las oportunidades para crecer a nivel personal. Pase lo que pase en tu vida, Evernote puede ayudarte estar al día y mantener el control, no solo de tus reuniones, sino de todos los aspectos de tu ajetreada vida.
