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Productividad • Usar Evernote

4 formas para seguir centrado y completar tus tareas

Preparas una taza de café, enciendes tu portátil y respiras hondo. Es hora de centrarse. Abres una nota en blanco para empezar a escribir un plan de proyecto y en lugar de terminar el primer borrador en el tiempo habitual, de pronto te encuentras mirando tus redes sociales, tu teléfono o simplemente distraído.

Si te distrae el aluvión de noticias actual, te cuesta adaptarte a tu nuevo lugar de trabajo (o a trabajar desde casa  por primera vez), o estás constantemente preocupado, puede parecer imposible centrarte en tu trabajo. Pero el objetivo en tiempos de incertidumbre no es igualar tus niveles máximos de productividad, sino encontrar esos momentos del en que te resulte más fácil concentrarte y reducir de manera gradual las distracciones.

A continuación te mostramos cuatro formas para seguir centrado y completar tus tareas.

1. Entrena tu mente para ignorar las distracciones

Cuando necesitas centrarte durante largos períodos de tiempo, menos es más. Según los estudios  de Joe DeGutis y Mike Esterman del Laboratorio de Aprendizaje y Atención de Boston, la forma más efectiva acabar las tareas era concentrarse durante un ratito y tomar un breve descanso antes de volver a concentrarse.

Esta es la base científica en la que se basa de la Técnica Pomodoro, un método de gestión del tiempo en el que debes interrumpir tu jornada laboral en fragmentos de 25 minutos separados por descansos de cinco minutos. Cada intervalo de trabajo se conoce como pomodoro, y una vez que has terminado cuatro pomodoros, te tomas un descanso más largo, de 20 o 30 minutos.

Si bien parece fácil en la práctica, es posible que las distracciones se cuelen en tu trabajo, incluso en un bloque de tiempo de 25 minutos. Stacey Harmon, consultora certificada de Evernote y practicante de Getting Things DoneⓇ (GTD), lanzó recientemente una formación sobre cómo centrarse en tiempos de incertidumbre con la Técnica Pomodoro, e incluyó la forma de reducir la cantidad de distracciones durante cada pomodoro.

Stacey dice que la mejor forma de acabar con las distracciones es entender primero si son internas o externas. Las distracciones internas están formadas por tus propias ideas y pensamientos, como cuando te sientas a trabajar y, de repente, sientes la necesidad de consultar tu correo electrónico o buscar algo en Internet. Para evitar desperdiciar tu pomodoro Puedes hacer visible esta distracción y anotarla. Al capturar tus distracciones, podrás despejar tu mente para centrarte en la tarea en cuestión.

Las distracciones externas se producen cuando otras personas te interrumpen, como un compañero de trabajo que necesita ayuda con un proyecto o un amigo que te envía un mensaje de texto. Puesto que tu objetivo es llegar al final del pomodoro, debes tomarte unos segundos para lidiar con la interrupción y volver a centrarte. Stacey recomienda decir algo como: “Estoy en mitad de un pomodoro, te aviso en 25 minutos” o “Ahora mismo me es imposible contestarte”.

Con el tiempo, podrás entrenar tu cerebro para completar los 25 minutos de trabajo continuo sin sufrir interrupciones internas ni externas.

Consejo profesional: Utiliza esta plantilla de Evernote para anotar tus tareas de pomodoro.

2. Programa tareas en torno a tu ritmo ultradiano

Tu capacidad de concentración fluctúa a lo largo del día y la semana. Habrá momentos en los que podrás redactar ese correo electrónico o finalizar ese proyecto rápidamente, y otros en los que te parecerá imposible sentarte y trabajar. Si bien no puedes (y no debes) eliminar los momentos menos productivos de tu día, hay una forma de reconocer tus mejores momentos y optimizarlos.

Todos funcionamos en base a un “reloj” interno de 24 horas, conocido como nuestro ritmo circadiano. Este reloj dicta la hora de irnos a dormir, despertarnos y sentir los niveles máximos de energía. Dentro de ese día de 24 horas, pasamos de manera cíclica por bloques de productividad y mayor atención de 90 minutos, en lo que se conoce como nuestro ritmo ultradiano.

Para conocer tu propio ritmo ultradiano, registra tus niveles de concentración, entusiasmo y energía a la misma hora cada día en intervalos de una hora. Asegúrate de añadir una nota que describa cualquier cambio en tu rutina diaria (por ejemplo, si das un paseo a medio día). Después de una o dos semanas recabando datos, empezarás a ver surgir un patrón. Podrás identificar en qué momento tu concentración y energía están en su punto más alto y más bajo, y trabajar en base a ellas.

Por ejemplo, reserva tus proyectos más creativos y estratégicos para cuando estés más concentrado y trabaja en tus tareas más manuales, como las de administración, cuando tengas menos energía y te distraigas más fácilmente.

Consejo profesional: Utiliza esta plantilla de Evernote para realizar un seguimiento de tus niveles de concentración, entusiasmo y energía.

3. Reserva tiempo para desconectar

Muchas estrategias de productividad enseñan cómo calmar la mente y evitar que se distraiga. Si bien puede parecer contradictorio, un enfoque más eficiente es alentar a soñar despierto, en momentos determinadas.

Paul Seli, psicólogo de la Universidad de Harvard, ha identificado dos formas de soñar despierto: dejar que la mente divague de manera deliberada y de hacerlo de manera accidental. Según él, solo las distracciones mentales accidentales dañan la productividad, y las personas que dejan tiempo para la distracción deliberada de la mente, mientras realizan tareas mecánicas, por ejemplo, sufren menos que aquellas que sueñan despiertas de forma arbitraria durante todo el día.

“Si la tarea es sencilla, las distracciones mentales intencionadas probablemente no afectarán al rendimiento, sino que brindarán a las personas la oportunidad de obtener los beneficios de la distracción mental, como la resolución de problemas y la planificación”, dice Paul en un artículo de la BBC.

¿Qué significa esto para ti? Date de 10 a 15 minutos cada día para distraerte, pero elige esta ventana de tiempo con cabeza. Tal vez puedes dejar que tu mente se distraiga mientras limpias tu escritorio después del comer o cuando sales a caminar para tomar un café. De esta manera, será menos probable que sueñes despierto durante un trabajo o reuniones importantes.

Consejo profesional: Programa una hora para distraer la mente deliberadamente y establece un recordatorio en Evernote.

4. Elige el lugar de trabajo correcto

Una de las formas más fáciles de cambiar tu comportamiento es cambiar tu entorno. Por ejemplo, si quieres estar menos tiempo sentado durante el día, compra un escritorio de pie para tu oficina. O, si quieres mejorar tu concentración, trabaja en la ubicación adecuada.

“Una forma de explotar el estilo natural de almacenamiento de memoria del hipocampo es crear distintos espacios de trabajo para los diferentes tipos de trabajo que hacemos… Si estás trabajando en dos proyectos completamente independientes, dedica un escritorio o mesa o sección de la casa para cada uno. El simple hecho de entrar en un espacio diferente pulsa el botón de reinicio de tu cerebro y permite pensar de forma más productiva y creativa”, escribió Daniel J. Levitin en su libro “La mente organizada: Cómo pensar con claridad en la era de la sobrecarga de información.”

Por ejemplo, si estás trabajando desde casa, te resultará más fácil centrarte en tus tareas en una oficina exclusiva en lugar de sentarte en el sofá del salón donde sueles ver la televisión.

Si no tienes una oficina en casa, algunas claves contextuales pueden hacer que un espacio compartido parezca diferente. Digamos que necesitas trabajar en la mesa de tu comedor. Puedes centrarte en reorganizar el entorno para que parezca otro, puedes guardar el centro de mesa y cualquier plato o vaso, y sustituirlos por pistas visuales indicativas de que debes centrarte, como tus libretas de trabajo, una planta de oficina o un monitor externo. La clave es guardar estas cosas cuando hayas terminado de trabajar para asegurarte de que estas pistas contextuales solamente están asociadas con la concentración.

Consejo profesional: Haz una foto  o crea una lista de tareas de los elementos de tu “espacio de trabajo”. Eso te ayudará a colocar todo cada día y centrarte en trabajar.

Seguir centrado en tiempos de incertidumbre

Completar un trabajo no consiste solo en trabajar. Claro, tu capacidad para completar tareas depende de lo simples o complejas que sean, pero también depende de tu estado de ánimo, tu entorno y lo que sucede a tu alrededor.

Cuando todo se vuelve especialmente estresante y cambia a un ritmo rápido, busca pequeñas formas de centrarte en lo que tienes que hacer. Prueba una estrategia nueva cada semana y realiza un seguimiento de lo que te va bien y lo que no. A medida que te adaptes a una nueva forma de trabajar, recuerda aprovechar los momentos en los que te concentras.

Organiza tu trabajo y pon orden en tu vida con Evernote.

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