Tu día, como el de todos los mortales, solo tiene 24 horas. Aun así, hay personas que de alguna manera parecen capaces de hacer más cosas que los demás. ¿Cuál es su secreto? Gestión del tiempo: cómo planificas, priorizas y produces, día tras día. No puedes crear más tiempo, pero si lo gestionas con sabiduría, serás una personas más feliz, saludable y productiva.
La gestión del tiempo depende en gran medida de tus circunstancias individuales, pero hay algunos consejos generales que pueden ayudarte a organizar mejor tu vida y tu carrera, mejorando de forma significativa tu capacidad para gestionar el tiempo, independientemente de lo que tengas por delante.
1. Obtén una visión general
¿Conoces ese viejo refrán, que los árboles no te impidan ver el bosque? Es casi imposible ser productivo si estás desorganizado y te ahogas en los detalles. Lo que necesitas es una visión general de todo tu calendario y carga de trabajo; un control firme sobre el panorama global. Solo teniendo una clara visibilidad del conjunto podrás profundizar de manera efectiva los detalles y hacer lo que tengas que hacer.
Consejo práctico: Conecta Evernote a Google Calendar para conceptualizar mejor tu carga de trabajo y dividirla en partes gestionables. De esta forma tendrás tu calendario y tus notas en un solo lugar y, al vincular tus notas a eventos, te resultará mucho más fácil organizarte.
2. Identifica las tareas prioritarias con tiempo
Establecer prioridades es una forma inteligente de garantizar un día productivo. Debes saber qué abordar primero y por qué, además de tener una idea general de qué tareas vas a realizar y cuándo. Deberías hacer esto antes de empezar el día, haciendo una valoración sincera de lo que debes hacer y el tiempo que te llevará completarlo.
Más específicamente, tu objetivo debe ser:
- Unificar todas tus tareas en una lista y dividirlas por mes, semana o día.
- Separar las tareas importantes o urgentes de las de menor prioridad e
- Incorporarlas a tu día, abordando las tareas más importantes primero y dejando las menos importantes para más adelante.
Consejo práctico: Tareas de Evernote te ayuda a mantener el día organizando y te muestra las tareas para que las vayas marcando a medida que las completes. Captura detalles procesables en cada una de tus tareas: proyecto, fecha de finalización, plazo acordado, así como otros detalles. Ajústalos según sea necesario para priorizar tu carga de trabajo y elaborar un horario para cumplir con todas tus responsabilidades.
3. Centraliza la información
La accesibilidad es clave para para la gestión eficaz del tiempo; el tiempo que dedicas a buscar información es tiempo perdido. Haz tu vida un poco más fácil guardando todas tus notas, tareas y horarios en un solo lugar. Podrás retroceder y obtener una visión clara, cohesiva y general de tu situación, y priorizar mejor las tareas pendientes, sin perder valiosas horas buscando información importante.
Cuanto más fácil te resulte acceder a la información que necesitas, más fácil te resultará actuar. Si tienes que pasar constantemente de una aplicación a otra para acceder a la información que necesitas, esto afectará de forma notable tu capacidad de gestión del tiempo y te resultará muy frustrante.
Consejo práctico: Tareas + Notas conecta las cosas que tienes que hacer con la información que necesitas para completarlas. Así no te dejarás nada por el camino. Trata de combinar Calendario + Tareas + Notas para:
- Crea notas para eventos al instante y accede rápidamente más tarde, directamente desde el widget del calendario en Inicio.
- Prepárate para las reuniones fácilmente, antes o cuando llegue el día. Configura una nota estructurada con solo un clic; con los detalles del evento y opciones para los elementos de acción y las notas.
- Buscar la información sobre el evento, como la fecha, la ubicación y los asistentes, para que te resulte más fácil que nunca acceder a la información que necesitas.
4. Fijar plazos y respetarlos
El detalle más importante de cualquier tarea es la fecha de finalización, tanto si la has fijado tú como si te la han fijado. Los plazos ofrecen un calendario establecido y te dan una idea de cuánto tiempo debes dedicarle a cada tarea.
Muchas personas organizan el día elaborando una lista de verificación y tachando cada tarea cuando la completan. Lamentablemente, este enfoque no lleva a una gestión eficiente del tiempo y, de hecho, puede resultar contraproducente. Las listas sencillas no tienen en cuenta el tiempo que esperas dedicar a cada tarea y rara vez muestran prioridades. En lugar de centrarte en las listas de tareas pendientes, organiza tus tareas basándote en las fechas de finalización. Recuerda no obstante dejar márgenes para aquellos proyectos que llevan más tiempo.
Sigue estas cuatro normas para gestionar mejor tus tareas:
- Haz que sea urgente. Si tienes todo el tiempo del mundo para completar una tarea, será más fácil procrastinar. Sin urgencia, es tentador centrarse en actividades menos exigentes que a menudo no están relacionadas con el trabajo. Asígnate una fecha de finalización más temprana para estar al día y mantenerte motivado.
- Adáptalo. Cómo gestionas tu tiempo es algo personal y las tareas de tu vida se ajustan a tu ritmo. Organiza tu horario para realizar esas tareas de forma que se adapte a esos patrones en lugar de intentar meterlo con calzador en un horario establecido.
- Haz que sea procesable. No te limites a anotar lo que tienes que hacer. Visualiza cómo lo vas a hacer y qué vas a necesitar, solo así estarás preparado y listo para completar tu tarea.
- Haz que sea significativo. El plazo debe ser importante y debes ser responsable, ante ti y ante tu equipo.
Consejo práctico:Utiliza Evernote para fijar (y cumplir) plazos y tenerlo todo bajo control guardando tus tareas pendientes y notas en Tareas. Gracias a Tareas, tus tareas pendientes estarán dentro de tus notas e incluirán indicadores de prioridad, fechas de finalización y recordatorios.
5. Haz descansos más inteligentes
El miedo a perder productividad suele impedir que las personas hagan descansos cuando los necesitan. Y sin embargo, los descansos no solo son saludables sino que además son necesarios para que el día de trabajo sea productivo. Van mejor si cumplen los siguientes parámetros:
- Durante los descansos debes centrarte en una actividad significativamente diferente a la que estabas haciendo.
- Debe mantenerte en un estado de ánimo relacionado con el trabajo, permitiéndote volver al mismo rápidamente.
- Todos los descansos son útiles, siempre que los tomes cuando realmente los necesitas.
Los beneficios que tienen los descansos bien planificados cada 45-90 minutos para la salud están bien documentados. Dan una sensación de bienestar ya que reducen el estrés y te permiten centrarte mejor en tu trabajo al finalizar el descanso.
Consejo práctico: Prueba a usar las notificaciones de Evernote para automatizar tu calendario de descansos. Cuando te llegue el recordatorio para tomar ese descanso que tanto necesitas, hazlo. No es una pérdida de tiempo y te ayudará a ser más productivo.
Es hora de organizarse
Las rutinas de trabajo impulsadas por la pandemia, como el teletrabajo y el trabajo híbrido, han causado estragos en cómo las personas gestionan su tiempo, y no poder establecer un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal podría acabar en desastre. Los problemas que tengas en una de las dos áreas pueden afectar rápidamente a la otra, llevando a la procrastinación, la incapacidad para alcanzar las metas e incluso el agotamiento.
Es una lucha universal: intentas ser productivo en el trabajo y en casa, pero las exigencias, los plazos y las distracciones parecen no tener fin. Necesitas hacer más cosas en menos tiempo y seguir siendo más productivo, pero ¿cómo?
Con unas prioridades en constante cambio, puede ser difícil mantenerse centrado, pero con Evernote podrás gestionar mejor tu tiempo, estar al día con tus tareas, planificar con tiempo y ser más productivo. Inicio, Calendario y Tareas funcionan juntos para aprovechar las funciones existentes y ayudarte a hacer más.
Tareas + Notas se combinan para ayudarte a alcanzar tus objetivos con mayor rapidez, eliminando la brecha entre lo que debes hacer y la información que necesitas para hacerlo.
Calendario + Notas + Tareas acelera tus reuniones, acortando el tiempo de preparación requerido con toda la información que necesitas accesible con un solo clic.
Inicio + Notas + Calendario + Tareas estructura tu día en un panel organizado que consolida lo que tienes que saber con lo que necesitas hacer. Tus notas más importantes, las tareas más urgentes y el calendario actualizado aparecen juntos en una sola vista consolidada. En lugar de sentirte abrumado por la información, ahora tu información trabaja para ti.
La gestión del tiempo implica hacer el mejor uso posible de tu tiempo y hacer lo correcto en el momento adecuado. Una gestión del tiempo inteligente te permite ser más productivo y avanzar en diferentes aspectos de tu vida a la vez que controlas tu estrés y niveles de energía. Comprender el valor de tu tiempo te ayudará a que rara vez te sobrecargues y puedas disfrutar de todos y cada uno de los momentos de tu vida personal o laboral al máximo.
