Vivimos en un mundo repleto de datos. Conectar diferentes flujos de datos o dar sentido a la información que recibes (y a tus conocimientos previos) puede ayudarte a ser más organizado y eficiente. Es igual que establecer conexiones entre datos para que el conocimiento pueda fluir libremente y se pueda acceder a él fácilmente, ahorrándote tiempo que te permita centrarte en lo que más te importa.
El caso es que puedes ser un gran empleado y mejor persona, pero si no estás organizado, acabarás como la gata sobre el tejado de zinc, esforzándote por gestionar (o intentar gestionar) tanto tu vida profesional como personal. Para lograr la máxima productividad y conciliar de forma saludable, debes organizar tu espacio físico, tus flujos de trabajo y tu vida digital.
Los métodos de productividad son un buen punto de partida. Los organizadores potentes aprecian el valor de los sistemas organizativos, desde los más básicos (Trágate ese sapoo el calendario Seinfeld) hasta los más complejos (GTD, ZTD, y, por último, PARA).
¿Cuál sería tu método campeón? Analicemos los principales contendientes para que puedas decidir quién gana.
Solución de productividad n.º 1: ‘Trágate ese sapo’
“Si tienes que tragarte un sapo, lo mejor es hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tienes que comerte dos, lo mejor es que te comas el más grande primero”.
—Mark Twain
En este mundo vertiginoso, nos enfrentamos a una lista interminable de tareas que debemos realizar. Los más recomendable es que identifiques tu ‘sapo’, tu tarea más importante y que sea la primera que hagas. Esta interpretación muy literal de la cita de Mark Twain fue concebida por el coach en motivación y autor de autodesarrollo Brian Tracy y, si bien puede parecer simplista, forma parte de los recursos básicos de productividad de todo organizador potente.
Así pues, ¿cómo te ‘tragas ese sapo’ sin sufrir una gran indigestión? Identifica la tarea y asegúrate de que sea algo que puedas completar en cuatro horas. Si tu sapo te va a llevar más de medio día de trabajo, divídela en bocados… *ejem* ‘sapos’ más pequeños.
Afronta tu sapo a primera hora cada día, empezando con un enfoque fresco y singular cada mañana. Te resultará de ayuda preparar el sapo la noche anterior. Si necesita editar un documento, por ejemplo, asegúrate de que puedas acceder a él y/o de dejarlo abierto en tu pantalla antes de cerrar el ordenador la noche anterior. Evita las distracciones, no consultes tus emails ni programes una reunión por la mañana. Centra toda tu atención y energía en tu sapo.
Póngame el sapo con guarnición de Evernote, por favor…
Consejo práctico: Organiza tus sapos etiquetando notas con palabras clave para ordenarlas por categoría, incluso si están guardadas en libretas diferentes. Puedes encontrar notas buscando títulos, fechas, tipos de contenido y palabras clave, incluso las que aparecen en imágenes y las escritas a mano, y obtener resultados a medida que vas escribiendo.
Consejo práctico: Tareas en Evernote te ofrece la posibilidad de identificar y priorizar tus sapos diarios. Con Tareas y el Calendario (que se sincroniza con tus cuentas de Google Calendar) puedes gestionar tus notas, agenda y tareas pendientes, todo desde un mismo lugar. Las listas de tareas se encuentran dentro de tus notas, completas con avisos de prioridad, fechas de finalización y recordatorios para ayudarte a estar al día de todo.
Si bien este enfoque va mejor si te centras en tu sapo más urgente e importante, también puedes dar un paso atrás para obtener una visión global de todas tus tareas. De esta forma, puedes mantener tu lista de tareas pendientes en contexto y priorizar mejor tus sapos, decidiendo cuál te vas a desayunar mañana.
Solución de productividad n.º 2: No rompas la cadena, también conocido como Calendario Seinfeld
Sí, se acuñó en honor al cómico Jerry Seinfeld, quien cita ‘ No rompas la cadena’ como parte integral de su enorme éxito. Salió a la luz cuando su colega, el también cómico Brad Isaac, le preguntó a Jerry si tenía algún consejo para un joven aspirante a cómico:
“Él (Jerry) me dijo que me hiciese con un gran calendario de pared en el que se pudiese ver el año entero en una sola página y que lo colgara en una pared prominente. El siguiente paso era conseguir un buen rotulador rojo. Me dijo que marcase una gran X roja sobre cada día que escribiera. Después de unos días, tendrás una cadena. Simplemente sigue así y la cadena crecerá más cada día. Te gustará ver esa cadena, especialmente cuando hayas acumulado varias semanas. Tu único trabajo a partir de ahí es no romper la cadena.”
Lo más extraordinario de la historia de Jerry Seinfeld no son solo los premios y elogios, sino la increíble productividad y la perdurable constancia de sus logros. Motivado o no, lo único que le importa es tachar tareas de forma sistemática y no romper la cadena. Con este método, finalmente desarrollará hábitos de organización a largo plazo que mejorarán todos los aspectos de su vida personal y profesional. No se trata de cómo te sientes o lo inspirado estás: la clave está en la constancia.
Mantente motivado con Evernote
Consejo práctico: Los cambios pueden ser duros, sobre todo si llevas mucho tiempo haciendo las cosas de cierto modo. Sin embargo, cuando intentas cambiar cualquier rutina es importante vigilar de cerca el progreso para estar organizado y mantener la concentración. Una forma de hacerlo es registrando tus hábitos. Utiliza la Plantilla de seguimiento de hábitos para documentar tu progreso cuando estés desarrollando nuevos hábitos o quieras romper con los viejos.
Consejo práctico: Evernote también tiene plantillas de calendario diarias, semanales, mensuales, y anuales que puedes guardar en tus libretas. Fija fechas de finalización y recordatorios para realizar un seguimiento y abordar tus tareas, lo que te motivará a celebrar tus hitos y a no “romper tu cadena”. ¡Después disfruta de esa agradable sensación de poner un clic en “completar” y ver cómo llega hasta el final de tu lista de tareas (o a donde no te alcance la vista)!
Solución de productividad n.º 3: Get Things Done (GTD) y Zen to Done (ZTD)
GTD: Get Things Done
El método GTD de David Allense basa en el principio de registrar todas tus tareas pendientes y proyectos y luego dividirlos en pasos prácticos con límites temporales definidos. Se basa en cinco fundamentos:
- Capturar: escribe, graba o recopila cualquier cosa que te llame la atención en una herramienta de recopilación como Evernote.
- Aclarar: ¿es viable? Si es así, determina los pasos necesarios para abordar las tareas.
- Organizar: organízalos por prioridad o categoría en tu sistema de productividad.
- Reflexionar: revisa tu contenido con regularidad para recuperar la concentración.
- Comprometer: toma decisiones con claridad.
El método de productividad GTD abarca varios casos prácticos y es lo suficientemente sencillo como para que utilices tu sistema personal y lo suficientemente complejo como para ayudarte a acometer algunos de tus proyectos laborales más importantes.
GTD: Get Things Done
Si toda esta estructura te abruma un poco, ZTD adopta un enfoque más minimalista. “Versa sobre los hábitos y el hacer, no en el sistema ni las herramientas”, así es como el fundador de Zen To Done (ZTD) Leo Babauta describe su visión de la productividad. Según señala, ZTD pone el énfasis en simplificar las tareas y centrarse en un hábito a la vez.
ZTD requiere que reduzcas tus objetivos y tareas a lo básico y que te centres en lo que importa. Esto significa alinear los proyectos con tus objetivos y simplificar tus compromisos. Esto se puede hacer a diario, cada semana o cada mes. Leo dice que el objetivo de ZTD es sacarte “la mayor cantidad posible de tareas para que puedas centrarte en hacer aquello que es realimente importante y hacerlo bien”.
Implementar GTD y ZTD con Evernote
Consejo práctico: El Widget de notas filtradas, el primo más potente del widget de Notes, te permite seleccionar el conjunto exacto de notas que quieres ver en Inicio. Puedes crear “conjuntos” de contenido en función de los criterios de búsqueda y colocarlos en tu panel. El widget de notas filtradas delimita lo que ves y solamente te muestra, por ejemplo, notas con audio, listas o palabras clave.
Inicio de Evernote es un lugar potente en el que implementar GTD porque puedes ver todos tus proyectos y los pasos del flujo de trabajo en un solo lugar. Si utilizas el widget de notas filtradas disfrutarás de una vista panorámica de cada paso en todo tu flujo de trabajo.
Solución de productividad n.º 4: El método PARA
Desarrollado por el experto líder en productividad, Tiago Forte, este método versa más sobre organización que sobre productividad. Dicho esto, estar organizado es fundamental para ser productivo.
El sistema de productividad PARA gira en torno a cuatro categorías de alto nivel estratégicamente identificadas que abarcan tu vida laboral y personal:
- Proyectos: una meta o tarea específica con un plazo. Ejemplo: Elaborar un nuevo Manual para empleados.
- Áreas: un área de responsabilidad que suele tener una norma que se debe seguir. Ejemplo: Recursos Humanos.
- Recursos: temas de interés continuo y materiales relacionados. Ejemplo: Tu archivo de recursos incluirá una colección de documentos sobre políticas de vacaciones, prestaciones y procedimientos de comunicación.
- Archivos: elementos que ya no están activos ni son necesarios para completar la tarea. Ejemplo: Proyectos completados, áreas que ya no es necesario que mantengas o recursos que ya no te interesan.
Implementar el método PARA con Evernote
La flexibilidad de Evernote te permite formas ilimitadas de utilizar la plataforma y organizar tu vida sin problemas. Puedes estructurar fácilmente tareas e información relacionada según el Método PARA, pero centrado en tus necesidades:
Proyectos: Evernote Teams es tu centro de gestión de proyectos y guarda todas tus ideas, documentos, notas de reuniones, plazos y listas de tareas pendientes en un solo lugar, al que podrán acceder las personas que tú elijas. Si tienes todo organizado en libretas y espacios, podrás realizar fácilmente un seguimiento de los plazos y entregas. De esta manera, te asegurarás de que todos estén al día, tanto si trabajan desde la oficina o de forma remota.
Áreas de responsabilidad: puedes implementarlas en Evernote utilizando Tareas, que consolida tus tareas pendientes y notas, creando el contexto que necesitas para progresar. Las tareas y las notas se combinan para ayudarte a alcanzar tus objetivos con mayor rapidez y eliminan la brecha entre lo que debes hacer y la información que necesitas para hacerlo.
Recursos: con Web Clipper de Evernote lo capturas una vez y se guarda para siempre. Cuando encuentres algo que te interese, captúralo. Cada artículo de investigación y cada cosa que te inspire se guarda en Evernote, donde podrás encontrarlo siempre que lo necesites.
Archivos: Cualquier cosa de las tres categorías anteriores que ya no esté activa. Simplemente crea una etiqueta nueva llamada Archivo y adjúntala a todas tus notas antiguas. Ponle una X como prefijo a los nombres de las libretas y las pilas para enviarlas al final de tus listas. En cuanto algo deje de ser importante, es posible que desees moverlo, pero podrás seguir conservándolo por si lo necesitas de nuevo.
Recuérdalo todo, consigue cualquier cosa
Al describir la visión de la empresa en 2021, el CEO de Evernote, Ian Small, dijo: tenemos la mirada puesta en un futuro en el que puedas sentirte más organizado y seguro, aumentes tu productividad en el lugar de trabajo, persigas tus sueños personales, y mantengas tu vida diaria organizada. Vemos a Evernote como el motor de ese movimiento.
Cuando Inicio, Calendario y Tareas se cruzan y se conectan con tus notas, surge algo mágico. Juntos, estructuran tu día en un panel organizado que fusiona lo que debes saber con lo que debes hacer. Es así de sencillo, pero a la vez muy efectivo. Tus tareas más urgentes y tu agenda actualizada aparecen juntas en una sola vista consolidada, por lo que en el momento en que abres Evernote, toda la información importante aparece conectada y la productividad te llama.
