Según la leyenda, la siguiente matriz se atribuyó a Dwight D. Eisenhower, quien una vez dijo: “Lo que es importante rara vez es urgente, y lo que es urgente rara vez es importante”. A pesar de su dudosa veracidad, no hay gran dificultad en debatir la eficacia de Eisenhower a la hora de gestionar el tiempo. Esta es la razón por eso que el sistema Eisenhower Matrix existe hoy en día. Su capacidad para gestionar tiempo y tareas era esencialmente una matriz de decisión, un marco para decidir lo que era importante y lo que no.
Recientemente, el sistema ha cobrado popularidad gracias a Stephen Covey, autor de Los siete hábitos de la gente altamente efectiva.
Fuente: Stephen Covey, Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Las soluciones de gestión del tiempo son un antídoto útil para los días llenos de plazos cada vez más difusos, interferencias incesantes e interrupciones excesivas. Hoy en día, uno de los mayores retos empresariales (y también personales) es cómo podemos decidir qué es urgente y qué no. Una vez que eliminamos ese obstáculo, la dilación desaparece y las tareas empiezan a completarse.
La matriz
Piense en una tarea que tengas que hacer hoy. ¿Cómo decides cuándo la harás, teniendo en cuenta todas las otras cosas que tienes apuntadas en tu lista de tareas? Utiliza la Matriz de Eisenhower para ayudarte a decidirlo. El lugar en el que coloques tu tarea cae dentro de un cuadrante concreto, dicta dónde, cuándo y cuánto tiempo debes dedicar a realizar esa tarea. Echa un vistazo:
Cuadrante 1: “Hazlo inmediatamente”
Tipo: Urgente e importante
Estas son las tareas y tareas pendientes que requieren una atención inmediata. Son plazos muy importantes con el nivel más alto de urgencia.
Cuadrante 2: “Decide cuándo lo harás”
Tipo: Importante, pero no urgente
Esta se considera una sección estratégica de la matriz, perfecta para el desarrollo a largo plazo. Los elementos incluidos aquí son importantes, pero no requieren tu atención inmediata.
Cuadrante 3: “Delégalo a otra persona”
Tipo: Urgente, pero no importante
Las llamadas telefónicas, los correos electrónicos y las solicitudes de reunión de última hora van en este cuadrante. Este tipo de tareas por lo general no merecen tu atención porque no producen resultados medibles. El objetivo de estas tareas es intentar eliminar y reducir las cosas que no te ayudan a hacer tu trabajo.
Para algunos, delegar puede ser una opción atractiva ya que se descarga trabajo en otras personas de modo que las llamadas, correos electrónicos y solicitudes todavía se pueden gestionar, permitiéndote centrarte en las cosas importantes de otros cuadrantes.
Cuadrante 4: “Hazlo más tarde”
Tipo: No importante ni urgente
Las actividades de este cuadrante son las cosas que absorben mucho tiempo y no aportan ningún valor. En pocas palabras, estas son las cosas de la dilación, lo que nos hace perder el tiempo y nos impide realizar las tareas más urgentes e importantes de los dos primeros cuadrantes. Es mejor que los veas en este cuadrante para que puedas trabajar duro con el fin de eliminarlos completamente de tu día de trabajo.
Elige tu propio color
Para añadir una nueva dimensión a tu matriz, asigna un color a cada una de las secciones de tu sistema. Los códigos de color perfectos se pueden basar en los que utilizan los bomberos estadounidenses. Asigna un nivel de prioridad a cada color.
Por ejemplo:
Rojo = urgente: Realizar esta tarea inmediatamente
Amarillo = importante, pero no es súper urgente: Decide cuándo debes hacerlo.
Verde = urgente, no importante: ¡Delega esta tarea!
Gris = ni urgente ni importante: ¡Elimina esta tarea!
Si estás abordando la matriz para tus objetivos profesionales, es posible que empieces a ver que muchas de tus tareas pendientes se encuentran en los cuadrantes uno y tres. El mayor resultado proviene de las acciones del segundo cuadrante. Estas son el establecimiento y la evaluación de los objetivos empresariales que afectan el éxito a largo plazo de un negocio, sin embargo, rara vez se clasifican como urgentes.
Presta mucha atención a tu recurso más preciado: el tiempo.
- Haz una lista de las cosas que tienes que hacer.
- Etiqueta cada cosa con un número, del uno al cuatro (haciéndolo coincidir con la matriz).
Ahora que has escrito tu lista, tienes una representación exacta de las cosas en las que necesitas trabajar y las que son más urgentes.
¿Urgente frente a importante?
Es un gran reto saber cuáles son las cosas que te alejan de tu objetivo y las que te encaminan hacia él. Pero si no conseguimos controlar esta cuestión fundamental de la gestión del tiempo, podría dejarnos a muchos deseando poder hacer cosas en lugar de realmente hacerlas.
En lugar de centrarte únicamente en el cuadrante “urgente e importante” de la Matriz de Eisenhower, hazte estas preguntas para ayudarte a establecer el futuro para tus estrategias de toma de decisiones a largo plazo.
- ¿Cuándo lidiarás con las tareas que son importantes, pero no urgentes?
- ¿Cuándo dedicarás tiempo a hacer frente a las tareas importantes antes de que se vuelvan urgentes de repente?
Si surge una emergencia, tus prioridades cambiarán. Por ejemplo, si eres dueño de una pequeña empresa, un cliente llama y solicita hablar con el gerente sobre una mala experiencia, esto de repente adquiere prioridad sobre los otros elementos de acción de tu matriz.
Cosas necesarias
Eisenhower podía delegar tareas a su personal. Si no tienes personal, el 25 por ciento de esta matriz es inútil. Para resolver el problema de ser la única persona de tu empresa, implementa una lista de tareas. Asigna un número a cada tarea de la lista al cuadrante al que pertenece en la matriz.
Si necesitas otra forma de pensar en lo que hay que hacer y cuándo, sigue al multimillonario, Warren Buffett. Buffett sugiere hacer una lista de todas las cosas que tienes que hacer cada día. Empieza por el principio de tu lista y táchalo cuando lo hayas terminado.
Para hacer más – diseña tu tiempo
A continuación te mostramos algunos consejos más sobre cómo utilizar la matriz para poder hacer más cosas.
- Las listas de tareas te ayudan a aliviar la mente. La forma en la que utilices una lista depende de ti, pero asegúrate de preguntarte (al igual que el Sr. Buffett), qué debes terminar primero. La prioridad es esencial.
- El objetivo de cada cuadrante es agregar añadir acciones y tareas, pero se complicará en exceso si tienes más de siete u ocho elementos de acción. El objetivo es el logro.
- Intenta crear una lista independiente y una matriz para tu vida profesional y para tu vida personal.
- Solo tú puedes definir el nivel de prioridad de los elementos de acción de tu lista. Echa un vistazo a la lista de tareas cada mañana y empezarás a observar cómo se siente uno al completar sus tareas al final del día o de la semana.
Utiliza la Matriz de Eisenhower en Evernote. Utiliza esta plantilla y guárdala en tu cuenta de Evernote. Consejo: Si la vas a utilizar con frecuencia, crea un atajo.
