Usar Evernote

Organízate a tu manera para lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal con tareas de Evernote

Cuando hablamos sobre el equilibrio entre la vida laboral y personal, solemos hacerlo de forma bastante literal. Después de todo, cada hora que pasamos en el trabajo parece una hora en la que ponemos nuestra vida en pausa. Anhelamos las actividades personales que dotan de significado nuestros días, como practicar aficiones o pasar tiempo con amigos y familiares. Pero con demasiada frecuencia, el trabajo absorbe toda nuestra energía y atención, y tenemos la sensación de que no nos queda tiempo para nosotros mismos.

Pero la verdad es más compleja. El trabajo es parte de la vida y para los trabajadores del conocimiento, especialmente aquellos que trabajan desde casa, la línea que separa trabajar y no trabajar puede ser muy fina o incluso inexistente. Siempre estamos conectados, en línea, y los emails del trabajo o mensajes urgentes de Slack están acechando a solo un clic para sacarnos de lo que quiera que estemos haciendo en nuestro tiempo libre.

Para encontrar un equilibrio, debemos trazar límites en nuestro cerebro y aplicarlos a nuestras rutinas cotidianas. Por suerte, si utilizas Evernote como “segundo cerebro”, te resultará muy fácil fijar estos límites y conseguirás que muy pocas preocupaciones se cuelen en tu primer cerebro.

Aquí tienes tres consejos que te permitirán usar Evernote para encontrar ese difícil equilibrio priorizando lo que realmente importa cada día en tu vida laboral y personal. Y… ¡sorpresa! Todo se reducen a adoptar Tareas como parte de tu flujo.

1. Una nota para cada proyecto y tareas en cada nota

A menos que seas un verdadero adicto al trabajo, la principal causa de desequilibrio entre la vida laboral y personal probablemente no sea la falta de voluntad, ni necesariamente que tengas “demasiado que hacer”. El verdadero problema es que no lo hemos organizado todo. Nos abruma la gran cantidad de cosas a las que nos enfrentamos todos los días: proyectos de equipo, apagar fuegos en el trabajo, obligaciones familiares y todos aquello que queremos hacer entre medias.

Así que el primer paso para recuperar el control es desglosar cada proyecto, organizando esa pila dispersa en partes concretas y manejables. Crea una nota especializada o una libreta completa para cada proyecto o área de responsabilidad. A continuación, añade todo lo que se te ocurra relacionado con ese tema: tus ideas, investigación, enlaces, imágenes, lo que quieras. Desarrolla el hábito de escribir, guardar o registrar todo lo que quieres abordar. Hazlo también con tus proyectos personales. Pronto habrás organizado toda tu vida de forma que hayas conseguido separar tus cosas pero sigan accesibles, de modo que puedas concentrarte en un proyecto a la vez sin que todo lo demás te distraiga.

Ahora identifica los pasos siguientes para cada uno de esos proyectos y divídelos en tareas individuales más pequeñas. En Evernote las tareas se pueden guardar dentro de cualquier nota, dando contexto a tus tareas pendientes y haciendo que te resulte más fácil actuar. Cuando guardes las tareas dentro de las notas de tu proyecto, encontrarás todo lo que tienes que hacer junto con toda la información que necesitas para completarlas, y todo esto al alcance de tu mano.

No pasa nada si no lo tienes todo pensado. Limítate a identificar un pequeño paso que te ayude a avanzar en cada proyecto y luego piensa qué hacer a continuación. Cuanto más puedas dividir tus responsabilidades en trocitos más pequeños, más fáciles serán de gestionar y más tranquilo estarás.

Ahora tu mente está menos saturada, tus notas son más procesables y todas tus tareas pendientes tienen contexto, por lo que te resultará más fácil avanzar.

Consejo práctico: Si utilizas Evernote Personal, Professional o Teams, podrás gestionar todas tus tareas en una  única vista organizada de forma que no tengas que ir de nota en nota para encontrarlas. También puedes ver una lista priorizada de tareas directamente desde tu panel de Inicio, junto con tus notas más importantes, búsquedas guardadas y calendario.

2. Prioriza las cosas importantes

¿Alguna vez te ha pasado que inviertes tanta energía emocional y mental intentando acordarte de hacer algo importante que termina por arruinarte el día? El problema es que estás intentando recordarlo todo siempre. Compartir este trabajo pesado con Evernote te ayudará a centrarte en lo que importa de verdad sin preocuparte de si olvidas algo importante.

El truco es anotarlo todo en Tareas y luego priorizarlas. Una lista enorme y desordenada genera mucha ansiedad. Si no tienes un plan claro que te marque lo que debes hacer a continuación, puedes quedarte atrapado en un estado de ánimo reactivo. En lugar de hacer eso, elige aspectos clave en los que concentrarte cada día. De esta manera te centrarás primero en las tareas más relevantes. También te ayudará a gestionar mejor tu tiempo, a vivir el presente y terminar el día con una sensación de logro. Cada tarea que completes, independiente de lo pequeña que sea, te hará sentir más realizado y capaz.

¿Cuál es la mejor manera de priorizar? Pues depende de cuál sea tu estilo, pero hemos recopilado un desglose práctico de sistemas populares para potenciar tu productividad personal que te ayudará a establecer y gestionar tus prioridades. Prueba algunos para ver cuál se adapta mejor a ti. Mientras tanto, aquí tienes algunos principios generales para ayudarte a empezar:

  • En cada tarea pregúntate: ¿Cómo es de urgente? ¿Qué impacto tendrá? ¿Debería ser esta una de las pocas cosas en las que debo centrarme hoy o hay otra tarea que merece más atención?
  • Prioriza tus tareas añadiendo fechas de finalización y fija recordatorios para terminar cada tarea en su momento. Marca todo lo que tienes que hacer para que siempre sepas qué tareas debes abordar primero.
  • Utiliza las tareas recurrentes para gestionar aquello que tengas que hacer repetidamente, como presentar un informe de ventas semanal o reemplazar el filtro del agua todos los meses. De esta manera no tendrás que especular si es una de tus prioridades y tendrás una cosa menos que recordar. Puedes hacer que una tarea se repita cada vez que quieras y cada vez que marques una tarea recurrente como completa, Evernote la restablecerá de forma automática para la próxima fecha de finalización.
  • No tengas miedo de delegar. Una tarea puede ser importante, pero eso no quiere decir que tengas que ser tú quien se encargarte de ella. Asigna tareas a otros para tener más tiempo para los trabajos que realmente merecen tu atención (o viceversa). Puedes realizar un seguimiento de tu progreso usando la pestaña “Asignado” en tu vista de Tareas, sin tener que pasar cada minuto pensando en ellas.

Consejo práctico: Configura otra tarea recurrente para revisar tus próximas tareas pendientes al comienzo (o al final) de cada día. Conviértelo en tu ritual. No solo crearás una hoja de ruta para el día siguiente, sino que también establecerás un límite diario entre el tiempo que dedicas al trabajo y a tu vida personal.

3. Busca tiempo para ti y protégelo

Ordenar tus proyectos y tareas es solo la mitad del trabajo. Es importante que las tareas que elijas reflejen tu compromiso con el equilibrio trabajo-vida. Porque si no proteges tu tiempo, otras personas lo reclamarán.

  • Asegúrate de que tu lista de tareas incluya tareas pendientes personales, aficiones, proyectos que te apasionen y metas soñadas, no solo compromisos laborales o externos.
  • Establece tareas recurrentes para el tiempo personal, como 10 minutos de meditación diaria o tiempo para salir a caminar cada semana.
  • Plantéate utilizar la configuración de vencimiento para mantener las tareas personales y laborales separadas. Por ejemplo, puedes poner como vencimiento el mediodía o las 17:00 h para las tareas laborales y que las tareas personales no venzan hasta la noche. También puedes establecer indicadores de prioridad o añadir un emoji a tus títulos para que te resulte más fácil identificar de un vistazo qué tareas pertenecen a qué categoría.

Recuerda que las tareas pendientes personales no son menos importantes que tus tareas laborales. Reservar tiempo para ti y priorizarlo es la mejor manera de acabar con el estrés, dar rienda suelta a tu creatividad y adquirir perspectiva. Serás mucho más productivo en el trabajo, porque habrás conservado suficiente energía para darles el empujón que necesitan.

Consejo práctico: Para reforzar el equilibrio, reserva tiempo para tus cosas personales en tu calendario y vincula ese evento a una nota en Evernote. Utiliza la nota para capturar las tareas recurrentes específicas que deseas abordar durante ese bloque de tiempo diario, semanal o mensual. Cuando llegue la hora que hayas programado, Evernote enviará un recordatorio a tu ordenador o dispositivo móvil. Podrás abrir esa nota con un solo clic y colocar las tareas elegidas en un lugar central, sin distracciones.

Ponerlo en práctica

No le estás haciendo ningún favor a tu trabajo (o ni a tu vida en general) si te obsesionas con las cosas pequeñas. Pero encontrar un equilibrio entre tu vida laboral y personal no es cuestión de magia. Solo se necesita disposición, compromiso y la voluntad de abogar por ti mismo. Si consigues que el trabajo no abrume los demás aspectos de tu vida, tendrás menos estrés en tu tiempo libre y éste será más satisfactorio.

Ponte manos a la obra ahora mismo. Crea una nota y escribe tu compromiso para reequilibrar tu vida. Indica por qué es importante para ti y qué esperas conseguir: más tranquilidad, menos estrés o un poco más de tiempo para las cosas que te gustan. A continuación, crea una tarea recurrente para revisar esa nota cada mes. Deja que se convierta en tu estrella polar, en tu recordatorio de lo que es importante y una guía sencilla que siempre puedes consultar.

Evernote te ayuda a concentrarte mejor, optimizar tus procesos y crear eficiencias para que puedas encontrar un equilibrio más productivo entre tu ajetreada vida laboral y la personal. Así que no esperes. Ya puedes encontrar las tareas en la última versión de Evernote.

Organiza tu trabajo y pon orden en tu vida con Evernote.

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