L’été est la période des vacances tant attendues. C’est le moment idéal pour se détendre et se ressourcer. Et après cette période de déconnexion, vous avez hâte de reprendre le travail.
Mais s’il y a quelque chose que vous n’avez pas envie de retrouver, c’est votre messagerie pleine à craquer. Voici ce qu’un lecteur m’a confié : « J’arrive généralement à gérer tous mes emails, mais dès que j’assiste à une conférence, ils s’accumulent. Je passe entre une journée et demie et deux journées complètes à essayer de rattraper mon retard. Que puis-je faire ? »
Voici trois idées pour vous éviter d’être inondé·e d’emails après votre prochain voyage.
1. Laissez l’eau s’écouler
Imaginez une baignoire : si son évacuation est bloquée, mais que l’on continue à la remplir d’eau, elle finit par déborder. C’est pareil avec votre boîte de réception. Pendant votre voyage, vous pouvez vous occuper d’une bonne partie de ces emails avant de revenir.
Il n’est bien sûr pas question de passer toutes vos vacances à gérer vos emails, mais si vous faites partie de celles et ceux qui ont du mal à se déconnecter du travail, cela pourrait vous aider à vous détendre. De cette façon, vous pourrez profiter davantage de vos vacances et passer moins de temps à vous demander ce qui se passe en votre absence.
Les voyages sont généralement ponctués de temps d’attente. Vous faites la queue, vous attendez votre avion à la porte d’embarquement, vous attendez que tout le monde monte à bord de l’avion, vous attendez l’arrivée de vos bagages en soute… Ce sont autant d’occasions de vous débarrasser des tâches les plus simples. Vous avez reçu des invitations pour participer à des réunions ? Prenez une seconde pour y répondre. Vous éviterez ainsi à vos collègues d’être dans l’incertitude et vous pourrez mettre à jour votre calendrier avant de retourner au travail.
Supprimez les courriers indésirables. Idem pour les newsletters. Il est peu probable que vous manquiez quelque chose d’important. Il est temps d’accorder la priorité à vos vacances !
Recherchez d’autres emails qui ne nécessitent qu’une réponse rapide. Pour aller plus vite, appuyez sur la touche du microphone de votre téléphone et dictez votre réponse. Transférez des emails à un·e collègue qui n’est pas en vacances et qui pourra s’en occuper. Vous éviterez ainsi l’accumulation de messages.
Avec cette technique, les emails arrivent, mais beaucoup sont traités. Vous reviendrez enthousiaste au bureau sans craindre un raz-de-marée de demandes.
2. Fermez le robinet
Paramétrer une réponse automatique par email est un moyen efficace d’informer vos collègues et vos client·e·s de votre date de retour de vacances. Évidemment, cela ne garantit pas qu’ils cesseront de vous envoyer des emails pendant vos congés.
Mais inclure ces informations dans votre email d’absence vous permettra de recevoir moins d’emails et de les tenir informés de votre indisponibilité.
- Précisez vos dates de vacances. N’attendez pas des autres qu’ils les devinent. Si vous les tenez au courant, il y a de fortes chances qu’ils respectent vos dates de congés.
- Indiquez qui est la personne qui gère vos emails en votre absence et comment la joindre. Il est rare que nous soyons les seul·e·s à pouvoir répondre aux questions ou apporter de l’aide. Laissez vos collègues prendre le relais pendant votre absence. Vous pourrez leur renvoyer l’ascenseur quand ils seront en vacances à leur tour.
- Expliquez à vos collègues comment il·elle·s peuvent vous informer à votre retour. Préférez-vous recevoir plusieurs messages individuels ou une liste organisée ? Là encore, ce n’est pas aux autres de deviner. Indiquez clairement la façon dont vous voulez que l’on communique avec vous pour éviter tout stress supplémentaire.
Voici un exemple de réponse automatique pour éviter l’accumulation d’emails et de choses à faire :
Je suis actuellement en congé.
Je serai de retour le lundi 15 août. Je préfère recevoir un seul email de suivi à mon retour dans lequel vous résumerez tout ce que vous avez fait et ce que je dois savoir, afin que rien ne soit oublié.
Pour toute demande urgente, veuillez envoyer un email à abc@defg.com.
Merci !
Si vous n’avez jamais utilisé de réponse d’absence, voici comment en configurer une en utilisant Gmail et Outlook.
Configurez correctement votre message automatique pour tirer le meilleur parti de l’automatisation. Profitez de vos vacances et laissez la technologie travailler à votre place.
3. Organisez les choses importantes avec Evernote
Il y a des emails qui font plaisir, comme ceux du client que vous venez de décrocher ou les bonnes nouvelles concernant un projet sur lequel vous travaillez. Ne les perdez pas !
Si vous avez un compte Evernote Personal ou Professional, vous disposez d’une adresse email unique. Utilisez-la pour transférer ces emails importants directement vers Evernote.
Vous ne savez pas quelle est votre adresse email Evernote ? Ouvrez Evernote, cliquez sur votre nom en haut à gauche et sélectionnez Infos du compte. Faites défiler vers le bas jusqu’à « Envoyer les notes par email à ». Vous l’avez trouvée ! Copiez-la et créez une note dans vos contacts. Attribuez-lui un nom, comme « Email Evernote », et collez l’adresse.
La prochaine fois que vous recevrez un email qui nécessite de la réflexion et de l’action, transférez-le directement vers votre compte Evernote. Cela entraîne la création d’une note dans Evernote avec toutes les informations contenues dans l’email. Maintenant, vous pouvez supprimer ou archiver l’email.
Utilisez cette nouvelle note pour faire un brainstorming maintenant ou lorsque vous retournerez au travail. Vous devez passer un appel téléphonique pour clarifier un point de l’email ? Rédigez les notes que vous prenez pendant cet appel dans la même note si vous le souhaitez. Faites glisser la note vers le carnet de votre choix.
Avec Evernote, vous combinez des informations provenant de toutes les sources dans un seul endroit. Mieux encore, vous pouvez organiser vos carnets de notes, étiquettes et piles Evernote pour les adapter à votre façon de travailler.
Maintenant, profitez de vos vacances ! Vous les avez méritées. Laissez l’eau s’écouler, fermez le robinet et misez sur Evernote pour un retour au travail plus agréable.
L’expert Evernote certifié Frank Buck est un conférencier, un écrivain et un coach qui aide les professionnel·le·s à organiser leur temps et leur environnement afin qu’ils puissent augmenter leur productivité, réduire leur stress et profiter de la vie. L’organisation Global Gurus a classé Frank Buck n°1 mondial dans la catégorie « Gestion du temps » en 2019, 2020, 2021 et 2022.
