Nous sommes tous passés par là. Nous avons une brillante idée, nous passons des heures à développer un plan, à préparer la présentation, à exposer l’idée et à mettre en place des plans de déploiement, des rêves de gloire plein la tête. Et là, un collègue mentionne que cette idée a déjà été testée… il y a trois ans. Et que ça n’a pas marché. Ou que l’idée a été appliquée il y a cinq ans, pour finalement être abandonnée il y a deux ans.
C’est la déception. Difficile de croire que rien n’a été noté à ce sujet. Ou alors, s’il y a une trace de ce projet, où est-elle ? Personne ne se souvenait que l’entreprise avait déjà fait ça ?
Votre histoire est peut-être un peu différente : à quelques minutes d’une réunion importante, vous savez que vous devez présenter un graphique, mais qui en est l’auteur ? Sur quel ordinateur est-il enregistré ? Figure-t-il déjà dans une autre présentation ? Est-il dans le drive partagé ? Et comment s’intitule-t-il ? Dans un moment de panique, vous vous dites que vous pouvez le refaire de mémoire. Et vous vous retrouvez avec deux versions d’un même document. Plus tard, quelqu’un risque d’altérer l’autre document, il y aura alors trois versions. En recréant un document existant, vous perdez du temps et de l’énergie, sans parler de la confusion que peut générer la présence de documents similaires.
Ces scénarios semblent tout droit sortis d’une série télé, mais ils sont une réalité dans de nombreuses entreprises. Vous pouvez y mettre un terme avant que les choses n’aillent trop loin. Certaines entreprises n’ont pas eu cette chance.
3 astuces pour éviter le double emploi
Nous sommes humains et les entreprises évoluent à une vitesse folle. Alors, à moins que votre équipe ne compte que des personnes aux capacités d’organisation exceptionnelles, vous perdrez forcément des morceaux de votre travail. C’est normal. Mais le double emploi qui en résulte n’est pas une fatalité. Mettez en place des systèmes pour améliorer la transparence, facilitez les recherches pour éviter de perdre vos données. Par où commencer ?
1. Conservez tout au même endroit. Certains membres de votre équipe préféreront travailler dans Microsoft Office, et d’autres dans Google Drive. Il est difficile de retrouver les anciens travaux lorsqu’ils sont stockés dans de nombreux endroits différents, mais si tout se trouve dans Evernote Business, n’importe qui dans l’équipe peut utiliser la fonctionnalité de recherche pour trouver le travail en quelques secondes, peu importe l’application utilisée. Cette transparence évite de faire plusieurs fois le même travail. C’est également très pratique de pouvoir faire des recherches rapidement dans les travaux de vos collègues pour voir ce qui a déjà été fait ou savoir sur quoi travaillent les autres.
Dans Evernote Business, vous pouvez ajouter des fichiers Google Drive, joindre des documents Office et des PDF, et insérer des images. Vous pouvez même capturer les conservations importantes de Slack. Conservez chaque projet dans son carnet de notes ou utilisez des étiquettes pour vous organiser. N’oubliez pas de partager ces notes avec vos collègues ou d’autres équipes. Notez aussi que cette méthode fonctionne mieux lorsque tout le monde s’implique et conserve son travail dans Evernote Business. Quand les notes, les idées et les projets finaux se trouvent dans un seul et même espace de travail, tout le monde gagne du temps et de l’argent.
Lorsque vous bouclez un projet, anticipez ! Notez tous les paramètres et commentaires sur la réalisation du projet dans le même carnet de notes, à côté des autres étapes du projet. De cette façon, la prochaine fois que vous ou vos collègues aurez une idée associée à votre projet, vous pourrez exploiter vos anciens travaux, et savoir quelles idées ont fonctionné ou non. Vous éviterez ainsi de perdre du temps à répéter le même travail.
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2. Faites des recherches avant de vous lancer. Avant de commencer votre nouveau projet, faites une petite enquête. Est-ce que l’idée a déjà été tentée ? Si c’est le cas, cela s’est-il bien passé ? Y a-t-il des éléments des anciens travaux que vous pourriez réutiliser ? Si chacun conserve ses documents dans Evernote Business, vous aurez accès à tous les anciens travaux, même si le travail a été réalisé il y a des années ou créé par quelqu’un qui a quitté l’entreprise.
Découvrez comment une entreprise utilise Evernote Business pour transformer les projets terminés et les idées abandonnées en documents de référence utiles, accessibles n’importe où et à tous.
3. Préparez l’avenir. Une fois un projet terminé, vous devez, pour vous et vos futurs collègues, laisser une trace de votre travail. Faites votre part en veillant à ce que d’autres puissent utiliser ces connaissances : partagez les documents avec votre équipe ou rendez-les accessibles à toute l’entreprise. Facilitez les recherches en fixant des règles pour les titres et les étiquettes. Ainsi, votre travail sera facilement accessible et d’autres personnes pourront identifier les notes qui leur sont utiles.
Il peut également être utile de créer une table des matières pour trouver des projets et documents associés en quelques secondes.
Le double emploi est frustrant et chronophage, mais avec un peu d’anticipation (et Evernote Business) votre équipe n’aura plus à tout reprendre à zéro et pourra se concentrer sur des tâches utiles.
