Vous êtes occupé·e. En fait, vous êtes débordé·e. Et même si Google Agenda vous aide à garder une trace des réunions Zoom et des rendez-vous personnels qui s’enchaînent, sans parler des événements familiaux, des courses et des tâches à accomplir, vous êtes à la peine pour tout gérer.
Heureusement, Evernote peut simplifier votre équilibre vie professionnelle – vie privée. Avec le widget Calendrier dans l’Accueil, votre Google Agenda, vos notes, votre emploi du temps et vos tâches se trouvent au même endroit : vous pouvez tirer le meilleur parti de vos réunions. De plus, l’application peut vous vous rappeler de prendre des notes ou d’ouvrir votre agenda ou les notes que vous avez préparées pour la réunion. Vous ne manquerez plus jamais le moindre détail !
Nous avons demandé à certain·e·s de nos expert·e·s certifié·e·s Evernote leurs conseils préférés pour intégrer vos calendriers à Evernote.
Priorisez les réunions les plus importantes
Comme la plupart des gens, vous conservez probablement les événements professionnels et les événements personnels dans votre calendrier. Pour les réunions de travail, il est logique que vous souhaitiez qu’on vous rappelle quand elles commencent et qu’on vous demande de prendre ou d’ouvrir vos notes. Mais qu’en est-il du reste ? Comme votre promenade de l’après-midi ou votre pause déjeuner ? Dans ces cas-là, les notes et les rappels ne sont peut-être pas nécessaires.
Vous pouvez configurer votre Google Agenda de manière à ne recevoir des notifications Evernote que pour certaines réunions, comme vos réunions de travail ou vos rendez-vous importants.
L’avis de l’expert·e Evernote Stacey Harmon :
« Je n’affiche dans Evernote que les parties de mon Google Agenda qui comportent des réunions. De cette façon, je ne reçois pas de notifications pour les événements qui ne nécessitent pas de prise de notes, comme ma pause déjeuner. »
Astuce : créez des Google Agendas distincts pour les événements comme le travail, le sport ou la famille. Ensuite, dans le widget Calendrier d’Evernote, cliquez sur les trois points dans l’angle supérieur droit, puis sur « Choisissez des calendriers… » et sélectionnez le ou les calendriers que vous souhaitez voir dans votre widget. Désormais, vous pourrez voir les événements de tous les calendriers que vous aurez sélectionnés dans votre widget, mais vous ne recevrez des notifications d’Evernote que pour les événements de votre calendrier par défaut (le calendrier principal associé à cette adresse email), et pas pour les autres calendriers (sport, famille…).
Prévoyez des moments de concentration dans votre journée
Vous avez peut-être l’impression qu’il n’y a pas assez d’heures dans la journée pour faire tout votre travail. Un excellent moyen de vous accorder suffisamment de temps pour vous concentrer sur vos tâches importantes consiste à prévoir des moments de concentration dans votre calendrier.
L’avis de l’expert en productivité Ray Sidney-Smith :
« L’environnement et les signaux sensoriels sont deux facteurs importants pour tirer le meilleur parti de ce que j’appelle le « Focus Work » et le « Flow Work ». L’environnement, c’est toute votre installation, dont vos outils et vos fournitures. Les signaux sensoriels, ce sont tous les moyens par lesquels vous pouvez dire à votre corps et à votre esprit qu’il est temps de se lancer dans une tâche spécifique. Vous pouvez ouvrir les fenêtres, prendre une boisson particulière ou savourer votre collation préférée, porter certains vêtements ou accessoires, écouter une playlist personnalisée ou même utiliser une bougie parfumée. »
En ajoutant des moments de concentration à votre calendrier, vous pourrez prendre du recul par rapport aux réunions et aux interruptions, et mener à bien vos tâches sans distractions.
Astuce : pour vous aider à tirer le meilleur parti de vos moments de concentration, préparez une liste de tâches dans Evernote. Dans le widget Calendrier, cliquez sur l’icône Nouvelle note sur l’événement et esquissez votre liste de tâches dans les notes déjà mises en forme. Vous pouvez créer des tâches et des notes pour vous rappeler ce sur quoi vous devez travailler. Lorsque vous recevez une notification vous indiquant que votre moment de concentration est sur le point de commencer, il vous suffira d’un clic pour ouvrir votre agenda et vous y plonger.
Organisez-vous pour vos événements personnels
Votre vie personnelle est peut-être aussi chargée, si ce n’est plus, que votre vie professionnelle ! Certains événements personnels nécessitent parfois un peu plus de préparation. Vous pourriez également avoir envie de noter quelques idées après coup. Evernote peut vous envoyer automatiquement un rappel et vous donner un moment supplémentaire pour vérifier si vous avez tout ce dont vous avez besoin.
L’avis de l’experte en organisation Deb Lee :
« Ces notifications d’événements d’Evernote me permettent de me rappeler les choses autrement. Dans ces notes, vous êtes libre de noter ce que vous voulez : peut-être des choses que vous souhaitez savoir ou des informations qui vous ont été données en passant. Vous les retrouverez rapidement puisqu’elles sont associées à un événement de votre agenda.
L’avantage quand vous utilisez la notification Evernote pour les événements qui ne sont pas des réunions, c’est que vous gagnez du temps. Puis ces minutes gagnées se transforment en heures. Alors, demandez-vous si vous avez besoin d’une note pour l’événement en question. Cela peut faire une vraie différence dans votre journée. »
Astuce : préparez vos rendez-vous et événements en y associant des notes dans votre widget Calendrier. Rendez-vous chez le médecin, liste de questions, création d’une liste de courses pour une fête d’anniversaire à venir… gardez un œil sur toutes vos tâches. Lorsque la notification d’Evernote apparaîtra pour vous informer de votre événement, vous aurez tous les détails à portée de main, pour ne rien manquer.
Quelle que soit la raison pour laquelle vous utilisez Evernote, les notifications de calendrier peuvent vous aider à réussir vos réunions de travail, à garder un œil sur les événements importants et à conserver toutes vos informations au même endroit.
