À la question « qui, dans une entreprise, connaît généralement toutes les personnes au bureau ? », vous répondrez sûrement : quelqu’un qui travaille dans les ressources humaines (RH). Même dans les plus grandes entreprises, le département RH est responsable du bien-être personnel et de la réussite professionnelle de tous les employés.
Votre entreprise ne peut peut-être pas se permettre d’avoir un département RH dédié et il est possible que vous portiez plusieurs casquettes en tant que chef d’entreprise : PDG, directeur des ventes, stratège du marketing, responsable des ressources humaines… C’est une question de nécessité, car lorsqu’on lance son entreprise, on n’a pas toujours le budget pour embaucher des personnes qui occuperont ces fonctions. Le problème, c’est que pour de nombreux chefs d’entreprise, la gestion du personnel est secondaire, le plus important étant la productivité. Si vous n’êtes pas spécialiste des RH, vous ne savez peut-être pas par où commencer. Résultat : la gestion de l’atout le plus précieux de votre entreprise devient un aspect complexe et potentiellement écrasant du développement de l’entreprise.
Heureusement, avec un minimum de planification et les bons outils pour vous organiser, vous pouvez vous simplifier la tâche et mettre en place une gestion efficace des ressources humaines. Nous allons voir les six défis RH les plus courants dans les petites entreprises et la façon dont Evernote peut vous aider à minimiser les problèmes potentiels à l’avenir.
1. Trouver les bonnes personnes
Un bon recrutement est essentiel à toute entreprise, mais il ne fait aucun doute que les petites entreprises sont désavantagées dans la chasse aux talents. Un recruteur chez Apple ou Google recevra pléthore de candidatures exceptionnelles, mais les petites entreprises, et plus particulièrement les start-ups, devront sortir du lot pour attirer des personnes talentueuses qui contribueront à la croissance de l’entreprise.
Mais si les grandes entreprises ont l’avantage en matière de recrutement, elles manquent souvent de rapidité. Votre arme secrète, en tant que petite entreprise, réside dans votre capacité à embaucher rapidement et à accélérer le processus de recrutement. Comme le conseille la SHRM (Société pour la gestion des ressources humaines), les « petites entreprises doivent être des « hors-bord » et doivent damer le pion aux grandes entreprises, parfois plus lentes, en matière d’embauche ».
Voici quelques astuces pour améliorer votre processus de recrutement :
- Créez un carnet de notes dans Evernote dans lequel vous conserverez des modèles de fiches de poste réutilisables. Vous donnerez ainsi une bonne image de votre entreprise et du poste en question, tout en étant précis.
- Enregistrez les CV au format PDF dans Evernote pour éviter de laisser filer les candidats qualifiés. Annotez et partagez ces CV avec toutes les personnes qui participent aux entretiens pour qu’elles aient à portée de main tous les documents utiles à la prise de décision.
- Créez un tableau pour suivre la progression des candidats dans le processus de recrutement. Vous pouvez, par exemple, créer des colonnes comme : Candidature/CV étudié(e), Entretien par téléphone effectué, Entretien en personne effectué, Références vérifiées, Offre envoyée. Au fur et à mesure que les candidats passent d’une étape à l’autre, déplacez leur nom dans la colonne appropriée pour que tout le monde soit au courant de l’état des choses.
Astuce de pro : téléchargez ce modèle pratique, qui fera du suivi des candidats un jeu d’enfant. Cette fiche d’évaluation d’entretien peut vous aider à conserver une trace de chaque candidat reçu pour un entretien.
2. Faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde
La dernière fois que vous avez commencé un nouveau travail, comment s’est passé votre premier jour ? Pour beaucoup, cette journée peut être très stressante. En tant qu’employeur, vous pouvez faciliter l’intégration des nouvelles recrues en créant un « Manuel de l’employé » pour les guider tout au long du processus.
Enregistrez votre manuel dans Evernote et envoyez un lien public aux nouvelles recrues avant leur premier jour. Vous leur ferez ainsi bonne impression et elles pourront entrer dans le feu de l’action plus rapidement si elles savent déjà comment les choses fonctionnent dans votre entreprise. Si vous créez une note Table des matières qui renvoie vers des notes individuelles portant sur des sujets importants, comme les valeurs de l’entreprise, la politique des congés, les informations sur les avantages sociaux, la politique en matière de réseaux sociaux et les politiques de lutte contre la discrimination et le harcèlement, les nouveaux employés peuvent s’acclimater plus rapidement.
Bien sûr, les choses changent, des employés partent et vous devrez donc mettre à jour votre manuel. Au lieu de distribuer un nouvel exemplaire papier à tout le personnel, simplifiez le contrôle de version en enregistrant votre Manuel de l’employé dans Evernote : tous les membres de l’entreprise auront toujours accès à la dernière version, qu’ils travaillent là depuis des années ou quelques jours.
Evernote est également l’outil idéal pour créer un intranet d’entreprise. Stockez les communiqués de la direction, les événements à venir, les notes des réunions générales de l’entreprise et autres documents dans un carnet de notes accessible à tous les employés. Informez les employés qu’ils peuvent trouver des réponses à la plupart de leurs questions dans Evernote et que vous pouvez les aider s’ils ne les trouvent pas. L’avantage ? Cela vous libère du temps et vous n’avez plus à répondre sans cesse aux mêmes questions.
Si votre entreprise possède plus d’un bureau, vos employés seront sûrement amenés à faire des déplacements. Comment vont-ils se rendre jusqu’à leur destination ? Où séjourneront-ils ? Quels lieux devraient-ils visiter pendant leur séjour ? Vous pouvez utiliser la méthode du crowdsourcing et inviter tous les employés à faire part de leurs astuces de voyage et de leurs suggestions de lieux à visiter dans une note. De quoi rendre les déplacements moins stressants et plus productifs.
Astuce de pro : téléchargez ce modèle pour créer plus facilement votre Manuel de l’employé.
3. Simplifier les tâches répétitives
Les modèles peuvent vous faire gagner beaucoup de temps, surtout lorsqu’il s’agit d’accomplir des tâches RH répétitives. Par exemple, il y a des informations que vous devez recueillir auprès de tout votre personnel, comme les informations de contact d’urgence, les formulaires d’assurance maladie et les accords de confidentialité, pour ne citer que quelques exemples. Nous ne vous conseillons pas de stocker les formulaires complétés dans Evernote, mais vous pouvez simplifier le processus en enregistrant des formulaires vierges sous forme de modèles dans Evernote. Les employés peuvent accéder aux formulaires dont ils ont besoin et aux instructions pour les remplir, et partager leurs formulaires remplis avec vous sans imprimante.
Les modèles sont également très utiles lors des évaluations des performances. Comme ce processus commence souvent par une auto-évaluation, vous pouvez créer un modèle avec une liste de critères par rapport auxquels les employés seront évalués et un ensemble de questions qui les aideront à réfléchir objectivement à leurs performances.
Astuce de pro : utilisez ce modèle pour fixer les buts et les objectifs de performance de vos employés. Ils pourront ainsi consulter cette liste lorsqu’ils évalueront leur progression par rapport à ces objectifs.
4. Gérer la montagne d’informations
Pour tous les avantages sociaux dont bénéficient les employés, comme l’assurance maladie et les programmes d’évolution professionnelle, vous passez des heures en recherches et préparation. Vous devez comparer les régimes, évaluer les fournisseurs, calculer le retour sur investissement et signer des contrats. En tant que chef d’entreprise, il est de votre responsabilité d’agir avec diligence pour offrir le meilleur à votre entreprise et à votre personnel.
Cela crée une montagne d’informations et de contacts qui peuvent vite vous dépasser. Simplifiez-vous la tâche en enregistrant toutes ces informations dans Evernote et en utilisant des étiquettes, des carnets de notes et des piles pour tout organiser.
Par exemple, enregistrez le PDF des prestations du régime de la compagnie d’assurance dans Evernote avec une note contenant les détails pour le représentant de votre entreprise et les conversations pertinentes. Organisez ensuite ces informations dans un carnet de notes en utilisant le nom de la compagnie d’assurance. Vous aurez un carnet de notes distinct pour chaque régime d’assurance que vous pourrez rassembler dans une pile appelée « Assurance maladie 2018 ». En appliquant ce processus à toutes les prestations à gérer, vous parviendrez à contrôler la croissance exponentielle des données et vous trouverez plus rapidement les informations dont vous avez besoin.
5. Annoncer les mauvaises nouvelles
Voilà un sujet délicat. Personne n’aime annoncer à un employé que sa carrière au sein de l’entreprise va s’arrêter, mais la triste réalité de la vie professionnelle est que les emplois ne sont pas aussi permanents qu’autrefois et qu’ils peuvent prendre fin pour de nombreuses raisons. Vous pouvez rendre le processus un peu moins pénible pour tout le monde en créant un carnet de notes dans Evernote dans lequel vous enregistrerez des stratégies pour gérer ces conversations difficiles et les procédures juridiques à suivre lors du départ d’un employé.
Les employés voient souvent la fonction RH comme un trouble-fête. Si personne n’aime se séparer d’un employé (enfin, on l’espère !), mener la discussion avec tact peut vous aider à garder une relation professionnelle avec un employé licencié et éviter d’anéantir toute chance de réconciliation. Après tout, vos anciens employés parleront sûrement de leur expérience au sein de votre entreprise à leur entourage. Il est donc prudent que le dernier contact avec eux soit aussi respectueux et efficace que possible.
Astuce de pro : découvrez comment CoSchedule utilise Evernote pour simplifier l’intégration et les évaluations trimestrielles, et pour tenir ses employés informés.
Mettre le plan en action
Même si vous n’avez pas lancé votre petite entreprise parce que vous adorez la gestion des RH, mais tant mieux si c’est le cas, vous ne pourrez pas y échapper si votre affaire compte plus d’une personne. Créer un système qui permet à vos employés de se sentir valorisés et soutenus n’est pas forcément compliqué : il suffit d’avoir les bons outils et une approche proactive pour prévenir la plupart des difficultés.
Découvrez comment Evernote peut vous aider à simplifier vos processus RH et vous donner les moyens d’assurer la croissance et la réussite de votre entreprise.
