La durée et la fréquence des réunions ont considérablement augmenté au cours des 50 dernières années, à tel point que les cadres y consacrent en moyenne près de 23 heures par semaine, contre moins de 10 heures dans les années 1960. Et c’est sans compter les échanges impromptus qui rythment une journée de travail type. De plus, les lieux de travail hybrides rendent plus difficile la planification de réunions en face à face, tandis que les réunions à distance nécessitent des compétences et des outils qui n’étaient pas si importants il y a encore quelques années. On dit parfois qu’une crise est une opportunité, et c’est vrai : à mesure que les entreprises progressent, c’est le concept même de la réunion qui évolue. Les entreprises doivent donc rester en phase avec ces évolutions et ne pas se laisser dépasser par les réunions.
Pourquoi les réunions traditionnelles sont une perte de temps
Des chercheurs de la Harvard Business School et de l’Université de Boston ont interrogé 182 cadres supérieurs de différents secteurs, et les résultats sont éloquents : 65 % déclarent que les réunions les empêchent de faire leur travail, 71 % les jugent improductives et inefficaces, et 62 % pensent qu’elles ne renforcent pas les liens entre les équipes.
Elon Musk aurait dit que les réunions ont lieu lorsque les gens ne travaillent pas, mais il est ouvert à de brefs échanges tant qu’ils sont bénéfiques pour toutes les personnes impliquées. « Quittez une réunion ou une conférence téléphonique dès qu’il devient évident que vous n’apportez rien », aurait-il dit aux employé·e·s de Tesla. « Ce n’est pas impoli de partir, c’est impoli de forcer les gens à rester et de leur faire perdre du temps. »
Ces problèmes sont exacerbés dans les lieux de travail hybrides, qui sont de plus en plus courants, car les réunions virtuelles sont souvent semées d’embûches techniques de toutes sortes. Le vieil adage est vrai : si un point peut être résumé dans un email, il est inutile d’organiser une réunion pour en discuter.
Comment les réunions évoluent
Au cours des dix dernières années, les réunions ont connu de profondes transformations, principalement en raison des progrès technologiques qui nous permettent de communiquer à tout moment. Les tendances récentes montrent que l’arrivée des jeunes générations sur le marché du travail s’accompagne d’avancées technologiques. En 2016, la génération Y est devenue le segment le plus important de la population active américaine (35 %), ce qui signifie qu’elle constitue désormais le plus grand vivier de participant·e·s potentiel·le·s aux réunions. Or, cette nouvelle génération veut des ordres du jour fluides et ciblés, et plus de contrôle sur ces ordres du jour. Elle est en quête de réunions innovantes et perspicaces qui ont du sens.
Les logiciels et les applications, entre autres, peuvent répondre à ces nouvelles tendances plus facilement. Par ailleurs, les entreprises avant-gardistes peuvent tirer parti de ces tendances pour remplacer les réunions traditionnelles par des processus simplifiés plus efficaces.
Conseil de pro : l’expert Evernote Neil Maxfield déclare : « Ne laissez pas passer une journée sans examiner les tâches dans lesquelles vous devez avancer. Chaque soir, sans faute, vérifiez le contenu de la journée (emails, notes, etc.), envoyez les éléments importants dans Evernote et joignez les contenus pertinents aux futures réunions en utilisant le widget Calendrier dans l’Accueil. »
Visibilité des informations + collaboration = pas de réunions
Entre la dispersion des membres de l’équipe et les options de travail à distance qui se généralisent, il devient de plus en plus difficile de fixer des heures précises pour des réunions communes. Déployer autant d’efforts pour maintenir une ancienne méthode est éprouvant. Par ailleurs, une approche asynchrone des réunions (fournir les informations nécessaires dans un lieu centralisé, avec l’interactivité indispensable pour effectuer rapidement des ajouts et des ajustements) permet à tous·tes les membres de collaborer, même s’il·elle·s se trouvent dans des fuseaux horaires différents, avec des horaires de travail radicalement différents.
Mais la transition ne se fait pas du jour au lendemain et nécessite une planification et une exécution minutieuses, ainsi que des outils adaptés. Les réunions asynchrones doivent offrir une visibilité maximale à l’ensemble des participant·e·s, ainsi que des fonctionnalités collaboratives garantissant que les contributions de chacun·e sont vues et entendues. En appliquant les principes des réunions hautement ciblées et productives, vous pouvez obtenir des résultats aussi efficaces :
- Énoncez clairement les résultats souhaités et élaborez un plan solide sur la méthode que vous utiliserez pour les atteindre.
- Préparez les points dont vous discuterez, partagez-les avec les membres de l’équipe et encouragez-les à faire part de leurs commentaires.
- Rassemblez les informations dans un hub central.
- Affectez un·e membre de l’équipe à chaque élément d’action et fournissez un délai et la liste des attentes concernant l’exécution des tâches.
- Donnez à chaque membre de l’équipe l’occasion de donner son avis.
- Prévoyez des points réguliers et définissez des rappels pour aider l’équipe à rester sur la bonne voie et à tenir les délais.
Astuce : les espaces dans Evernote Teams rendent les informations accessibles à tous·tes celles et ceux qui en ont besoin et permettent d’ajouter des notes et de faire des ajustements. Cela rend la collaboration plus efficace et, par conséquent, élimine le besoin d’enchaîner les réunions. L’hébergement des données de projet pertinentes dans un espace virtuel permet à votre équipe de consulter les informations et d’apporter des modifications où qu’elle se trouve, à tout moment et à partir de n’importe quel appareil.
Terminées les réunions improductives
Les réunions sont un élément essentiel de la gestion d’équipe. Il n’y a pas de moyen plus simple pour faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde sur un problème donné que de se rencontrer en face à face et d’en discuter. Cela dit, seule une réunion ciblée et bien organisée sera productive. Pour les équipes qui s’efforceront de transformer les réunions (au lieu de se contenter de les tolérer), les avantages seront nombreux.
