« Les réunions devraient être comme du sel : un aromate saupoudré délicatement pour relever un plat, et non versé de manière inconsidérée sur chaque bouchée. L’excès de sel gâche les plats. L’excès de réunions nuit au moral et à la motivation. »
– Jason Fried
Toutes les personnes qui assistent aux réunions, que ce soit les organisateur·ice·s et les membres de l’équipe, aimeraient qu’elles soient plus productives, l’idéal étant d’échanger un maximum d’informations dans un laps de temps assez court pour atteindre de manière plus concrète les objectifs de l’entreprise. Les réunions devraient être des discussions qui mènent à des décisions, mais dans bien des cas, c’est l’inverse qui se produit : il n’y a pas de résultats concluants et un temps précieux est perdu.
Mais avec un coaching adapté, les managers et les superviseur·se·s peuvent former leurs équipes pour qu’elles organisent de meilleures réunions et remportent de grandes victoires. C’est une compétence aussi importante que les autres en gestion, et si vous gérez vos réunions de manière proactive grâce à une planification, une préparation et une hiérarchisation appropriées, ces rassemblements redoutés, mais nécessaires, deviendront bien plus productifs.
L’intérêt du travail préparatoire
Se rendre à une réunion sans préparation est le meilleur moyen de perdre du temps. Plus vous encouragerez les membres de votre équipe à réaliser un « travail préparatoire » efficace, plus les résultats seront remarquables. Voici quelques stratégies pour vous aider :
- Décrivez les objectifs généraux de la réunion et identifiez les acteur·ice·s clés.
- Fixez des objectifs réalisables afin de faire avancer un projet.
- Dressez la liste des points à aborder et transmettez ces informations dans un format facilement assimilable.
- Consultez les membres de l’équipe au sujet de l’ordre du jour de la réunion et sollicitez leur contribution. Ils signaleront peut-être des points pertinents qui vous ont échappé. Un ordre du jour collaboratif permet d’impliquer davantage les participant·e·s et de tenir compte de leurs préoccupations.
- Confiez chaque point clé à un·e membre de l’équipe, qui en sera alors responsable.
Astuce : utilisez Evernote pour créer un ordre du jour pour chaque réunion, puis partagez-le avec les membres de l’équipe concerné·e·s afin qu’il·elle·s puissent ajouter leurs propres points de discussion. Quand Evernote est connecté à votre Google Agenda, vous pouvez associer l’ordre du jour à l’événement du calendrier et définir une notification pour l’ouvrir juste avant la réunion.
Priorisez, priorisez, priorisez
« Les réunions doivent être délibérées et intentionnelles. C’est l’objectif, et non l’habitude, qui doit rythmer votre organisation. »
– Chris Fussell
Le plus difficile quand on planifie une réunion, c’est d’identifier les points importants et ceux qui ne le sont pas. Sans priorités claires, vous ouvrez la porte aux digressions et aux détails sans importance. La clé d’une réunion efficace est de ne pas s’éloigner de l’objectif fixé et la meilleure façon d’y parvenir est d’évaluer et de hiérarchiser les sujets de discussion.
Classez les points à l’ordre du jour en fonction de leur importance, en commençant par les sujets majeurs. Si la réunion dure longtemps, les points les moins importants que vous n’avez pas eu le temps d’aborder pourront être traités dans des discussions après la réunion.
Comme le note avec justesse Chris Fussell du McChrystal Group Leadership Institute : « Les réunions doivent être délibérées et intentionnelles. C’est l’objectif, et non l’habitude, qui doit rythmer votre organisation. »
Il existe différentes techniques pour aider les managers à identifier et hiérarchiser les priorités, notamment les méthodes ABCDE, SCRUM et MoSCoW. La plupart consistent à déterminer ce sur quoi il faut agir en premier et ce qui dépend de la réalisation d’autres choses. Selon l’organisation de votre entreprise, vous pouvez également autoriser les responsables à développer et à utiliser leurs propres techniques de hiérarchisation, afin de répondre au mieux aux besoins de leur équipe.
Astuce : définissez les priorités des réunions au plus tôt avec les Tâches et assignez des responsabilités individuelles aux membres de l’équipe. De cette façon, il·elle·s pourront y accéder avant la réunion, ce qui leur permettra de signaler les éléments à aborder. Créez des rappels pour les points qui ne sont pas encore prioritaires, mais qui doivent néanmoins être traités. N’oubliez pas les projets qui dépendent « de la réalisation d’autres choses » dont nous avons parlé tout à l’heure !
Entraînez-vous à prendre des notes de manière efficace
Il est essentiel que toutes les informations présentées lors de la réunion soient capturées (idéalement en temps réel) pour que les membres de l’équipe puissent y accéder par la suite, et pour éviter de gâcher vos efforts de préparation.
La capture d’informations en temps réel garantit que tous les points de discussion sont authentiques et unifiés, et permet aux membres de l’équipe d’être sur la même longueur d’onde. Un bon compte-rendu de réunion doit se concentrer sur les actions, c’est-à-dire les tâches qui doivent être exécutées pour atteindre les objectifs de la réunion. Ils doivent mettre en évidence les décisions prises, les actions nécessaires pour y parvenir et les personnes responsables.
Astuce : utilisez le modèle de compte-rendu de réunion d’Evernote pour ne rien négliger. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité d’enregistrement audio pour capturer les conversations au fur et à mesure et réécouter les échanges clés plus tard afin de ne manquer aucun détail. Partagez les comptes-rendus de réunion instantanément afin que tout le monde ait accès à l’ensemble des informations dans un endroit centralisé. Les membres de l’équipe peuvent ensuite ajouter leurs propres notes et alerter les autres, ce qui facilite la communication et permet à chacun de s’attaquer à ses actions respectives.
Derrière chaque gagnant·e se cache un·e excellent·e coach
Entre les horaires hybrides et le télétravail, les réunions sont devenues essentielles pour veiller à ce que tous les membres de l’équipe, du service et de l’entreprise partagent les mêmes grands objectifs. Diriger une équipe est à la fois éprouvant et gratifiant. Avec les bonnes techniques et la bonne plateforme, vous aurez tous les outils en main pour aider votre équipe à organiser des réunions efficaces.
