Utiliser Evernote

Comment gérer vos documents financiers

Mettre de l’ordre dans vos documents financiers n’est peut-être pas la tâche la plus passionnante de votre liste, mais elle pourrait bien vous simplifier la vie. La bonne nouvelle, c’est qu’avec Evernote, organiser et conserver vos informations financières est très simple. Nous allons vous expliquer comment faire.

Avant de commencer, pensez à consulter votre conseiller financier ou votre spécialiste en déclarations de revenus pour voir s’il a des recommandations particulières en matière d’organisation et de rétention des documents.

Mettre en place une structure

Configurez deux carnets de notes pour chaque année civile : un pour les documents relatifs aux impôts et un autre pour les dépenses. Par exemple : « Impôts 2016 » et « Dépenses 2016 ». Vous pouvez utiliser ces carnets pour enregistrer vos données financières de l’année.

Si vous utilisez un gestionnaire des dépenses ou un outil de comptabilité comme Mint, Quicken, Quickbooks ou Xero, créez des étiquettes correspondant à chaque catégorie de dépense : Voiture, Courses, Médical, etc. Si vous n’utilisez pas d’outil, demandez à votre spécialiste en déclarations de revenus de vous aider à créer des catégories de dépenses adaptées à votre situation financière personnelle. Vous pourrez ensuite utiliser ces étiquettes lorsque vous enregistrerez vos dépenses.

Il est également probable que vous ayez des catégories toujours d’actualité, pas nécessairement liées à une année en particulier, comme des rapports de crédit et des talons de paie. Créez des carnets de notes pour chacune de ces catégories et rassemblez-les au lieu de les séparer par année.

Pour organiser votre vie financière, créez une pile de carnets de notes financière qui regroupera tous les éléments au même endroit dans votre liste de carnets de notes. Pour un accès rapide, faites glisser cette pile directement vers les raccourcis dans la barre latérale. Déposez également les carnets de notes individuels fréquemment utilisés, comme Dépenses 2016, dans les raccourcis.

Collecter des documents

Une fois votre structure créée, vous pouvez commencer à importer tous vos documents financiers dans Evernote. Pour les documents papier, comme les factures, les bordereaux explicatifs ou les reçus, ouvrez Evernote sur votre appareil mobile et capturez-les. Donnez à chaque note un titre comprenant le nom du fournisseur, étiquetez-la à l’aide des catégories de dépense précédemment configurées, puis enregistrez-la dans votre carnet de notes de dépenses. C’est également le moment de vous rendre sur le site Web de vos fournisseurs et d’opter pour les relevés électroniques ou la facturation électronique.

Il est très simple de collecter dans Evernote des documents électroniques, comme des factures ou des reçus envoyés par email. Si vous avez une facture ou un relevé au format PDF, il vous suffit de le faire glisser dans Evernote. En ce qui concerne les reçus ou documents qui se trouvent dans votre boîte email, transférez-les directement dans Evernote : de nouvelles notes seront créées. Une fois les documents enregistrés dans Evernote, donnez un titre à vos notes et attribuez-leur des étiquettes, puis déplacez-les vers votre carnet de notes de dépenses.

Pour simplifier ce processus à l’avenir, utilisez l’outil FileThis de l’App Center pour automatiser l’extraction de vos factures et relevés électroniques. Connectez FileThis à vos fournisseurs et à Evernote : lorsque les relevés et factures seront disponibles, FileThis les téléchargera et les enregistrera automatiquement dans Evernote pour vous. Personnellement, j’adore cette fonctionnalité, car je n’ai pas à me rendre sur le site Web de chaque fournisseur pour télécharger les relevés. Ils sont automatiquement enregistrés dans mon carnet de notes de dépenses sans que j’intervienne.

Gérer vos documents

Comme la plupart de vos informations financières seront classées par année, vous devrez réaliser une maintenance annuelle pour rester organisé. Comme indiqué ci-dessus, créez deux carnets de notes, un pour les impôts et l’autre pour les dépenses de l’année. Supprimez les carnets de notes de l’année précédente de vos raccourcis et remplacez-les par les raccourcis des deux nouveaux carnets créés.

Les carnets de notes de l’année précédente seront rangés dans votre liste de carnets de notes, vous pourrez donc les consulter si vous avez besoin de retrouver une dépense ou autre. Il vous suffira de lancer une recherche dans votre carnet de notes par titre ou étiquette pour trouver l’élément recherché.

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