Nous sommes nombreux à penser que le travail en équipe est essentiel pour faire de grandes choses, car faire cavalier seul n’est pas chose facile. Mais, en même temps, travailler en équipe n’est pas toujours une partie de plaisir.
Nous avons tous eu un jour la désagréable impression que notre équipe réinventait la roue ou tournait en rond. Nous avons eu du mal à retrouver des fichiers, à nous souvenir de l’outil utilisé par un collègue pour nous envoyer tel ou tel document. Nous avons travaillé dur sur un projet, avant de découvrir qu’il avait déjà été traité ou, pire encore, qu’une autre équipe travaillait exactement sur la même chose au même moment. Nous avons vu les réunions remplir nos agendas et apporter leur lot de soucis. De quoi nourrir un sentiment de frustration vis-à-vis du travail en équipe, sans parler des blagues sarcastiques et des soupirs d’exaspération.
Il est souvent tentant de chercher des solutions miracles. Vous pouvez annuler quelques réunions ou envoyer davantage d’emails sur l’avancement du projet, mais vous n’irez pas bien loin. Car le problème est plus profond. Ce que vous voyez, ce ne sont que les symptômes d’un problème plus vaste. Pour le régler, vous devez vous pencher sur la communication et la transparence.
L’antidote ? Prenez des mesures dès maintenant pour commencer à rendre la collaboration plus efficace. Voici quelques astuces :
1. Améliorez la communication
La communication est au cœur de la collaboration, mais d’une certaine façon, nous parlons trop et partageons trop peu. Nous organisons quantité de réunions inefficaces et nous ne parlons pas des choses sur lesquelles nous travaillons. Nous avons tout un tas d’outils de communication, mais chacun d’entre nous les utilise à sa manière. Résultat : la confusion s’installe et retrouver des informations relève du défi.
Voici quelques idées pour améliorer la communication :
- Conservez les réunions utiles. En effet, l’idée n’est pas de supprimer toutes les réunions, mais de faire des réunions efficaces. Il vous faut un mélange de séances consacrées à la stratégie globale et de réunions pour réfléchir sur le plan tactique. Vous devez également partager les mises à jour importantes et vous renseigner sur les projets sur lesquels travaillent les autres équipes pour éviter les doublons. Pensez à introduire des réunions debout quotidiennes ou hebdomadaires ou des réunions rapides avec toute l’équipe pour permettre à chacun de se tenir informé.
- Fixez quelques règles de base. Tout devient plus simple quand on utilise les bonnes méthodes pour communiquer. Réunissez-vous pour mettre au point une charte d’équipe pour la communication. Indiquez quand les vidéoconférences, les appels, les chats ou les emails doivent être utilisés, par ordre de préférence.
- Aidez votre équipe à devenir rapidement opérationnelle. Utilisez des outils pour vérifier que tout le monde a une visibilité sur les projets. Par exemple, dans les Espaces d’Evernote Business, vous pouvez utiliser les fonctionnalités « Nouveautés » et « Notes épinglées » pour obtenir rapidement des informations sur les nouveaux projets ou les tâches importantes que tout le monde doit connaître. Pour faciliter les choses, vous pouvez créer une note avec une liste à jour des projets en cours et l’épingler dans un espace accessible à tous.
2. Améliorez la transparence
Au travail, on a parfois la tête dans le guidon et on oublie les autres. On a également tendance à ne partager que les produits les plus soignés et à se concentrer sur ce qui a marché, en laissant de côté les loupés. Pourtant, il est essentiel d’instaurer une culture de la transparence et du partage. Voici quelques idées :
- Partagez tout, et pas seulement le résultat final. Efforcez-vous de partager des notes sur le travail en cours, des recherches, des mises à jour sur l’avancement du projet, etc. Avec les Espaces, vous pouvez utiliser un espace pour stocker tout le travail de votre équipe, ce qui vous évitera de faire des recherches dans les drives partagés, les emails ou vos propres fichiers lorsque vous aurez besoin d’informations sur les précédents projets.
- Acceptez le bon comme le mauvais. Parlez de tout, y compris de ce qui ne se passe pas très bien. Utilisez les mises à jour du statut du projet ou les analyses rétrospectives pour voir ce qui aurait pu être fait différemment et éviter que quelqu’un d’autre fasse les mêmes erreurs plus tard.
- Rappelez aux autres de partager leurs informations. Il faut bien que quelqu’un s’y colle ! Demandez à voir sur quoi travaille telle ou telle personne. Si votre équipe utilise Evernote Business, rappelez à vos collègues d’ajouter leurs notes à l’espace. La transparence ne peut fonctionner que lorsque tout le monde se prête au jeu, et parfois, un petit coup de pouce est nécessaire.
- Partagez des informations pour plus tard. La transparence fait d’une pierre deux coups : vous devenez plus efficace sur le moment tout en assurant votre productivité future. Lorsque toutes les informations sont communiquées et documentées de manière transparente, votre équipe fonctionne mieux. Les retombées seront également positives pour vos futurs collègues. Avec Evernote Business, ils pourront parcourir le Répertoire des espaces de votre équipe avant de commencer un projet, découvrir et utiliser le travail qui aura déjà été effectué.
La collaboration est difficile, mais nous nous donnons pour mission de la rendre plus simple. En prenant des mesures pour améliorer la communication et la transparence, vous améliorerez le travail en équipe pour tous.
