Il est 16h45 un mercredi et une question vous préoccupe : qu’est-ce que je devrais être en train de faire en ce moment ?
Vous êtes occupé à avancer dans vos projets, mais le nombre de notifications dans votre boîte e-mail ne cesse de grimper. Il faut vraiment que vous parliez à Jean de… de quoi, déjà ? Tiens, le téléphone sonne. C’est le professeur de votre fille qui vous informe que ses notes ne sont pas satisfaisantes et qu’elle a besoin de plus d’attention. Vous avez une réunion urgente à 17h, ce qui ne vous laissera pas le temps de terminer le programme de la réunion à l’extérieur de demain. Et voilà que vous commencez à recevoir des messages des participants parce que vous n’avez toujours pas envoyé les détails logistiques. Vous avez un plan stratégique qui est presque fini, mais pour lequel vous attendez depuis des semaines la contribution d’un membre du conseil. En plus de tout ça, vous savez qu’il y a peut-être quelque chose de plus urgent à faire, mais vous ne souvenez pas de quoi il s’agit.
Bienvenue dans l’ère de la surinformation, qui a réduit la capacité d’attention de nombre d’entre nous.
Le livre à succès de David Allen, Getting Things Done* (surnommé affectueusement GTD par ses fans) propose une approche simple en 5 étapes pour gérer la complexité du travail moderne. Le livre, qui s’est écoulé à des millions d’exemplaires dans des dizaines de pays dans le monde, est un véritable guide pratique de la productivité sans stress. Et il se trouve que la méthode GTD peut être facilement appliquée dans Evernote. Si cet article vous inspire, téléchargez ces modèles Evernote sur mesure de Barbara Fuller (Simplify Days) pour bien commencer l’année avec GTD.
Voici les étapes recommandées par GTD pour une productivité sans stress :
- CAPTUREZ chaque engagement dans votre vie dans un espace fiable en dehors de votre tête (comme un logiciel ou un bout de papier).
- CLARIFIEZ avec précision chaque engagement, le résultat souhaité et uniquement la prochaine action requise.
- ORGANISEZ les rappels de ces actions dans une Liste de projets.
- RÉFLÉCHISSEZ à votre liste toutes les semaines pour vérifier qu’elle est claire, à jour et complète.
- EXÉCUTEZ vos actions en prenant des décisions intuitives concernant les prochaines étapes et faites confiance à votre système pour que rien ne passe entre les mailles du filet.
La meilleure introduction à ces cinq étapes est le « Project List Mindsweep », un exercice guidé pas à pas qui vous permettra d’identifier le nombre de projets dans lesquels vous vous êtes engagé dans votre vie professionnelle et dans votre vie privée. Cet exercice est la première étape pour commencer à contrôler sereinement votre charge de travail. Tout commence par l’identification claire et visible de l’état actuel de vos engagements.
L’énergie libérée par cet exercice de capture vous donnera la motivation nécessaire pour bien réfléchir aux quatre étapes suivantes : clarifier, organiser, étudier et exécuter votre nouveau workflow.
Dans cet article, je vais vous guider dans l’exercice « Project List Mindsweep ». Ajoutez les quatre modèles ci-dessous à votre compte Evernote pour pouvoir suivre avec vos propres projets.
Comment utiliser les modèles Evernote >>
L’exercice « Project List Mindsweep »
Cet exercice est très utile, que vous n’ayez jamais entendu parler de GTD ou que vous pratiquiez la méthode depuis des années. La plupart des gens seraient incapables de dresser l’inventaire complet de leurs projets, même si leur vie en dépendait. Pourtant, ils disent qu’ils ont trop à faire et qu’ils n’ont pas la capacité suffisante pour tout gérer. Sans une Liste de projets complète, vous ne pouvez pas connaître votre capacité réelle.
Comprendre la définition du terme « Projet » selon GTD
Nous utilisons le terme « projet » pour parler de tout un tas de choses, qu’il s’agisse d’un projet de construction à plusieurs millions de dollars ou de la rénovation d’une salle de bain.
Dans la méthode GTD, la définition du terme « projet » est plus restreinte : tout résultat que vous vous engagez à obtenir qui nécessite plus d’une action.
Cette définition nous force à reconnaître que même le plus simple des résultats, comme acheter des écouteurs ou préparer une présentation, nécessite de nombreuses étapes. Au lieu de les garder dans notre tête, nous allons les noter dans un outil externe. Nous nous obligeons ainsi à poser un jalon pour évaluer régulièrement nos progrès. Étant donné que votre Liste de projets contient tous ces jalons, vous pouvez vous concentrer pleinement sur la prochaine action.
Avec cette définition, la plupart des gens obtiennent entre 30 et 100 projets. Voilà pourquoi il est préférable d’utiliser un outil externe, et non notre cerveau, pour les conserver.
Vous voulez suivre avec vos propres projets ? Ajoutez ces modèles Evernote pour GTD à votre compte et créez vos notes Liste de projets, Projet individuel, Domaines de responsabilité et Révision hebdomadaire.
Étape 1 : Capturez
Videz votre cerveau
Ne jugez pas. Ne filtrez pas. Ne tentez pas de clarifier, de traiter, d’organiser ou de classer les éléments que vous capturez. C’est une autre étape.
Utilisez le modèle de Liste de projets pour cette étape. Nous organiserons et clarifierons la liste de projets que vous élaborerez au cours des prochaines étapes.
Voici quelques pistes si vous ne savez pas où chercher :
Votre esprit
Qu’est-ce qui vous préoccupe ? Identifiez vos préoccupations comme des Projets. Nommez-les pour pouvoir les contrôler. Qu’est-ce qui prend trop de place dans votre esprit ? Quelles sont les activités dans lesquelles vous ne progressez pas et qui gagneraient à être structurées ?
Exemple : « J’ai mal au dos » => Prendre rendez-vous chez le médecin pour diagnostiquer la douleur
Calendrier
Revenez quelques semaines en arrière dans votre calendrier : qu’est-ce qui nécessite un suivi ? Quelles tâches devez-vous terminer ? Quels projets voulez-vous créer pour suivre les événements passés ?
Penchez-vous sur l’avenir : que devrez-vous planifier ou préparer ? Quels objectifs devez-vous vous fixer ? Que devez-vous rattraper ?
Exemple : « Je dois déterminer ce que nous allons faire lors de la réunion à l’extérieur » => Faire le programme de la réunion à l’extérieur
Liste des actions suivantes (tâches)
Quelles sont les choses que vous faites déjà et qui font partie d’un projet de plus grande ampleur que vous n’avez pas encore identifié ?
Exemple : « Je dois recontacter la femme de ménage » => Contacter la femme de ménage et planifier une heure de ménage hebdomadaire
Agendas
Et la communication ? Y a-t-il des actions que vous avez déjà prévues avec des personnes et qui font partie d’un projet de plus grande ampleur ?
Exemple : « Je dois rappeler Linda » => Développer la campagne de vente avec Linda
Porte-documents/sac/portefeuille
Quelles sont les choses que vous avez conservées parce qu’elles vous rappellent de faire telle ou telle chose ? Quels sont les éléments que vous avez gardés parce que vous en avez besoin pour un projet ?
Exemple : Carte de visite dans le sac => Contacter un entrepreneur potentiel rencontré à une conférence
Environnement physique
Regardez dans votre bureau, chez vous, dans votre voiture. Quels sont les objets physiques qui représentent des projets que vous n’avez pas encore identifiés ?
Exemple : Document sur le bureau => Envoyer le document à un partenaire commercial
Environnement numérique
Regardez sur le bureau de votre ordinateur, dans le dossier de téléchargements, le dossier des documents, les favoris, les emails et les onglets de navigation ouverts. Quels éléments gardez-vous parce qu’ils font partie d’un projet que vous pouvez nommer et organiser ?
Exemple : Article PDF sur le bureau => Lire l’ébauche de l’article et faire un retour au co-auteur
Processus ou procédures
Quels processus dans votre travail ou votre vie pourraient être plus efficaces, simplifiés ou ciblés ? Quelles sont les tâches que vous faites régulièrement et qui vous prennent trop de temps, qui sont trop complexes ou auxquelles vous n’avez pas bien réfléchi ?
Exemple : Courses => Faire la liste des aliments de base et configurer une livraison récurrente sur Amazon Fresh
Opportunités créatives
Qu’aimeriez-vous apprendre, développer, créer, accomplir, commencer, explorer ou expérimenter en tant que projet ?
Exemple : Brochure pour classe d’improvisation => Se renseigner et s’inscrire à un cours d’improvisation
Développement de compétences
Y a-t-il des compétences que vous aimeriez apprendre ? Quels hobbies aimeriez-vous commencer ? Quel type de projet pourrait donner un coup de pouce à votre carrière ou rendre votre vie plus amusante ou intéressante ?
Exemple : Email de confirmation de l’achat de cours en ligne => Suivre le cours en ligne sur Python
Ne vous préoccupez pas du résultat exact de chaque Projet que vous identifiez à cette étape ou de savoir si vous êtes engagé dans ce projet. Rien ne doit vous empêcher de noter quelque chose qui pourrait être un projet. Et ne vous prenez pas la tête pour leur trouver un nom.
À la fin de cette étape, vous obtiendrez sans doute quelque chose comme ça (peut-être en un peu plus long) :
- Prendre rendez-vous chez le médecin pour diagnostiquer la douleur
- Faire le programme pour la réunion à l’extérieur de l’équipe
- Trouver une femme de ménage et planifier une heure de ménage hebdomadaire
- Développer la campagne de vente avec Linda
- Contacter un entrepreneur potentiel rencontré à une conférence
- Envoyer le document à un partenaire commercial
- Lire l’ébauche de l’article et faire un retour au co-auteur
- Faire la liste des aliments de base et mettre en place une livraison récurrente
- Se renseigner et s’inscrire à un cours d’improvisation
- Suivre un cours en ligne sur Python
Dans la prochaine étape, nous déciderons de ce que nous ferons avec ces Projets.
Étape 2 : Clarifiez
Affinez votre liste
Dans l’étape précédente, vous avez noté tous les projets potentiels dans une liste qui vous permet de les visualiser objectivement.
Il faut maintenant « nettoyer » votre liste pour la rendre plus claire et exploitable.
Continuez à utiliser le modèle de Liste de projets pour cette étape en déplaçant les éléments obtenus lorsque vous avez vidé votre esprit vers la section Liste de projets initiaux.
Quelques options possibles :
Supprimez tout ce qui n’est pas un Projet
Parfois, il faut noter quelque chose pour se rendre compte que ça n’a pas vraiment d’importance ou que ça ne nous intéresse pas. Si c’est le cas, supprimez cet élément et oubliez-le.
Placez les projets « un jour/peut-être » en bas de la liste.
Placez toutes les choses que vous pourriez avoir envie de faire un jour ou l’autre ou que vous n’êtes pas sûr de vouloir faire au bas de la liste.
Fusionnez les projets qui sont liés au même résultat.
Si vous avez des éléments associés comme « Rechercher un ordinateur », « Sauvegarder et reformater l’ordinateur actuel » et « Consacrer un budget à l’achat d’un ordinateur », vous pouvez sûrement les fusionner dans un Projet global intitulé « Acheter un nouvel ordinateur ».
Si un Projet consiste vraiment en une seule tâche, ajoutez-le à votre calendrier à la place.
Par exemple : « Récupérer ma sœur à l’aéroport » n’est pas une action qui nécessite un suivi dans le temps. Ajoutez-la à votre calendrier et cela déclenchera les actions nécessaires.
Déléguez tout Projet approprié
Même si vous déléguez un projet, si vous êtes responsable du résultat, vous devez créer un Projet pour surveiller sa progression.
Étape 3 : Organisez
Identifiez le résultat ou l’intention de chaque Projet
Vous ne pouvez pas parler de Projet tant que vous n’avez pas identifié le résultat souhaité. Dans cette étape, vous allez identifier ce que vous attendez de chaque élément. Vous pourrez ensuite les placer dans votre Liste de projets individuels.
Continuez à utiliser le modèle de Liste de projets pour cette étape en déplaçant les éléments de la Liste de projets initiaux vers la Liste de projets individuels au fur et à mesure que vous identifiez les résultats souhaités.
Certains projets ont un objectif précis. Ex. : acquérir 100 nouveaux prospects et faire 25 nouvelles ventes. D’autres sont plus ouverts ou axés sur une intention. Ex. : passer des vacances paisibles en famille.
La méthode S.M.A.R.T. est un moyen classique et efficace de formuler des résultats (ou objectifs) clairs. S.M.A.R.T. signifie Spécifique, Mesurable, Accessible, Réaliste, Temporellement défini. Cette méthode vous aide à rendre les objectifs aussi concrets et spécifiques que possible, sans vous laisser distraire par de grands « objectifs de vie ». Demandez-vous simplement ce que vous voulez obtenir de chaque projet.
Utilisez notre liste comme exemple :
- Prendre rendez-vous chez le médecin pour diagnostiquer la douleur [Résultat : la douleur est guérie et je peux dormir la nuit sans inconfort, avant le 1er mars 2018]
- Faire le programme de la réunion à l’extérieur de l’équipe [Résultat : les membres de l’équipe savent exactement ce qu’ils doivent faire et nous identifions les prochaines actions pour tous les points du programme, avant lundi 19 février]
- Trouver une femme de ménage et planifier une heure de ménage hebdomadaire [Résultat : une heure de ménage hebdomadaire est bloquée dans le calendrier et la maison est toujours propre, avant le 1er avril 2018]
- Développer la campagne de vente avec Linda [Résultat : la campagne de vente est approuvée par la direction, le budget est alloué et l’équipe est informée, avant le 15 décembre 2018]
N’oubliez pas que le « T » de S.M.A.R.T. signifie « temporellement défini ». Autrement dit, chaque résultat doit avoir une date limite, qu’elle soit impérative ou souhaitée.
Notez les résultats/intentions identifiés pour chaque Projet dans la deuxième colonne, et le délai ou la date limite dans la troisième.
Réécrivez les titres de vos Projets pour indiquer clairement comment chaque Projet mène au résultat souhaité.
C’est le moment d’apporter quelques modifications. Vérifiez que vous savez ce que signifie « Terminé » pour chaque projet. Si vous ne savez pas à quoi doit ressembler le projet fini, vous aurez du mal à le terminer.
Commencez chaque Projet avec un verbe qui décrit TERMINÉ : finaliser, présenter, livrer, terminer, envoyer, clarifier, organiser, mettre à jour, implémenter, résoudre, réorganiser, concevoir, déployer, installer, configurer, publier.
Si vous utilisez des verbes comme gérer, superviser, assurer ou maximiser, il s’agit sûrement d’un Domaine de responsabilité et non d’un Projet. Un Domaine de responsabilité est une partie de votre vie dans laquelle vous vous êtes engagé à respecter certaines normes (ex. : santé, finances, appartement ou productivité). Il est essentiel de les surveiller, mais ils n’ont pas leur place dans votre Liste de projets.
Vous pouvez placer ces éléments dans notre modèle de Domaines de responsabilité, que vous gérerez séparément de votre Liste de projets.
Étape 4 : Réfléchissez
Consultez vos listes GTD toutes les semaines.
Regardez votre liste dans sa globalité et posez-vous des questions essentielles :
- Cette liste représente-t-elle parfaitement mes priorités, intérêts, valeurs et objectifs à long terme ?
- Dans quels Domaines de responsabilité ai-je trop de Projets ? Ou pas assez ?
- Y a-t-il des objectifs importants auxquels aucun Projet n’est associé ?
- Est-ce que je consacre du temps ou de l’attention a quelque chose qui n’a pas d’objectif clair ?
- Si quelque chose n’est pas clair, demandez-vous : « Qu’est-ce que j’essaye d’accomplir ? » ou « Pourquoi faire ceci ? ».
- Dans cet inventaire, y a-t-il des Projets que vous voulez supprimer, repousser, renégocier ou clarifier ?
Réfléchissez à votre semaine avec ce modèle Evernote pour créer une Révision hebdomadaire.
Bonus : priorisez votre liste par Projets
Prioriser les tâches individuelles ou les informations au fur et à mesure qu’elles se présentent peut être épuisant, car on essaye de décider de plusieurs choses en même temps :
- Est-ce important ?
- Est-ce urgent ?
- Est-ce que ça fait partie d’un Projet important ?
- Est-ce que ça fait partie d’un Projet urgent ?
- Est-ce un détail insignifiant ou essentiel ?
Vous pouvez vous épargner ces questions en pré-priorisant votre travail par Projet, et non par tâche. Triez la liste par ordre de priorité décroissant, selon l’attention que doit vous prendre chaque Projet pendant une semaine donnée. En procédant ainsi toutes les semaines, vous pourrez plus facilement prendre des décisions granulaires pendant la semaine.
Comme vos Projets évoluent en permanence, il est préférable de faire la Révision hebdomadaire régulièrement. Selon David Allen, la Révision hebdomadaire est la clé de la méthode GTD. C’est un rendez-vous permanent avec vous-même pour réfléchir à la semaine et mettre à jour votre Liste de projets.
Si vous adoptez une perspective sereine et équilibrée au moment de faire cette révision, loin du chaos de votre journée de travail, il sera plus facile de maintenir cette perspective toute la semaine. Vous penserez moins comme un chef de projet individuel, et plus comme un gestionnaire de portefeuille de projets qui équilibre tous les risques et avantages du portefeuille dans sa globalité.
Étape 5 : Exécutez
Retrouvez le contrôle et gagnez en productivité.
Avec une Liste de projets précise, vous pourrez exécuter vos tâches sans avoir l’esprit encombré par tout ce que vous devez faire. L’objectif de la méthode GTD est de faire en sorte que le stress, les tensions et les obstacles donnent naissance à de nouveaux projets, et non à des émotions.
Pour en savoir plus sur la méthode GTD, lisez le livre (en anglais), abonnez-vous au site GTD Connect (qui comprend des webinaires, des entretiens et des guides pédagogiques sur tous les aspects de la méthode) ou à mes cours vidéo en ligne : Get Stuff Done Like a Boss.
*GTD® et Getting Things Done® sont des marques déposées de The David Allen Company. Ce cours n’est ni approuvé par cette entreprise ni affilié à cette entreprise.
