Que vous prépariez vos examens ou que vous enchaîniez les réunions, trouver le temps de tout faire jour après jour relève du défi. Et c’est encore plus difficile si vous n’avez pas trouvé un moyen efficace de suivre et de mettre à jour votre emploi du temps.
Vous pensez peut-être être suffisamment aguerri·e pour pouvoir garder votre calendrier dans votre tête, mais votre cerveau ne peut contenir qu’une quantité limitée d’informations. Peut-être préférez-vous utiliser un calendrier papier traditionnel ou êtes-vous un·e adepte de la méthode des notes autocollantes depuis toujours, mais ces petits morceaux de papier ne peuvent pas vous envoyer de notifications. Et bien que le calendrier affiché dans votre cuisine soit utile pour suivre les vacances, les anniversaires et le ramassage hebdomadaire des ordures, vous ne pouvez pas l’emporter avec vous lorsque vous êtes en déplacement.
De nos jours, utiliser un calendrier numérique est le moyen le plus productif de gérer votre emploi du temps. Comme une application de calendrier numérique peut être mise à jour et synchronisée sur plusieurs appareils, vous n’avez à effectuer les mises à jour et les modifications qu’une seule fois. Grâce aux notifications et aux rappels, vous ne manquerez plus les rendez-vous, dates d’échéance ou anniversaires de mariage à venir. De plus, en connectant votre calendrier à l’application dans laquelle vous stockez vos notes, fichiers, tâches et autres informations importantes, vous êtes sûr·e que rien ne passera à travers les mailles du filet.
En fait, quand vous commencez à considérer votre calendrier comme la « base » de toute votre vie, il devient l’outil d’organisation le plus important de votre kit de gestion du temps.
Comment optimiser votre « base »
Les outils nous facilitent la vie, mais seulement si nous les utilisons correctement, et les calendriers ne font pas exception. Même si vous vous êtes mis·e à la page et que vous utilisez un calendrier numérique, à quelle fréquence le consultez-vous ? 66 % des répondant·e·s à l’enquête disent toujours garder leurs calendriers ouverts, 21 % le consultent plusieurs fois par jour et les autres n’y accèdent que pour ajouter ou mettre à jour un événement.
Comme pour toute bonne habitude, maintenir, mettre à jour et consulter votre calendrier devrait faire partie de votre routine quotidienne. Voici quelques conseils utiles pour optimiser votre « base ».
Utilisez-le pour répartir votre temps
Votre calendrier est-il un ensemble désorganisé de tâches et de réunions ? Vous pouvez prévoir autant de tâches que vous le souhaitez dans une journée, mais cela ne vous sera pas d’une grande utilité si vous ne les exécutez pas. Essayez l’une de ces stratégies de répartition du temps pour améliorer vos compétences en matière de gestion de calendrier :
- L’utilisation de blocs de temps est la méthode la plus simple. Divisez votre journée en plusieurs plages horaires et attribuez-leur différentes activités. Organisez-vous avec des codes couleurs, des lignes en gras ou toute autre méthode visuelle qui vous convient. Délimiter des événements avec des formes amusantes peut stimuler le cerveau.
- La technique Pomodoro aide celles et ceux qui ont du mal à se concentrer pendant de longues périodes. Tout d’abord, choisissez votre tâche la plus chronophage ou la plus urgente. Ensuite, réglez des minuteries de 25 minutes et faites une courte pause après chaque session. Après quatre sessions de 25 minutes, levez-vous et faites une plus longue pause.
Sachez quoi « manger » en premier
« Si c’est votre travail de manger une grenouille, il est préférable de le faire le matin. Et si c’est votre travail de manger deux grenouilles, il est préférable de manger la plus grosse d’abord. »
– Mark Twain
La grenouille est la métaphore de votre tâche la plus ardue. Il peut s’agir de votre tâche la plus importante de la journée ou d’un travail qui nécessite plus de temps et d’énergie. En donnant la priorité à cette tâche, vous aurez le reste de la journée pour réaliser les activités moins exigeantes. À la fin de votre journée de travail, vous aurez tout sauf envie de penser à de gros projets non réalisés.
Si votre semaine est remplie de grenouilles, aucun problème. Mangez les plus grosses les lundi, mardi et mercredi, puis avancez tranquillement jusqu’au week-end. Une application de calendrier numérique peut identifier les plus grosses grenouilles et vous aider à planifier votre semaine en conséquence.
Couramment utilisé dans le monde des affaires et du commerce, le principe de Pareto stipule que 80 % de vos résultats découlent de 20 % de votre contribution. Dans la vente, la règle 80/20 signifie que 80 % de vos ventes proviennent de 20 % de vos clients. Pour ce qui est de votre temps, utilisez les premiers 20 % de votre journée pour accomplir 80 % de votre charge de travail.
Astuce : Evernote peut vous envoyer des notifications pour les événements de calendrier de votre choix. Cette fonctionnalité vous permet de hiérarchiser vos grenouilles… enfin, vos tâches, vous assurant de ne jamais louper (ou manquer de temps pour) une tâche ou un événement important.
Gardez toujours du temps pour les imprévus
N’oubliez pas qu’un espace blanc dans votre calendrier est une bonne chose. Vous recevrez inévitablement un appel d’un·e client·e important·e qui vous demandera de déplacer votre réunion du mardi au vendredi après-midi. « Désolé·e, je suis booké·e jusqu’au mois prochain » n’est pas la réponse idéale. En prévoyant du temps pour les imprévus, vous ne vous laisserez pas surprendre.
Synchronisez et intégrez vos entrées de calendrier
Étonnamment, 14 % des utilisateur·rice·s de calendriers numériques jonglent avec plusieurs applications. L’intégration de vos calendriers dans un seul endroit facilite leur partage entre les membres de l’équipe. Vous pouvez rediriger vos coéquipier·e·s vers des notes, des sites Web ou des salons de discussion pour que tout ce qui concerne votre journée de travail soit organisé au même endroit.
Avec votre « base » dans la paume de votre main, vous n’aurez plus jamais à transporter des agendas et des calendriers papier encombrants. Vous pourrez accéder à votre calendrier numérique à tout moment et depuis n’importe quel appareil. De plus, comme vous pourrez garder les choses séparées, comme votre liste de tâches, vous ne surchargerez pas votre calendrier.
Astuce : si vous êtes client·e Evernote Professional ou Teams, vous pouvez connecter jusqu’à cinq comptes Google Agenda, ce qui facilite le suivi de tous les aspects de votre vie bien remplie : travail, famille, loisirs, etc. De plus, tout abonnement Evernote payant vous permet d’accéder à votre contenu sur un nombre illimité d’appareils. Vous avez laissé votre ordinateur portable au bureau ? Tant que vous pouvez vous connecter à votre compte, vous pouvez vérifier vos entrées à tout moment et sur n’importe quel appareil.
Filtrez et catégorisez vos activités
Les applications de calendrier numérique sont dotées de filtres qui vous permettent de basculer entre votre calendrier professionnel, votre calendrier personnel et votre liste de tâches en quelques clics, et c’est là que les blocs de temps deviennent intéressants. Évitez que les tâches se chevauchent en utilisant des codes couleurs pour différencier les besoins professionnels urgents des tâches personnelles.
Astuce : utilisez les tâches dans Evernote pour gérer tous vos projets en créant des tâches dans vos notes et en les gérant en conséquence. Triez vos tâches par note, date d’échéance ou statut, et utilisez des filtres pour voir uniquement ce dont vous avez besoin. Commencez chaque journée avec un plan d’action clair, en sachant que rien d’important ne passera entre les mailles du filet.
Gagnez en clarté et prenez le contrôle
Votre calendrier est la « base » de toute votre vie. Qu’il soit toujours ouvert ou que vous ne le consultiez que de temps en temps, il vous permet de rester sur la bonne voie et de tenir les délais. Utilisez votre application de calendrier numérique pour répartir votre temps tout au long de la journée grâce à des blocs de temps et des tâches avec des codes couleurs. Assurez-vous de manger votre plus grosse « grenouille » le matin et de vous attaquer à des activités moins exigeantes l’après-midi. N’oubliez pas qu’il est sain de garder des moments de libre et que vous devez prévoir des créneaux pour les imprévus.
Les compétences en gestion du temps et en organisation sont deux des aptitudes les plus recherchées dans le monde du travail. Boostez les vôtres en passant dès aujourd’hui au calendrier numérique.
