Au fil des années, de grands penseurs comme Charles Darwin et Michael Jordan (oui, le basketteur) ont parlé avec éloquence des vertus du travail d’équipe. Même Steve Jobs, pourtant célèbre pour sa vision arrêtée, a dit un jour : « Dans l’entreprise, les grandes choses ne sont pas le fait d’un seul homme, mais d’une équipe. »
Malgré ces beaux discours, les équipes souffrent bien souvent d’un manque d’engagement, de communication et de finalité. Ce qui nous amène à la question suivante :
Si le travail d’équipe est aussi extraordinaire, pourquoi est-il si difficile à mettre en place ?
Qu’est-ce qui ne va pas avec les équipes aujourd’hui ?
Loi de Brooks : Ajouter des personnes à un projet en retard accroît son retard.
Dans son livre révolutionnaire, The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering, Fred Brooks a constaté qu’ajouter des membres à une équipe entraînait une augmentation des frais généraux de communication et de gestion, parallèlement à une multiplication des lignes de connexion et de responsabilité. Cet effet est tel qu’il est maintenant connu sous le nom de loi de Brooks : ajouter des personnes à un projet en retard accroît son retard.
Même si Brook s’intéressait plus particulièrement au développement de logiciels, sa « loi » fonctionne pour tout groupe de personnes poursuivant un but commun : quand votre équipe se développe, il est de plus en plus difficile de tenir tout le monde informé. Les emails risquent de passer inaperçus et les annonces d’être oubliées. Et planifier des réunions avec toute l’équipe relève parfois de l’impossible. Or, quand il n’y a plus de transparence au sein de l’équipe, les opportunités d’innovation et de partenariat ne sont pas saisies.
Les équipes dont le niveau d’efficacité et de collaboration n’est pas optimal contribuent à une énorme perte de productivité, à des opportunités de revenus manquées et à une diminution de la satisfaction des clients. Au final, c’est toute l’entreprise qui en pâtit.
Et s’il existait un moyen pour les équipes de partager du contenu, d’apprendre et de travailler ensemble de manière plus efficace ?
Bienvenue dans les Espaces d’Evernote Business
Pour aider les équipes à avoir une vue d’ensemble et tenir tout le monde informé, nous avons lancé une nouvelle fonctionnalité dans Evernote Business : les Espaces. En modifiant la façon dont les utilisateurs interagissent avec les notes et les carnets de notes, les Espaces redéfinissent la manière dont les équipes productives partagent du contenu, accèdent aux informations et avancent dans leurs projets.
Un Espace est un hub central partagé dans lequel vous pouvez conserver toutes les informations dont votre équipe a besoin pour concrétiser ses idées et avancer dans ses projets. Vous pouvez créer un espace pour un projet, une équipe ou un thème, et le remplir avec des notes, des carnets de notes, des documents, des PDF, des images, des enregistrements audio… et bien d’autres éléments. Invitez des personnes de votre compte Business à rejoindre l’espace pour leur permettre d’accéder à l’ensemble de son contenu. Les Espaces permettent à tous les membres de votre équipe d’être sur la même longueur d’onde. Les informations dont votre équipe a besoin sont facilement accessibles et toujours à portée de main.
Lorsque nous avons développé les Espaces pour Evernote Business, nous avons identifié cinq problèmes que rencontrent fréquemment les équipes. Les Espaces apportent une solution à ces problèmes et permettent aux équipes de mieux travailler ensemble et de réaliser leur potentiel.
1. Gérer la surcharge d’informations
Selon l’auteur Buckminster Fuller, les connaissances humaines doublaient à peu près tous les 100 ans avant le début du XXè siècle. Mais après 1900, l’expression linéaire est devenue exponentielle. Par conséquent, d’ici 2025, la somme totale des connaissances humaines doublera chaque jour.
C’est ce que Fuller a appelé la « courbe de doublement des connaissances ».
Si vous pensez qu’il s’agit d’un simple exercice intellectuel, sachez que les conséquences sont bien réelles. Selon IDC, , les travailleurs du savoir d’aujourd’hui passent en moyenne 2h30 par jour à chercher les informations dont ils ont besoin. C’est autant de temps qu’ils ne consacrent pas à du travail concret !
En rassemblant toutes les informations dont votre équipe a besoin pour avancer, les Espaces vous aident à dompter cette croissance exponentielle. Lorsque vous enregistrez tout dans un seul espace (liens, documents, images, PDF…), vous savez toujours où trouver ce que vous cherchez. Plus besoin de fouiller dans des fichiers dispersés sur les ordinateurs des membres de votre équipe, dans les serveurs d’entreprise et dans le Cloud. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de recherche puissante d’Evernote pour trouver le contenu dont vous avez besoin.
2. Préserver le savoir institutionnel
Dans la vie d’une entreprise, la plupart des employés finissent un jour ou l’autre par partir. Les travailleurs n’ont jamais autant changé de travail.
Lorsque des employés quittent votre entreprise, ils emportent leurs connaissances avec eux. Vous pouvez les remplacer, mais il arrivera un jour où personne ne se souviendra des leçons apprises de telle ou telle campagne il y a plusieurs années… parce que tous ceux qui ont travaillé sur ce projet auront quitté l’entreprise !
Mais lorsque ce savoir est conservé dans un espace, vous pouvez rester serein. Comme tous les éléments importants relatifs à un projet ou à une équipe sont partagés avec toutes les personnes qui ont besoin d’y accéder, les informations ne se perdent pas.
Lorsque vous terminez un projet, collectez les observations de l’équipe et les « leçons apprises », et enregistrez-les dans un espace. Vous pourrez les consulter ultérieurement pour éviter de répéter les mêmes erreurs ou identifier les bonnes initiatives de l’équipe. Vous pouvez également faciliter l’intégration des nouvelles recrues en leur envoyant une seule invitation.
Les employés vont et viennent. En enregistrant leurs notes dans un espace dans Evernote Business, vous veillez à ce que leur savoir ne parte pas avec eux.
3. Éviter d’effectuer deux fois le même travail
On dit que l’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt. Aujourd’hui, les entreprises sont vivement encouragées à innover rapidement et à commercialiser leurs produits avant leurs concurrents. Mais les protocoles d’organisation pâtissent de la rapidité avec laquelle les équipes agissent. La transparence est bien souvent la première victime.
L’un des principaux inconvénients de ce besoin de rapidité est que les équipes internes sont parfois tellement déconnectées les unes des autres qu’elles finissent par effectuer deux fois le même travail. Même au sein d’une équipe, des membres peuvent travailler sur un projet sans savoir qu’un collègue travaille exactement sur la même chose.
Naturellement, cette duplication est une perte de temps qui pourrait être utilisée pour générer de nouvelles idées et connaissances. La perte de productivité qui en résulte revient cher à l’entreprise. Selon IDC, « une entreprise qui emploie 1 000 travailleurs du savoir perd 5 millions de dollars par an parce que ses employés passent trop de temps à dupliquer des informations qui existent déjà dans l’entreprise. »
Avec Evernote Business, les sections « Nouveautés » et « Notes épinglées » des Espaces permettent à chaque membre de savoir sur quoi travaille l’équipe et ce qui est important. Le Répertoire des espaces permet à tous les employés de l’entreprise de connaître les projets en cours. De quoi éviter d’effectuer deux fois le même travail, améliorer la productivité et garder tous les employés sur la même longueur d’onde.
4. Faciliter la collaboration entre les membres de l’équipe, où qu’ils se trouvent
Ces dernières années, le travail à distance est devenu une tendance croissante. La rapidité d’Internet et la volonté de trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée incitent de plus en plus de gens à ne plus travailler dans des bureaux traditionnels. Il existe même des entreprises, comme GitLab, Buffer et Zapier, dont tout le personnel travaille à distance.
Avec les Espaces d’Evernote Business, les membres d’une équipe peuvent rester connectés où qu’ils se trouvent. Et comme Evernote Business se synchronise automatiquement sur tous vos appareils, tous les membres ont accès aux dernières informations dans l’espace, ce qui évite aux informations importantes de passer à la trappe.
Voici un exemple : lorsqu’un commercial en déplacement ajoute une nouvelle commande client à un espace, tous les membres de cet espace peuvent le voir dans la section « Nouveautés » : le service de facturation au bureau, l’équipe de l’entrepôt qui se trouve dans une autre région et même l’analyste financier qui travaille à domicile. Tout se fait en un clin d’œil.
En conservant toutes les informations de votre équipe dans un espace Evernote Business, rien ne vous échappera.
5. Améliorer votre flux de travail
Vous connaissez sûrement l’acronyme BYOB, de l’anglais Bring Your Own Bottle (Apportez votre propre bouteille). Dans le monde de l’entreprise, une autre tendance a récemment vu le jour : il s’agit de la politique BYOD, Bring Your Own Device (Apportez votre équipement personnel de communication). Mais maintenant, une autre tendance fait son apparition : le BYOA, Bring Your Own App, pour « Apportez votre propre application ».
Chaque membre de l’équipe a sa propre façon de travailler et des outils préférés. De plus en plus d’entreprises pensent qu’il est plus efficace de laisser les employés trouver et utiliser les applications qu’ils aiment au lieu d’essayer de les contrôler. Le problème, c’est que des informations se perdent et que la collaboration est moins efficace lorsque les équipes passent leur temps à jongler entre les applications, les produits et les documents. Pour que la politique BYOA fonctionne, les outils doivent être suffisamment flexibles et polyvalents pour être adoptés par n’importe quelle équipe.
Evernote Business améliore votre flux de travail existant en s’intégrant aux applications que vous aimez, comme Salesforce, Slack et Google Suite, ainsi qu’à des appareils comme Apple Watch et Amazon Echo. Enregistrez des informations à partir de ces outils directement dans Evernote Business, puis déplacez-les vers un espace pour partager vos trouvailles avec votre équipe.
Nous reviendrons sur les difficultés abordées dans cet article dans les semaines à venir. Pour l’instant, vous pouvez vous inscrire à un essai gratuit de 30 jours à Evernote Business et voir comment les Espaces peuvent aider votre équipe à réaliser son meilleur travail.
