Utiliser Evernote

Comment Evernote a modifié ma façon de travailler dans les archives

Calum W. White est historien et prépare un doctorat d’histoire au Balliol College, à l’Université d’Oxford. Vous pouvez consulter son blog et ses publications en cliquant ici.

Si j’écris cet article de blog, ce n’est pas parce que j’ai trouvé la réponse, mais parce qu’il m’est arrivé de dire « j’ai commencé à utiliser Evernote et c’est génial » sans jamais vraiment expliquer pourquoi. Je vais tenter de présenter brièvement la façon dont j’utilise le programme et son impact sur mes recherches en tant qu’historien.

historien Calum White

Calum W. White

Evernote vous permet d’organiser vos fichiers et vos informations, et offre une GUI (interface graphique utilisateur) à la navigation facile pour vos documents. La possibilité de naviguer en toute simplicité dans mes dossiers et documents sans perdre de vue le répertoire d’origine est l’un des aspects qui m’ont poussé à utiliser Evernote. C’est particulièrement utile lorsque vous savez que quelque chose existe, mais que vous ignorez où vous l’avez enregistré ou comment s’appelle le fichier. Tout est classé dans des « Notes », que l’on peut considérer comme des fichiers. Une note peut contenir du texte, des images, un PDF, un fichier audio… Ces notes sont enregistrées dans des Carnets de notes, qui sont un peu comme des dossiers. Vous pouvez voir mon interface ci-dessous.

Structure de carnet

Comme vous pouvez le constater, les principaux dossiers se trouvent à gauche, la liste de notes dans la colonne suivante et la note à droite. Ici, vous voyez ma principale liste de fichiers et de descriptions, à côté desquels se trouvent des cases que je coche lorsque j’ai reçu et consulté le document. Chaque élément correspond à un fichier situé dans la partie gauche où je peux voir l’original.

En quoi est-ce utile dans la gestion des archives ?

Vous êtes sûrement satisfait de l’organisation de votre système de notes. Et c’est très bien. Mais il y a un domaine dans lequel Evernote excelle : la collecte de documents. Pour en profiter, vous devez disposer d’un smartphone équipé d’un appareil photo de qualité suffisante pour vous permettre d’utiliser les documents source. Étant donné que le mien y arrivait très bien en 2008, la plupart des gens ne devraient pas rencontrer de problème. Téléchargez l’application. Sur Android, vous pouvez installer le widget sur l’écran d’accueil de votre smartphone. Il est désormais possible de prendre des photos directement et de les enregistrer là où vous le souhaitez.

Mettons que le livre « The Silence of Memory » d’Adrian Gregory est l’un de mes documents de la Mitchell Library, et que je veux le photographier rapidement dans son intégralité.

Je dois d’abord accéder au widget sur mon smartphone et cliquer sur le bouton de l’appareil photo pour afficher l’interface de capture de document (voir l’image ci-dessous). Je peux aussi ouvrir l’application, cliquer sur le « + » et choisir « Appareil photo ».

Je vous conseille ensuite de cliquer en haut à droite et de choisir le mode « Manuel » pour l’archivage. Prenez autant de photos que vous le souhaitez. Vous verrez la timeline située au bas de l’écran se remplir. Le nombre de photos que vous pouvez prendre dépendra de la capacité de la mémoire de votre smartphone. Si le document est très volumineux, je le divise toutes les 70 ou 80 pages. Si vous trouvez qu’une image est floue ou qu’il manque quelque chose, prenez une autre photo. Vous pourrez facilement supprimer celle qui ne vous convient pas plus tard.

photographier un livre avec Evernote

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur la coche verte pour créer une note. Donnez-lui un titre et choisissez le carnet de notes dans lequel vous voulez l’enregistrer. Si vous êtes connecté à Internet, le document sera téléchargé dans Evernote. Et la sauvegarde se fera automatiquement !

Après une numérisation rapide et une actualisation, tout se trouve dans mon ordinateur en cas de besoin. Vous pouvez cliquer deux fois sur les fichiers pour les afficher en plein écran, et même les présenter en mode diaporama si vous vous laissez facilement distraire.

The Silence of Memory note

L’application vous permet non seulement de capturer et d’enregistrer vos documents avec précision, mais aussi de faire des recherches dans le texte (utilisez le champ en haut à droite), ce qui est d’ailleurs un peu sa spécialité pour le texte tapé. Vous pouvez ajouter des étiquettes au document s’il n’est pas clair (ex. :« signalement particulièrement utile de décharge sauvage »), mais ce n’est pas une obligation.

Voilà comment j’utilise l’application pour les archives. Elle a transformé la façon dont je capture les données : au lieu de passer des heures à organiser les images dans des PDF, je fais tout dans Evernote et quand je rentre chez moi, tout est prêt et synchronisé. La façon dont j’accède à mes données a également changé.

Les fonctions de recherche sont très utiles pour retrouver rapidement des citations ou des références que vous avez oublié d’ajouter dans une note de bas de page.

Je l’utilise également comme ma visionneuse de PDF principale : je télécharge tous les articles de journaux dans un autre carnet et je les consulte dans l’application. Avec Premium, ils peuvent faire l’objet de recherches et d’annotations sur votre ordinateur ou tablette. Les annotations se synchronisent ensuite. En plus, Evernote récapitule vos annotations en haut du document dans un « résumé d’annotations ».

note avec pdfs et annotations

L’application me sert-elle à faire d’autres choses ?

Je capture et j’envoie tout le temps des éléments que je trouve sur le Web. Vous pouvez télécharger le Web Clipper Evernote pour vos navigateurs. Pour tout ce qui se trouve sur votre smartphone, cliquez sur « Partager » et « Ajouter à Evernote ». La page sera enregistrée et vous pourrez faire du tri plus tard. Lorsque je tombe sur un appel à communications sur Twitter, je l’envoie dans Evernote pour le retrouver ultérieurement.

De la même manière, si je discute avec quelqu’un du travail et que cette personne a un nom ou des références, j’ouvre rapidement le document dans mon widget pour les noter et les consulter plus tard. Cela me permet de conserver tout ce que j’écrirais sur des bouts de papier ou au dos d’enveloppes dans un seul espace, et d’y faire des recherches.

Si vous prenez des notes lors de séminaires, il est facile de prendre une décision. J’ai essayé de taper mes notes directement dans Evernote, mais j’étais gêné par le bruit du clavier. En plus, je pense différemment lorsque j’utilise un papier et un stylo. Cependant, lorsque je reviens d’un séminaire ou lorsque j’ai rédigé un plan, je prends rapidement une photo que j’envoie dans Evernote. Je peux ainsi la retrouver facilement, récupérer des éléments dans les recherches et tout sauvegarder instantanément. Voici, par exemple, le plan de cet article.

Note pour le blog

Les principaux objectifs sont de faciliter la collecte et la gestion des données dans une archive. En plus, en vous familiarisant avec le système, vous arriverez à simplifier d’autres processus. Si vous avez déjà travaillé pendant des heures dans les archives et que vous avez des dossiers remplis de PDF, c’est très bien. C’est aussi ce que je faisais. Vous n’avez plus qu’à les télécharger dans Evernote pour pouvoir y faire des recherches.

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