C’est un dilemme numérique moderne : vous avez une mine d’informations à portée de main, mais il vous faut énormément de temps pour trouver ce dont vous avez besoin. Les études d’IDC montrent que les travailleurs de la connaissance (en anglais « knowledge workers ») d’aujourd’hui « passent environ 2,5 heures par jour, soit environ 30 % de leur journée de travail, à rechercher des informations ». Et si vous pouviez récupérer une partie de ce temps, sans avoir besoin de devenir un expert en productivité pour le faire ?
Heureusement, Evernote est là pour vous. Vous pouvez rechercher tout le contenu que vous y enregistrez, un véritable super pouvoir qui vous aide à trouver les informations dont vous avez besoin en un instant : que ce soient des reçus, des dossiers importants, des comptes rendus de réunion, une idée que vous avez eue l’année dernière… Si c’est dans Evernote, vous pouvez le retrouver en toute facilité.
Voici une douzaine de fonctionnalités puissantes que vous pouvez commencer à utiliser dès aujourd’hui pour faire passer vos compétences de recherche au niveau supérieur. Maîtrisez-les et vous serez en mesure d’identifier exactement ce dont vous avez besoin en un clin d’œil.
1. La barre de recherche
C’est votre meilleur point de départ, le moyen le plus simple et le plus intuitif d’effectuer des recherches dans Evernote : saisissez simplement quelques mots-clés et c’est parti. C’est pourquoi nous nous sommes assurés que vous puissiez y accéder où que vous soyez dans l’application. Elle se trouve dans la barre latérale en haut à gauche de l’écran sur l’application de bureau et sur le Web, et dans le coin inférieur droit sur l’application mobile. Dans tous les cas, il vous suffit de cliquer ou d’appuyer sur l’icône de la loupe et de saisir le mot ou la phrase que vous souhaitez rechercher.
Astuce de pro : vous pouvez rapidement ouvrir la barre de recherche en appuyant sur Opt + Cmd + F sur Mac ou Win + Maj + F sur Windows.
2. Le sélecteur rapide
Ce raccourci clavier est probablement le moyen le plus rapide de parcourir Evernote sur l’application de bureau, et si vous ne l’avez jamais utilisé auparavant, vous vous demanderez bientôt comment vous avez pu vivre sans. Tapez simplement Cmd + J sur Mac ou Ctrl + Q sur Windows pour rapidement rechercher (ou basculer vers) n’importe quelle note, carnet de notes ou étiquette, peu importe où vous vous trouvez dans l’application.
3. Les filtres de recherche
Peut-être que vous ne vous souvenez pas exactement du texte que contient votre note, mais vous vous rappelez qu’elle comportait un numéro de téléphone, une pièce jointe ou une liste. Aucun problème. Filtrez votre recherche pour affiner vos résultats. Seules les notes qui correspondent à vos critères s’afficheront, ce qui vous permettra de trouver plus facilement ce dont vous avez besoin, même si vous ne vous souvenez que d’une seule chose.
Astuce de pro : vous pouvez voir la liste de tous les filtres disponibles dans Evernote et appliquer ceux dont vous avez besoin en cliquant sur l’icône en forme d’entonnoir en haut de la liste des notes.
4. La prédiction de texte
Votre temps est précieux. Ainsi, dès que vous ouvrez la barre de recherche, vous verrez une liste de recherches possibles, en fonction de ce que vous avez recherché récemment et de ce dont l’application prédit que vous aurez besoin. Lorsque vous saisissez du texte dans la barre de recherche, la liste se met à jour, offrant des suggestions en temps réel au fur et à mesure que vous tapez. Gardez un œil sur la liste et vous verrez probablement le bon élément apparaître avant même que vous ayez fini d’écrire. Et afin de vous faire gagner du temps, un simple clic sur l’une des suggestions suffit pour lancer la recherche.
5. Ne vous inquiétez pas des fautes de frappe
Peut-être que votre grammaire n’est pas parfaite. Peut-être que vous ne vous souvenez pas si votre réunion était avec monsieur « Connor », « O’Connor » ou « oconnor ». Pas de problème, Evernote est suffisamment intelligent pour déterminer ce que vous voulez, même s’il existe des variations entre le texte que vous recherchez et l’orthographe et la ponctuation réelles de l’expression dans votre note. Nous appelons cette fonctionnalité « recherche flexible » ; vous appellerez ça de la télépathie.
6. NOUVEAUTÉ : la recherche booléenne
La recherche booléenne utilise les opérateurs AND, OR et ( ) pour combiner ou exclure des mots-clés dans une recherche, vous permettant d’obtenir des résultats plus productifs et plus ciblés. Par exemple, saisir « chiens AND chats » dans la barre de recherche affichera uniquement les notes contenant les deux mots, tandis que la saisie « chiens OR chats » affichera les notes contenant l’un ou l’autre de ces mots.
Pour encore plus de précision, utilisez des parenthèses pour créer un ordre logique de recherche. Par exemple, « (chats OR chiens) AND oiseaux » indique à Evernote de rechercher toutes les notes contenant soit « chats » soit « chiens », puis de restreindre cette liste aux seules notes contenant également le mot « oiseaux ».
Astuce de pro : la recherche booléenne est uniquement disponible sur Evernote Professional et Evernote Teams. Si vous n’êtes pas encore abonné à Professional, commencez votre essai gratuit dès aujourd’hui pour le découvrir.
7. La syntaxe de recherche avancée
Les opérateurs booléens ne sont pas le seul moyen d’affiner votre recherche dans Evernote. Il existe également un certain nombre d’opérateurs spécifiques à Evernote que vous pouvez ajouter avant le mot-clé de votre choix. Par exemple, vous pouvez afficher toutes les notes comportant une case à cocher vide en saisissant todo:false ; ou consulter toutes vos notes créées au cours des deux derniers jours en tapant created:day-2.
Astuce de pro : consultez cet article pour obtenir la liste complète des termes de recherche avancée disponibles dans Evernote.
8. Retrouvez les notes de votre calendrier
Le widget calendrier de l’accueil est un excellent moyen de gérer votre emploi du temps. Mais il peut aussi vous aider à retrouver vos notes. Une fois que vous avez lié une note à un événement du calendrier, vous pouvez utiliser les informations de cet événement, comme sa date, son emplacement ou ses participants, comme mots-clés pour votre recherche. Parfait pour retrouver les décisions prises lors d’une réunion ou les notes d’une visite commerciale.
9. La recherche géographique
Peut-être que vous avez oublié le contenu de la note que vous cherchez, mais que vous vous souvenez de l’endroit où vous l’avez créée, ce qui est courant si vous voyagez beaucoup dans le cadre de votre travail. Ce n’est pas grave, vous pouvez effectuer une recherche par emplacement géographique dans Evernote pour retrouver toute note que vous avez créée sur votre téléphone portable (avec le suivi de la localisation activé). Par exemple, vous avez peut-être assisté à une conférence, rencontré un client ou effectué un sondage sur le site d’un projet. Si vous avez les coordonnées de l’emplacement, vous pouvez afficher la liste des notes correspondantes sans avoir à vous souvenir d’un seul nom.
10. Enregistrez vos recherches
S’il y a quelque chose de spécifique que vous recherchez régulièrement, vous pouvez l’enregistrer et vous épargner quelques étapes. C’est particulièrement utile si votre recherche implique plusieurs filtres ou une syntaxe de recherche avancée. Elle sera là dès que vous ouvrirez la barre de recherche et vous pourrez y accéder en un seul clic.
11. « Trouver dans la note »
Un autre raccourci clavier pratique : si vous savez que vous êtes dans la bonne note, mais que vous ne trouvez pas le texte que vous cherchez, effectuez une recherche à l’intérieur de cette note en appuyant sur Cmd + F sur Mac ou Ctrl + F sur Windows.
Astuce de pro : ajouter Maj à chaque raccourci vous permet également de remplacer le mot ou l’expression au sein de la note une fois que vous l’avez trouvé. Ainsi, ces raccourcis deviennent Cmd + Maj + F sur Mac et Ctrl + Shift + F sur Windows.
12. Élargissez vos horizons
Vous est-il déjà arrivé de travailler dans une autre application, comme Slack ou votre navigateur Web, et de réaliser soudainement que vous avez besoin d’informations enregistrées dans Evernote ? Il existe maintenant un raccourci global pour vous aider. Ouvrez rapidement une nouvelle recherche, même si Evernote est en arrière-plan, en appuyant sur Cmd + Ctrl + E sur Mac ou Maj + Win + F sur Windows, et obtenez les réponses dont vous avez besoin en un clin d’œil.
13. Jetez un œil à l’intérieur des pièces jointes
Il ne s’agit pas exactement d’une méthode de recherche, mais vous nous remercierez néanmoins d’en avoir entendu parler. Les recherches Evernote ne se limitent pas au texte que vous avez saisi. Vous pouvez également rechercher du texte manuscrit, ainsi que du texte contenu dans des images et des pièces jointes que vous avez enregistrées dans l’application. Ainsi, après votre prochaine session de brainstorming avec votre équipe, prenez une photo du tableau avec Evernote et retrouvez-le plus tard en recherchant n’importe quel mot que vous y aviez inscrit. Prenez une photo de la carte de visite d’un nouveau contact sans avoir à vous soucier de vous souvenir de son numéro de téléphone ou de son adresse email. Ou encore, enregistrez un document PDF ou Office, puis saisissez simplement un mot ou une expression qu’il contient pour le retrouver. Aucun opérateur spécial ou syntaxe secrète n’est nécessaire.
Et voilà : treize conseils précieux pour vous aider à faire passer vos recherches au niveau supérieur. Evernote ne peut pas encore vous aider à trouver vos clés de voiture ou la télécommande de votre télévision, mais il peut vous aider à trouver à peu près tout le reste.
