L’histoire attribue la matrice ci-dessous à Dwight D. Eisenhower, qui aurait un jour fait la déclaration suivante : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ». Malgré les doutes sur sa véracité, il n’est pas difficile de débattre de l’efficacité d’Eisenhower en matière de gestion du temps. C’est pour cela qu’il existe aujourd’hui un système appelé matrice d’Eisenhower. Sa capacité à gérer son temps et ses tâches était essentiellement basée sur une matrice décisionnelle, un cadre permettant de décider de ce qui était important ou non.
Le système a plus récemment été vulgarisé par Stephen Covey, auteur de The Seven Habits of Highly Effective People (Les sept habitudes des personnes très efficaces).
Source : Stephen Covey, The Seven Habits of Highly Effective People
Les solutions de gestion du temps sont des antidotes efficaces pour les journées remplies de délais, de bruits incessants et d’interruptions excessives. Aujourd’hui, l’un des plus grands défis professionnels (et personnels) est de savoir décider de ce qui est urgent ou non. Une fois cet obstacle surmonté, la procrastination disparaît et il est possible d’avancer.
La matrice
Pensez à une tâche que vous devez accomplir aujourd’hui. Comment décidez-vous du moment où vous allez la réaliser, étant donné que votre liste comporte de nombreuses autres tâches ? Aidez-vous de la matrice d’Eisenhower pour prendre la bonne décision. Le quadrant dans lequel vous placez votre tâche dictera le lieu, le moment et la durée de la tâche. Jetez-y un œil :
Quadrant 1 – « Faites-le immédiatement »
Type : urgent et important
Ce sont les tâches qui nécessitent une attention immédiate. Leurs délais sont importants et urgents.
Quadrant 2 – « Planifiez le moment pour le faire »
Type : important, mais pas urgent
C’est une section stratégique de la matrice qui convient parfaitement au développement sur le long terme. Les éléments qui s’y trouvent sont importants, mais ne nécessitent pas votre attention immédiate.
Quadrant 3 – « Déléguez la tâche »
Type : urgent, mais pas important
Les appels téléphoniques, les emails et les demandes de réunion de dernière minute se trouvent dans ce quadrant. En général, ces tâches ne nécessitent pas votre attention, car elles ne produisent pas des résultats mesurables. L’objectif est d’essayer d’éliminer et de réduire les éléments qui ne vous aident pas à travailler.
Pour certains, la délégation est une option intéressante, car elle permet de se décharger d’une partie du travail en la confiant à d’autres personnes : les appels, emails et demandes sont gérés et vous pouvez vous concentrer sur les tâches des autres quadrants.
Quadrant 4 – « Faites-le plus tard »
Type : ni important, ni urgent
Les activités qui se trouvent dans ce quadrant sont chronophages et n’apportent rien. Autrement dit, ce sont les éléments de procrastination, les pertes de temps qui nous empêchent d’accomplir les tâches urgentes et importantes des deux premiers quadrants. Il est préférable de les voir dans ce quadrant pour essayer de les éliminer de votre journée de travail.
Choisissez votre couleur
Pour ajouter une nouvelle dimension à votre matrice, attribuez une couleur à chaque section de votre système. Pour trouver vos codes couleurs, vous pouvez vous inspirer de ceux des pompiers américains et attribuer un niveau de priorité à chaque couleur.
Par exemple :
Rouge = urgent. Faites cette tâche immédiatement.
Jaune = important, mais pas très urgent. Décidez du moment où vous devez réaliser cette tâche.
Vert = urgent, mais pas important. Déléguez cette tâche !
Gris = ni urgent, ni important. Éliminez cette tâche !
Si vous utilisez la matrice pour vos objectifs professionnels, les tâches s’accumuleront peut-être dans les quadrants un et trois. Le gain le plus important vient des actions du second quadrant. Il contient la définition des objectifs et l’évaluation des objectifs commerciaux, deux composantes qui influencent la réussite à long terme d’une entreprise, mais qui sont rarement considérées comme urgentes.
Accordez une attention particulière à votre ressource la plus précieuse : le temps.
- Faites une liste des choses que vous devez faire.
- Attribuez à chacune un numéro (de 1 à 4) correspondant à la matrice.
Maintenant que vous avez votre liste, vous avez une représentation précise des choses sur lesquelles vous devez travailler et des tâches urgentes.
Urgent vs important ?
Il est très difficile d’identifier les choses qui vous éloignent de votre trajectoire et celles qui vous en rapprochent. Mais si nous ne comprenons pas cet aspect fondamental de la gestion du temps, nous risquons de nous retrouver à espérer faire des choses au lieu d’agir.
Ne vous concentrez pas uniquement sur le quadrant « urgent et important » de la matrice d’Eisenhower. Posez-vous plutôt ces questions pour définir vos stratégies de prise de décision sur le long terme.
- Quand allez-vous vous occuper des tâches importantes qui ne sont pas urgentes ?
- Quand allez-vous prendre le temps de gérer les tâches importantes avant qu’elles deviennent urgentes ?
Si une urgence se présente, vos priorités changent. Par exemple, si vous possédez une petite entreprise et qu’un client appelle et demande à parler au manager suite à une mauvaise expérience, ce problème passe avant les autres tâches de votre matrice.
Les choses à faire
Eisenhower pouvait déléguer des tâches à son personnel. Si vous n’en avez pas, un quart de cette matrice est inutile. Pour résoudre ce problème, créez une liste de tâches. Attribuez un numéro correspondant à un quadrant de la matrice à chaque tâche de la liste.
Si vous avez besoin d’un autre moyen pour réfléchir à ce qui doit être fait et quand, faites comme le multi-millionnaire Warren Buffett, qui suggère de créer une liste de toutes les tâches à réaliser chaque jour. Commencez par les premiers éléments de votre liste, puis barrez-les une fois terminés.
Pour en faire plus, gérez votre temps
Voici quelques astuces pour utiliser la matrice à votre avantage et gagner en productivité.
- Les listes de tâches permettent de se libérer l’esprit. Vous pouvez les utiliser comme bon vous semble, mais demandez-vous, comme M. Buffett, ce que vous devez accomplir en premier. Il est essentiel de définir les priorités.
- Le but de chaque quadrant est d’ajouter de nombreuses actions et tâches, mais les choses deviendront trop complexes si vous avez plus de sept ou huit éléments. L’objectif est la réalisation.
- Essayez de créer une liste et une matrice séparées pour votre vie professionnelle et votre vie personnelle.
- Vous seul pouvez définir le niveau de priorité des éléments de votre liste. Consultez votre liste tous les matins et vous découvrirez la satisfaction que procure la réalisation des tâches à la fin de la journée ou de la semaine.
Utilisez la matrice d’Eisenhower dans Evernote. Téléchargez ce modèle et enregistrez-le dans votre compte Evernote. Astuce : si vous pensez l’utiliser souvent, ajoutez-le à vos raccourcis !
