Vous souvenez-vous du temps où vos parents ou grands-parents occupaient le même emploi toute leur vie ? Ou, tout du moins, où ils restaient dans la même entreprise ? Cela peut sembler étrange aujourd’hui, mais avant, il n’était pas rare qu’une personne fasse toute sa carrière au sein de la même entreprise, avant de partir à la retraite les bras chargés de cadeaux. De nos jours, les équipes travaillent différemment. Les entreprises bougent beaucoup plus rapidement qu’avant et le personnel change tout aussi vite. Dans les entreprises américaines, jusqu’à 40 % des employés sont des entrepreneurs. Selon une récente étude réalisée à la demande d’Upwork et de Freelancer’s Union, la main-d’œuvre mondiale pourrait bien être composée de plus de 50 % de freelances d’ici dix ans.
Même les employés « permanents » à temps plein restent moins longtemps dans la même entreprise : la moyenne est tombée à 4,2 ans en 2016. Face à ce turn over élevé et à la tendance croissante à faire appel à des télétravailleurs, il est souvent difficile pour les équipes de préserver la continuité dans les projets, les entreprises et la durée. Pire encore, une ressource précieuse finit par se perdre : le savoir institutionnel.
L’importance de la mémoire partagée pour les équipes
Peu importe la taille de votre entreprise, le nombre d’employés et la durée pendant laquelle ils restent avec vous. Tous détiennent une pièce du puzzle qui permet à votre affaire de tourner. Autrefois, ces pièces étaient solidement collées entre elles : vos collègues se souvenaient de ce qui s’était passé lorsque vous aviez essayé une idée il y a six ans, savaient où étaient stockés les projets du printemps dernier et ce qu’avait donné la collaboration avec telle ou telle agence, et connaissaient le code du local de stockage, ou tout simplement l’existence de ce local.
Aujourd’hui, les projets terminés sont très vite oubliés. Les gens passent à autre chose, les freelances stockent leur travail sur des ordinateurs dont le contenu est effacé à leur départ. Les entreprises perdent la trace d’excellents télétravailleurs avec qui elles auraient aimé continuer à travailler, mais dont les coordonnées se sont volatilisées lorsque le manager qui les avait embauchés est parti. Les équipes peuvent perdre le fil des projets en cours. Il devient même difficile de préserver la cohérence de la marque et de la communication quand il y a tant de personnes impliquées. La mémoire partagée est le moteur de toute entreprise, mais l’économie à la tâche dont nous dépendons aujourd’hui pour réussir « en temps réel » risque bien de nous couper l’herbe sous le pied. Alors, comment profiter du meilleur des deux mondes ?
Éviter le chaos
Nicole Hanusek est la gérante d’une entreprise de design Web implantée à San Francisco : Smack Happy Designs. Elle ne connaît que trop bien les risques de perte du savoir institutionnel. Son modèle commercial repose sur une équipe de designers freelance et d’employés auxquels elle peut faire appel au besoin. Elle a embauché les personnes les plus qualifiées, sans tenir compte de leur localisation géographique. Mais comme le savent tous les bons Web designers, l’organisation est la clé. Il fallait que tous ses télétravailleurs soient sur la même longueur d’onde dès le départ. Tarifs, graphismes, délais… il était crucial que les employés de Smack Happy délivrent toujours un message unifié aux clients, pour éviter tout problème de compréhension et de communication.
Nicole a créé une série de processus et de modèles dans Evernote Business auxquels toute son équipe peut accéder depuis n’importe quel endroit. Depuis Evernote, elle peut non seulement gérer des projets et partager le travail avec les clients, mais aussi conserver un registre actualisé de tous les projets de son entreprise. Ses collaborateurs peuvent retrouver facilement tout ce dont ils ont besoin grâce à la recherche rapide et aux raccourcis, et ne craignent plus de perdre leur travail ou les connaissances partagées. Les employés peuvent aller et venir, mais leur travail reste à portée de main pour Nicole.
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Evernote Business et l’économie à la tâche
L’économie à la tâche semble être là pour durer. Voici quelques astuces pour rendre vos registres et vos flux de travail inébranlables.
- Conservez tout au même endroit. Choisissez un espace pour stocker tous les projets, passés et en cours, de votre entreprise. Vous ne rangeriez pas vos photos de famille dans une trentaine de boîtes qui n’ont rien à avoir les unes avec les autres, alors pourquoi procéder ainsi avec les connaissances collectives de votre équipe ? Dans Evernote, tous les documents, photos, enregistrements audio et projets de votre entreprise ne sont plus qu’à quelques clics. Si votre équipe travaille dans Google Drive, vous pouvez faire glisser des liens à partir de Google directement dans Evernote pour conserver les documents à côté de vos notes. Evernote s’intègre aussi à Slack pour vous permettre de capturer les conversations et décisions importantes dans vos notes en un clin d’œil.
- Uniformisez vos archives. On dit que lorsqu’on oublie le passé, l’histoire se répète… c’est particulièrement vrai dans le monde du travail. Sans un index fiable et accessible, vous pourriez bien vous retrouver à refaire des tâches déjà effectuées ou à lancer des initiatives qui ont déjà été essayées il y a des années. Une fois que vos archives se trouvent dans Evernote Business, utilisez un ensemble cohérent de carnets de notes, d’étiquettes et de conventions de nommage pour faciliter la navigation dans vos archives, y compris pour vos futurs employés. Ceci dit, inutile de rechercher la perfection. La puissante fonctionnalité de recherche d’Evernote peut retrouver n’importe quel mot dans un document. Même si une note ne comporte pas les bonnes étiquettes, vous pourrez la retrouver rapidement.
- Partagez avec votre équipe. Pour exploiter au mieux vos archives de connaissances, partagez des notes avec ceux qui risquent d’en avoir besoin. Que vous optiez pour le partage avec quelques personnes ou bien avec toute l’entreprise, c’est vous qui choisissez le mode de partage, ainsi que le moment et l’endroit. Liez des notes pour passer facilement d’une information à l’autre ou créez une table des matières pour indexer le contenu d’un carnet de notes. Tant que les informations sont partagées et se trouvent dans Evernote Business, votre travail ne sera pas perdu. Même si des employés quittent l’entreprise, vous pourrez toujours accéder facilement et rapidement à tout leur travail.
Au fur et à mesure que les employés, entrepreneurs et travailleurs freelance participeront à votre travail et contribueront à votre réussite, avant de passer à autre chose, votre archive grandira et deviendra plus complexe. Même si vos collègues n’occupent plus forcément le même poste toute leur vie, votre travail, vos processus et votre mémoire institutionnelle peuvent être préservés pendant des générations.
