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Productivité

Cinq façons de s’organiser pour avoir les idées claires

Le véritable coût du manque d’organisation

Manquer d’organisation peut avoir des conséquences plus importantes qu’une télécommande égarée ou un e-mail laissé sans réponse. Pour commencer, cela vous coûte cher. Un sondage de 2017 a révélé que nous passons un total de 2,5 jours par an à la recherche d’objets perdus, tels que des téléphones, des clés et, oui, des télécommandes. Remplacer ces objets perdus coûte 2,7 milliards de dollars aux Américains chaque année, et plus de la moitié arrivent régulièrement en retard au travail ou à l’école à cause du temps perdu à chercher leurs affaires.

De plus, le manque d’organisation peut avoir un impact majeur sur votre bien-être émotionnel. Les chiffres montrent que les personnes qui décrivent leur maison comme étant « en désordre » ou « remplie de projets inachevés » ont tendance à être plus déprimées et fatiguées et ont des niveaux de cortisol (l’hormone du stress) plus élevés que ceux qui décrivent leur maison comme étant « reposante » et « réparatrice ». Et si vous êtes au chômage ou que vous travaillez à domicile, l’impact du désordre e car vous êtes constamment à ses côtés.

Bien que les écueils soient évidents, il n’est pas toujours facile d’être mieux organisé. Vous pourriez vous débarrasser des objets qui ne vous procurent aucune joie, mais vous risquez de vous focaliser sur le nombre d’objets que vous possédez au lieu de chercher à les organiser et à les utiliser de manière productive. Il ne s’agit pas uniquement des objets physiques : votre vie numérique, comme les applications que vous utilisez et les fichiers que vous créez, peut générer du désordre.

Cinq façons d’organiser votre vie personnelle et professionnelle

Le but ultime est d’organiser votre vie pour vous aider à retrouver le calme et à réfléchir de manière plus claire. Les moyens d’y parvenir seront différents pour tout le monde : certains prospèrent dans la simplicité et le minimalisme, tandis que d’autres trouvent de l’ordre dans la cohérence et les étiquettes à code-couleur. Testez différentes approches afin de trouver celle qui fonctionne le mieux pour vous.

Voici 5 méthodes que vous pouvez essayer :

1. Créez des conventions de dénomination pour les étiquettes et les fichiers numériques

Nous sommes tous coupables d’avoir créé des notes ou des fichiers avec des noms dénués de sens tels que « brouillon_6 » ou « idées ». Individuellement, ces noms de fichiers vagues ne sont pas très dangereux. Mais lorsque vous multipliez cette habitude par centaines ou par milliers, il peut vite devenir impossible de localiser un document précis, en perdant du temps à tenter de déchiffrer des résultats de recherche qui se ressemblent tous, ou à ouvrir des dizaines de notes avant de trouver la bonne.

Établir des conventions de dénomination standard vous permet d’organiser votre espace de travail numérique. Ces conventions n’ont pas besoin d’être intimidantes ou contraignantes, assurez-vous simplement d’ajouter autant de détails que possible au titre ou au nom du fichier. Vous pouvez organiser vos fichiers par date, titre de projet, type, ou encore nom ou initiales du membre de l’équipe. Par exemple, au lieu de « brouillon_6 », vous pourriez utiliser la date, le titre du brouillon et le nom de l’auteur : « 01042020_Comment_rester_organisé_EmilyEsposito ».

Trouvez un format qui vous convient et respectez-le. Si vous travaillez en équipe, assurez-vous que tout le monde adhère à la norme et appliquez également vos conventions de dénomination aux carnets de notes et à la hiérarchie des dossiers, pour vous assurer que tout soit organisé. Par exemple, vous pouvez créer des répertoires Google Drive partagés suivant l’arborescence Client > Année > Projet, ou utiliser une combinaison de carnets de notes et d’étiquettes dans Evernote, afin que tous les membres de votre équipe puissent facilement trouver un projet de rédaction de 2018 pour le client XYZ.

Conseils de pro :

  • En tri par ordre alphabétique, les caractères spéciaux (comme @, # ou !) arrivent avant les chiffres (0-9), qui eux-mêmes arrivent avant les lettres. Utiliser un caractère spécial au début de vos notes les plus importantes garantit qu’elles apparaissent toujours en haut de votre liste de notes.
  • Si vous préférez trier vos notes par date, utilisez un format de date AAAA-MM-JJ pour que l’ordre alphabétique soit le même que l’ordre des dates.

2. Connectez automatiquement les informations entre vos applications

Tout au long de la journée, vous passez constamment d’une application à une autre contenant chacune leurs propres ensembles d’informations. Une étude a montré que des employés pouvaient basculer entre plus de 35 applications essentielles, plus de 1 100 fois par jour. Ce schéma a non seulement un impact sur votre productivité, il augmente également les risques de perte d’informations ou d’excédents de données stockées dans certaines applications. Le résultat ? Suivre la progression de chaque tâche dans chaque application encombre non seulement vos flux de travail numériques, mais également votre esprit.

Des outils tels que Zapier et IFTTT peuvent vous aider à connecter vos applications préférées, afin que les informations circulent automatiquement entre elles. Grâce à Zapier, vous pouvez rechercher des applications (comme Evernote), et en choisir depuis la liste de « Zaps » (intégrations prédéfinies), ou encore créer votre propre flux de travail. Par exemple, vous pouvez paramétrer l’envoi automatique de fichiers Dropbox à Evernote ou la création de cartes Trello à partir de nouvelles notes dans Evernote.

IFTTT vous permet également de rechercher des intégrations prédéfinies, appelées Applets, ou de créer les vôtres. Pour étendre la portée d’Evernote, créez des événements Google Agenda à partir de nouveaux rappels Evernote, ou ajoutez des publications WordPress à Evernote afin de pouvoir accéder à tout en un seul et même endroit.

3. Optimisez votre espace de travail

Votre bureau peut rapidement se transformer en véritable aimant à désordre, où s’accumulent vos documents, Post-it®, stylos et snacks. Bien que tous ces éléments aient une utilité, la façon dont vous les organisez et les disposez sur votre bureau a un impact important sur votre travail. Plus votre bureau est encombré, plus vous vous sentirez stressé et anxieux.

Cependant, un bureau nu n’est pas forcément préférable. Votre configuration de bureau optimale dépend entièrement de vous.

Par exemple, « tout ranger ne fonctionne pas pour les personnes visuelles », déclare Jennifer Truesdale, propriétaire de STR8N Up Professional Organizing Services, dans un article de Money.com. Si vous avez besoin d’indices visuels, gardez vos documents et votre matériel sur votre bureau, mais utilisez un code-couleur afin de pouvoir suivre l’évolution de votre travail en un coup d’œil.

Une autre façon d’organiser votre bureau consiste à réfléchir à votre flux de travail quotidien. Identifiez les trois à cinq articles que vous utilisez le plus souvent et placez-les à portée de main. Tout le reste peut être mis de côté ou rangé. Sinon, faites en sorte que votre bureau reflète votre tendance naturelle au traitement linéaire : placez les « éléments entrants », comme votre ordinateur ou votre téléphone, sur la gauche et laissez un espace de travail vide au milieu. Placez les éléments sortants, comme les agrafeuses et les documents remplis à droite.

Essayez différents agencements jusqu’à ce que vous en trouviez un qui soit intuitif et adapté à votre façon de travailler et de traiter les informations.

4. Réduisez le gaspillage et le désordre en évitant le papier

Bien que nous venions de célébrer le cinquantième anniversaire de la Journée de la Terre, nous pouvons encore faire des efforts supplémentaires pour réduire le gaspillage. Nos vies sont de plus en plus numériques, mais le papier reste une réalité moderne. L’employé de bureau moyen utilise 10 000 feuilles de papier chaque année et, bien qu’une partie est recyclée, une grande majorité s’accumule dans votre tiroir ou sur votre bureau.

Lorsque votre collègue demande à voir un document imprimé, vous n’avez pas le luxe de pouvoir utiliser le raccourci « Ctrl + F » pour trouver le bon. Renoncer au papier vous permettra de gagner du temps dans vos recherches d’informations et de désencombrer votre espace physique.

Avant de commencer, passez en revue les documents que vous possédez actuellement. Évaluez de manière critique ce que vous devez conserver et ce que vous pouvez recycler. Le tableau suivant est un excellent point de départ :

L’objectif est de transformer autant de documents papier que possible en fichiers numériques. Vous devrez peut-être conserver certains documents papier importants (comme les documents juridiques), mais vous pouvez toujours les numériser afin d’avoir une copie de sauvegarde sécurisée.

Une fois que vous avez trié votre pile de papier actuelle, prévoyez d’éviter le papier à l’avenir. Il vous faudra probablement du temps pour en faire un réflexe ; une première étape simple consiste à repenser vos réunions. Plutôt que d’imprimer vos présentations, documents et programmes, copiez-les dans une note Evernote. Vous pouvez joindre les présentations et les documents de référence directement à la note et les partager avec votre équipe.

Conseil de pro :

5. Faites de l’organisation une seconde nature

Pensez à quel point vous êtes organisé après avoir emménagé dans une nouvelle maison ou un nouveau bureau, ou après avoir consacré une après-midi à ordonner votre vie numérique. Quelques mois plus tard, vous remarquez probablement à nouveau les mêmes coupables : un bureau encombré, des systèmes organisationnels à l’abandon, et des noms de fichiers qui partent dans tous les sens. C’est tout à fait normal : vous avez besoin d’un plan pour rester organisé.

Ces conseils ne sont pas seulement des stratégies ponctuelles, ils doivent être intégrés à votre routine de façon régulière. Prenez du temps pour organiser votre vie, comme vous le feriez pour une réunion ou un événement important. Prenez dix minutes et paramétrez un rappel à la fin de chaque journée pour nettoyer votre espace numérique et physique, ou conservez un créneau d’une heure dédié à l’organisation chaque vendredi.

Vous pouvez par exemple :

  • Inspecter votre espace de travail et/ou votre maison pour rassembler tout ce qui traîne, puis placer ces éléments dans votre boîte de réception physique ou les numériser dans Evernote.
  • Nettoyer le bureau de votre ordinateur, faire le ménage dans le dossier téléchargements et vider la corbeille.
  • Passer en revue vos boîtes de réception numériques (les emplacements où vous recevez de nouvelles informations, comme votre messagerie électronique ou Evernote) et archiver, supprimer ou déplacer des éléments vers des dossiers spécifiques.

Conseil de pro :

De la simplicité pour un esprit plus clair

Organiser votre vie ne se résume pas uniquement à ranger le désordre. Cela en fait partie, mais vous devez adopter une approche plus holistique. Pensez à ce dont vous avez besoin pour retrouver le calme et réfléchir de manière plus claire, et appliquez-le à votre espace physique, vos flux de travail, applications et fichiers numériques.

Et rappelez-vous : vous n’avez pas nécessairement besoin de tout jeter. Si vous souhaitez conserver quelque chose, assurez-vous simplement que ce cela vous aide à travailler au mieux de vos capacités.

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