Le moins que l’on puisse dire, c’est que les réunions mettent notre attention à rude épreuve. C’est pourquoi les comptes-rendus de réunion sont cruciaux : ils permettent à chacun·e de se souvenir de ce qui a été dit, de suivre toutes les décisions et de clarifier les actions. Sans eux, la confusion peut s’installer quand notre attention commence à décliner.
Si vous êtes chargé·e de rédiger des comptes-rendus de réunion, vous avez sans doute été confronté·e à un dilemme : si vous ne prenez pas assez de notes, vous risquez de passer à côté d’informations importantes, mais si vous en prenez trop, vous obligez vos collègues à faire le tri entre les données cruciales et les éléments sans importance. En partant du principe que vous ne voulez pas délibérément torturer vos collègues, voici cinq stratégies pour vous aider à capturer l’essentiel et à rédiger des comptes-rendus efficaces.
1. Créez un ordre du jour
Vous est-il déjà arrivé de participer à une réunion tellement hors sujet que vous n’aviez qu’une envie, qu’elle s’arrête ? En tout cas, ça nous est arrivé. D’où l’intérêt de créer un ordre du jour. Selon le Dr Tabitha Hart de l’Université d’État de San José, les ordres du jour structurent vos réunions et permettent aux participant·e·s de se concentrer sur l’essentiel. Ils vous évitent également d’être assailli·e par un trop grand nombre d’idées sans importance lorsque vous rédigez votre compte-rendu.
Pour créer votre ordre du jour, notez chaque étape de la réunion et veillez à ce que chaque élément :
soit spécifique et réaliste dans le cadre de la réunion
soit axé sur les résultats et permette d’orienter la discussion
dispose d’un temps de discussion raisonnable
2. Utilisez une application de prise de notes fiable
Pendant la réunion, il n’est pas toujours évident de structurer les idées de chacun·e dans un compte-rendu. Et si vous prenez des notes manuellement, il peut être difficile de les réorganiser par la suite. En utilisant une application de prise de notes fiable comme Evernote, vous améliorerez vos comptes-rendus et vous obtiendrez des informations lisibles et faciles à mettre à jour. Vous pourrez enregistrer rapidement des comptes-rendus, partager les informations avec des collègues et faire des recherches dans d’anciennes notes.
3. Ajoutez quelques éléments clés à tous vos comptes-rendus de réunion
Il est important que les comptes-rendus soient clairs. Toute personne doit pouvoir trouver rapidement ce dont elle a besoin, même si elle lit les notes des jours ou des semaines plus tard. Pour cela, pensez à inclure :
les noms de tous·tes les participant·e·s à la réunion
les points à l’ordre du jour
un calendrier des dates d’échéance et des actions
les principaux points de la discussion
toute décision prise au cours de la réunion
4. Pensez à l’avenir
Il s’agit d’une stratégie simple et efficace pour vous éviter de tomber dans le piège de noter chaque détail. Lorsque vous prenez des notes, demandez-vous si ce que vous écrivez aura de l’importance à l’avenir. Si ce n’est pas le cas, laissez-le de côté. Résumez les conversations si elles sont vraiment importantes et veillez à ce que vos notes ne soient pas teintées d’émotion.
5. N’ayez pas peur de prendre la parole
Vous rédigez un compte-rendu lors d’une réunion et quelqu’un ne s’exprime pas clairement ou utilise un mot clé ou une abréviation que vous ne connaissez pas. Devez-vous intervenir pour demander des éclaircissements ? Oui ! Quand on a pour mission de prendre des notes pendant la réunion, il peut être intimidant d’interrompre la conversation. Pourtant, vous devez vous manifester si vous n’avez pas bien compris ce qu’une personne a dit ou le sujet abordé par le groupe, d’autant plus que vous n’êtes probablement pas le·la seul·e dans cette situation.
Voici quelques phrases que vous pouvez utiliser pour veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde :
« Il me semble que vous avez dit [déclaration]. Est-ce exact ? »
« Désolé·e, je n’ai pas bien compris, pourriez-vous clarifier [concept] ? »
« Je ne suis pas sûr·e de bien comprendre cette partie de la conversation. Pourriez-vous résumer ce que vous avez dit à propos de [concept] ? »
« Excusez-moi, je sais que c’est peut-être évident pour tout le monde, mais que signifie [concept/mot] ? »
Ces conseils vous éviteront d’avoir à pianoter frénétiquement sur votre clavier pour noter tout ce qui est dit. Utilisez ces stratégies lorsque vous prenez des notes pour transmettre les idées importantes de manière concise. Vos collègues vous remercieront.
