Le télétravail offre aux employé·e·s une flexibilité et un confort avec lesquels les configurations de bureau traditionnelles ne peuvent tout simplement pas rivaliser. Il n’est donc pas surprenant que 97 % des employé·e·s déclarent vouloir un environnement de travail entièrement à distance ou hybride après la pandémie, selon une enquête réalisée en 2021 par FlexJobs.
Cependant, mettre en place un environnement de télétravail optimal nécessite une planification minutieuse, de la coordination et quelques essais. Plus important encore, vous devez équiper votre bureau à domicile avec les bons outils pour passer au travail hybride de la manière la plus fluide possible. Ces trucs et astuces vous aideront à préparer votre nouvel environnement de travail pour réussir. De cette façon, vous pourrez réduire votre stress, être plus performant·e et donner le meilleur de vous-même au travail.
Astuce de pro : l’experte Evernote Sara B. Genrich déclare : « Le stockage numérique et dans le Cloud est un impératif lorsque vous opérez dans deux espaces de travail. »
Redonnez du sens à votre travail
La pandémie de COVID-19 a déclenché un changement de perspective chez les professionnel·le·s à l’échelle mondiale. Pour nombre d’entre eux·elles, il est désormais plus important d’avoir un travail qui leur plaît et qui correspond à leurs valeurs qu’un gros salaire. Après tout, quand on sait que l’individu moyen passe plus de 90 000 heures de sa vie à travailler, il n’est pas étonnant que de nombreux·ses professionnel·le·s considèrent que leur raison d’être est en grande partie définie par leur travail.
La bonne nouvelle est qu’il existe des moyens pour les employé·e·s et les employeur·se·s de donner la priorité à cette quête de sens dans un environnement de travail hybride.
Pour les employé·e·s
Trouvez des similitudes entre les valeurs de l’entreprise et vos principes. Identifier la façon dont vos objectifs personnels s’alignent sur les missions que vous réalisez pour votre entreprise peut vous aider à cultiver un sentiment d’appartenance et à voir les tâches à accomplir comme des tremplins pour atteindre vos objectifs professionnels et personnels.
Réfléchissez à l’impact de votre travail dans un cadre plus vaste. Essayez de vous imaginer comme un élément constitutif de votre entreprise. Réfléchir à la façon dont votre travail affecte vos collègues, l’entreprise dans son ensemble et les client·e·s de l’entreprise peut vous permettre de découvrir ou de raviver votre passion pour votre travail.
Pour les employeur·se·s
Définissez clairement l’objectif de votre entreprise. Il est difficile pour les employé·e·s d’être passionné·e·s par quelque chose qui n’est pas clair. Assurez-vous de définir l’objectif de votre entreprise et de préciser les valeurs qui vous guident. Cela permet aux employé·e·s de saisir pleinement l’objectif pour lequel il·elle·s travaillent.
Sollicitez les employé·e·s. Faites en sorte que les employé·e·s soient connecté·e·s en les impliquant activement dans la création d’initiatives à l’échelle de l’entreprise. Il·elle·s pourront ainsi mieux comprendre leur impact en tant qu’individus et le rôle qu’il·elle·s jouent dans l’entreprise.
Tirez parti des outils de productivité
À l’instar des espaces de bureau traditionnels, les environnements de travail hybrides doivent posséder les bons équipements. Étant donné que ce mode de travail fait appel à une main-d’œuvre dispersée, vous avez besoin de solutions numériques pour faciliter une collaboration étroite entre des employé·e·s qui se trouvent dans plusieurs régions et différents fuseaux horaires.
Voici quelques outils de productivité qui pourraient vous être utiles pour créer votre espace de travail hybride :
Solutions de gestion de documents : les bases de données numériques comme Google Drive et Dropbox offrent aux équipes un espace sécurisé pour partager et stocker les fichiers importants de l’entreprise. Les employé·e·s au bureau et à distance peuvent ainsi accéder sans effort aux informations dont il·elle·s ont besoin.
Plateformes de conférence : les logiciels comme Zoom, Slack et Microsoft Teams permettent une communication efficace. La plupart du temps, ils prennent en charge des canaux tels que la messagerie privée, la messagerie de groupe et la vidéoconférence pour faciliter la communication virtuelle.
Applications de prise de notes : les outils comme Evernote aident les membres de l’équipe à prendre des notes détaillées pendant les réunions et lorsqu’il·elle·s travaillent sur des tâches. Vous pouvez conserver les informations importantes dans un seul et même endroit, et retrouver facilement des notes si besoin.
Astuce : vous pouvez connecter Evernote à Google Drive, Microsoft Teams, Slack et d’autres solutions logicielles populaires pour accéder aux informations sans avoir à passer sans cesse d’une application à l’autre. Cela facilite plus que jamais la prise de notes et leur partage avec votre équipe. Evernote peut également être connecté à Google Agenda, pour une gestion simplifiée de vos emplois du temps personnels et professionnels.
Concentrez-vous sur les résultats, pas sur les heures
L’un des principaux avantages de pouvoir travailler à domicile est que les employé·e·s disposent d’une certaine flexibilité dans l’aménagement de leurs horaires de travail. Se pose alors inévitablement la question du suivi de la productivité. La solution ? Adopter une approche axée sur les résultats.
Pour créer un environnement de travail hybride axé sur les résultats plutôt que sur le suivi du temps, vous pouvez essayer les stratégies suivantes :
Définissez les livrables quotidiens. Énumérez les tâches que vous avez l’intention de terminer avant de commencer à travailler. Cela vous permettra de structurer votre journée tout en profitant de la flexibilité du travail à distance.
Gardez à l’esprit des indicateurs spécifiques. Pour les responsables d’équipe et les managers, il est également important de définir les indicateurs qui permettront de mesurer la productivité. De cette façon, les employé·e·s savent ce qu’on attend d’eux·elles, au lieu de travailler à l’aveugle jour après jour.
Faites le point régulièrement. Les managers peuvent promouvoir la transparence et la responsabilité en organisant des réunions fréquentes pour faire le point. Il·elle·s veillent ainsi à ce que les équipes soient sur la même longueur d’onde et peuvent vérifier la progression des employé·e·s sans leur envoyer constamment des messages.
Astuce : utilisez les Tâches dans Evernote pour désencombrer les files d’attente de travaux avec des listes de tâches que vous pouvez afficher à côté de vos notes. Vous pouvez même définir des dates d’échéance récurrentes et des rappels pour chaque tâche afin de toujours garder un œil sur vos priorités.
La flexibilité est le nouveau zen
La recours à des effectifs hybrides profite autant aux employé·e·s qu’aux employeur·se·s. Les travailleur·se·s évitent les longs trajets pour se rendre au bureau et travaillent dans le confort de leur logement. De leur côté, les employeur·se·s bénéficient des avantages d’une productivité et d’une motivation accrues. Toutefois, aussi formidable que puisse être un environnement de travail hybride, une trop grande flexibilité peut entraîner de la procrastination, des heures supplémentaires inutiles ou des problèmes de communication. Il est donc logique que 6 employé·e·s sur 10 souhaitent plus de structure dans les aménagements de travail hybrides. Il peut s’agir de définir des protocoles pour la coordination d’équipe, de clarifier les directives concernant le télétravail ou de créer des flux de travail et des chaînes de commandement standardisés. Quelle que soit leur forme, ces précautions peuvent aider les employé·e·s à travailler de manière autonome sans freiner la créativité et la collaboration.
Astuce : la liberté qu’offre le télétravail peut parfois être écrasante. Rationalisez les processus et gardez les informations pertinentes au premier plan avec l’Accueil dans Evernote. Personnalisez votre Accueil avec des widgets pour les notes, les tâches et divers raccourcis en fonction de votre travail et de vos priorités personnelles.
Choisissez les bons outils pour obtenir les bons résultats
Si le télétravail s’est d’abord imposé à travers le monde comme une solution de fortune pour faire face aux problèmes sanitaires posés par le COVID-19, force est de constater qu’employé·e·s et employeur·se·s se sont acclimatés à ce modèle et ont pris conscience de ses avantages. Le travail hybride n’est donc pas près de disparaître. Pour vous adapter à cette « nouvelle normalité », vous devez trouver des outils pour optimiser votre flux de travail hybride. Au-delà d’un ordinateur fiable, d’une connexion Internet stable et d’un espace de travail dédié, vous devez également utiliser des solutions numériques qui vous aideront à organiser votre quotidien.. De cette façon, vous pourrez réaliser un suivi de vos objectifs professionnels et de vos tâches personnelles, et tirer le meilleur parti de votre environnement de travail.
