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Utiliser Evernote

Vous jonglez entre plusieurs projets ? Découvrez nos astuces pour vous simplifier la vie

Quand on travaille sur plusieurs projets à la fois, les choses peuvent vite devenir compliquées. Les futures étapes ne sont pas claires et des informations cruciales peuvent nous échapper. Il existe désormais un moyen plus simple de garder vos projets sous contrôle.

Le widget Notes filtrées ! Cette nouveauté du tableau de bord de l’Accueil vous permet de choisir parmi une sélection de filtres pour voir exactement les notes dont vous avez besoin. Si vous êtes abonné à Evernote Professional, vous pouvez voir plusieurs widgets Notes filtrées simultanément. Vous bénéficiez ainsi d’un aperçu instantané des projets ou des flux de travail de votre choix. L’Accueil devient alors un centre de contrôle pour vos principales activités.

Que vous gériez plusieurs projets professionnels et personnels ou que vous utilisiez une méthode de productivité comme GTD, le widget Notes filtrées décuple le potentiel de l’Accueil, qui vous permet de voir tous vos projets et délais dans une seule vue. Utilisez-le pour bien commencer la journée et pour rester organisé.

Vos projets en coups d’œil

Personnalisez votre widget Notes filtrées pour afficher les notes les plus pertinentes d’un projet. Vous pourrez ainsi voir rapidement son état d’avancement et agir en conséquence, le tout depuis votre Accueil.

Par exemple, si vous recherchez de nouveaux clients et que vous devez contacter des prospects, vous pouvez créer une note pour chaque client potentiel, puis ajouter l’étiquette « prospects » à chacune de ces notes. Lorsque vous configurez votre widget Notes filtrées, filtrez par étiquette « prospects » et le widget se remplira avec les notes adéquates. Lorsque vous convertissez un prospect en client, supprimez l’étiquette « prospects » de sa note afin qu’elle n’apparaisse plus dans le widget.

Si vous n’aimez pas utiliser des étiquettes, pas de problème. Vous pouvez filtrer selon de nombreux autres critères. Si vous aimez ajouter des mots-clés aux titres des notes, définissez un filtre par mots-clés. Si vous utilisez ce mot-clé depuis un certain temps et que vous souhaitez uniquement voir ce qui a trait à vos projets en cours, définissez un autre filtre par notes récemment mises à jour.

Astuce : bien qu’il existe de nombreuses options de filtre, nous vous conseillons d’en utiliser le moins possible dans vos recherches. Les filtres agissent comme des opérateurs « et » (et non comme des opérateurs « ou »). Autrement dit, plus vous ajoutez de filtres, moins vous verrez de résultats.

Équilibre vie professionnelle – vie privée

Vous ne voulez plus que vos projets professionnels occultent vos projets personnels ? Faites en sorte que votre prochain projet personnel soit aussi visible que vos priorités professionnelles dans votre Accueil.

Par exemple, si vous souhaitez commencer à rénover votre salle de bain au moment où vous préparez une proposition ambitieuse au travail, vous pouvez configurer un widget Notes filtrées pour chacun de ces projets.

Supposons que vous ayez un carnet intitulé « Projets personnels », dans lequel vous avez ajouté des notes relatives aux rénovations que vous souhaitez réaliser chez vous, dont celle de votre salle de bain. Le widget Notes filtrées peut vous éviter d’avoir à parcourir ce carnet pour trouver ce dont vous avez besoin. Configurez votre widget pour filtrer les notes situées dans votre carnet « Projets personnels » avec le mot-clé « salle de bain ». Tant que ce mot-clé est présent quelque part dans les notes, elles apparaîtront dans votre widget.

Créez un widget similaire affichant uniquement les notes dont vous avez besoin pour rédiger votre proposition au travail. Vous pouvez par exemple filtrer les notes contenant le mot « proposition » ou ajouter une étiquette « proposition » à toutes les notes contenant des informations pertinentes, puis filtrer vos notes avec cette étiquette dans votre widget.

Une fois que vous avez configuré vos widgets Notes filtrées personnels et professionnels, mettez-les en évidence dans votre Accueil, juste à côté des informations associées provenant d’autres widgets comme votre calendrier ou votre bloc-notes, pour faciliter la gestion des deux projets.

Astuce : l’abonnement Evernote Professional vous permet également d’utiliser la recherche booléenne et géographique. Cela signifie que vous pouvez avoir un widget Notes filtrées qui affiche les notes en fonction de l’emplacement où elles ont été créées en utilisant la syntaxe « geodistance », ou en fonction de combinaisons de mots-clés et d’autres critères en utilisant des opérateurs booléens tels que « AND », « OR » et « NOT ». Vous pouvez même utiliser des parenthèses pour regrouper des conditions complexes. Pour plus d’informations sur la syntaxe de recherche avancée, consultez cet article.

Adaptez votre flux de travail

Certaines tâches nécessitent de surveiller plusieurs points dans un flux de travail et de consulter différents types d’informations à chaque étape du processus. C’est là qu’il peut être utile d’avoir différents widgets Notes filtrées, chacun dédié à une étape spécifique d’un processus.

Imaginez que vous ayez besoin d’embaucher un nouveau représentant commercial. Les widgets Notes filtrées peuvent vous aider à suivre et à gérer le processus de recrutement, directement depuis l’Accueil.

Commencez par créer un widget Notes filtrées pour chaque étape du processus, comme « Étudier les CV », « Présélection téléphonique » et « Entretiens». Créez ensuite une étiquette pour chacune de ces catégories et appliquez-la comme filtre dans le widget correspondant. Par exemple, vous pouvez appliquer l’étiquette « CV » en tant que filtre dans votre widget « Étudier les CV », et ainsi de suite.

Au fur et à mesure que les candidats postulent, créez une note pour chacun d’entre eux en incluant leur CV. Ajoutez ensuite l’étiquette « CV » à toutes les notes contenant les CV que vous devez étudier. Elles s’afficheront alors dans votre widget « Étudier les CV », vous donnant une liste de tout ce que vous devez étudier directement dans l’Accueil.

Le CV d’un candidat vous intéresse et vous souhaitez faire une présélection téléphonique ? Remplacez simplement l’étiquette « CV » dans sa note par « Présélection téléphonique ». Vos widgets se mettront automatiquement à jour pour indiquer où se trouve le candidat dans le processus de recrutement : vous voyez ce que vous avez à faire et pouvez accéder en un clic à toutes les informations dont vous avez besoin.

Mais que se passe-t-il si vous devez embaucher un autre représentant commercial plus tard et que vous souhaitez utiliser le même processus d’étiquetage, mais que vous ne voulez pas que les informations du précédent recrutement encombrent vos résultats ? Ajoutez un filtre pour les notes que vous avez créées depuis que vous avez recommencé à chercher des candidats, disons, depuis deux ou trois semaines.

Astuce : utilisez n’importe quelle recherche enregistrée pour configurer rapidement un widget Notes filtrées. Supposons que vous ayez déjà recherché le terme « commercial » et que vous ayez affiné cette recherche avec des filtres soigneusement choisis. Vous pouvez appliquer la même recherche enregistrée lors de la configuration d’un widget Notes filtrées afin qu’il se remplisse instantanément de notes en fonction de critères que vous avez déjà définis. Pas besoin de réappliquer les mêmes filtres.

Compatible avec GTD

Si vous utilisez déjà Evernote avec un système de productivité populaire comme Getting Things Done, les widgets Notes filtrées peuvent vous faciliter la vie en tirant parti du travail que vous avez déjà effectué.

Ajoutez vos carnets de notes GTD et vos recherches enregistrées existants pour créer un widget Notes filtrées pour chaque étape de votre processus, notamment Boîte de réception, Maintenant, Suivant, Un jour, Référence, Brainstorming et toute autre étape de votre routine.

Maintenant, au lieu d’exécuter différentes recherches enregistrées ou d’ouvrir plusieurs carnets à partir de la barre de navigation, vous pouvez simplement accéder à votre Accueil pour retrouver votre processus GTD personnalisé, avec des fiches qui vous donnent des informations clés sans que vous ayez à faire quoi que ce soit. Tout est là, juste à côté de vos tâches, de votre bloc-notes, de votre calendrier et de tout autre widget que vous utilisez pour avancer dans vos projets.

Astuce : besoin d’ajouter de nombreuses informations depuis votre compte de messagerie vers votre boîte de réception GTD ? Si vous avez un carnet de notes « Boîte de réception » dans Evernote, transférez-y les emails dont vous avez besoin. Configurez ensuite votre widget de boîte de réception GTD pour filtrer les notes dans ce carnet : les emails dont vous avez besoin apparaîtront comme par magie dans votre widget.

Un coup de pouce pour gérer votre journée

Les exemples ci-dessus illustrent différentes façons d’utiliser un ou plusieurs widgets Notes filtrées pour gérer votre journée et atteindre vos objectifs. Nous avons vraiment hâte de voir tout ce que vous allez faire avec ce widget et comment vous allez l’utiliser pour adapter l’application à vos besoins et à votre façon de fonctionner.

Nous améliorons constamment l’Accueil pour en faire un espace qui s’adapte à vos besoins, et non un espace auquel vous devez vous adapter. Les widgets Notes filtrées représentent un grand pas dans cette direction. Ils vous offrent de nouvelles façons de gagner en productivité sans interrompre vos façons uniques de penser, d’agir et d’accomplir vos projets.

Les abonnés Evernote Personal peuvent ajouter un seul widget Notes filtrées à leur Accueil. La mise à niveau vers Professional (ou le fait d’être un client Teams) permet d’avoir plusieurs widgets Notes filtrées et donc de bénéficier d’une vue de bout en bout de votre flux de travail et de gérer vos projets les plus importants simultanément.

Assurez-vous d’utiliser la dernière version d’Evernote pour accéder aux widgets Notes filtrées. Essayez-les et dites-nous ce que vous en pensez sur le Forum Evernote.

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