Pour bon nombre de professionnel·le·s, les réunions font partie du quotidien, puisqu’il·elle·s assistent à 25,6 réunions par semaine en moyenne. Le problème, c’est qu’à ce rythme, il peut être difficile de suivre l’échange rapide d’informations et de prendre des notes de réunion efficaces. Ne culpabilisez pas : même le cerveau humain le plus attentif ne peut absorber qu’une quantité limitée d’informations à la fois.
Certes, la rédaction de comptes-rendus de réunion est à la fois un art et une science. Mais vous pouvez « pirater » votre cerveau et capturer plus d’informations à l’aide de solides compétences en prise de notes et d’un excellent modèle de notes de réunion.
Les comptes-rendus de réunion sont-ils importants ?
Les comptes-rendus documentent les réunions au sein de l’entreprise. Tout y est consigné, notamment la date et l’heure d’une réunion, son objectif et ses participants, les décisions prises et les éléments d’action convenus. Ils incluent également les délais pour les livrables et les réunions de suivi prévues.
Noter et organiser correctement ces informations dans une seule plateforme peut vous aider à :
- Créer une structure. Les comptes-rendus de réunion peuvent servir de guides. Ils vous aident à respecter le calendrier de l’entreprise, à fournir un plan à court terme à l’équipe, à promouvoir la responsabilisation et même à mesurer les progrès de votre équipe. Ils jouent également un rôle clé dans la préparation des réunions, car ils rappellent à chacun les tâches qui doivent être réalisées et les prochaines étapes.
- Gagner du temps et de l’argent. Prendre des notes évite aux équipes de répéter le même ordre du jour et de gaspiller des heures facturables, et permet de mettre en œuvre les décisions plus rapidement. Si vous utilisez un modèle de notes de réunion, vous pouvez également réduire le temps consacré à l’organisation des points de discussion critiques.
- Bénéficier d’une protection juridique. Les autorités fiscales américaines (IRS), les auditeurs et les tribunaux considèrent les comptes-rendus de réunion comme des documents juridiques. La tenue de comptes-rendus dans lesquels sont consignées en détail les actions de la direction de l’entreprise peut offrir une certaine protection si votre entreprise devait un jour faire face à des problèmes juridiques.
Un ordre du jour détaillé de la réunion est toujours utile
Préparer une réunion de travail, c’est un peu comme préparer ses cours : vous devez revoir les sujets à l’avance afin d’avoir tous les outils en main pour participer. Cela signifie que les responsables doivent fournir un ordre du jour détaillé aux participant·e·s quelques jours avant la réunion. L’ordre du jour peut inclure les sujets de discussion, les documents importants qui seront mentionnés et/ou de longues propositions pour lesquelles les participant·e·s devront voter. Cela permet à chacun·e de se familiariser avec les sujets que vous allez aborder et de rassembler ses idées pour participer activement. Il n’est pas surprenant que les données de l’enquête de Booqed aient révélé que 67 % des professionnel·le·s pensent qu’avoir un ordre du jour clair est la clé d’une réunion efficace.
La mise en forme est aussi importante que le contenu
Une piètre mise en forme peut rendre vos notes inutiles, aussi complètes soient-elles. Avoir un modèle de notes de réunion standard est essentiel pour donner un sens à vos comptes-rendus et permettre aux membres de l’équipe de récupérer rapidement les informations. Dans l’idéal, ce modèle doit contenir les éléments suivants, avec des sections bien définies :
- Titre, lieu, heure et date de la réunion
- Noms des participant·e·s et leurs postes au sein de l’organisation
- Ordre du jour de la réunion
- Récapitulatif de la réunion précédente
- Nouveaux sujets de discussion, notamment les décisions prises et les éléments d’action convenus
- Principaux arguments pour ou contre toute résolution
- Sujets abordés qui n’étaient pas à l’ordre du jour
- Sujets pour la prochaine réunion
Préparez ce modèle avant la réunion pour pouvoir vous concentrer sur la capture des informations en temps réel. Cela vous permet, à vous et à vos collègues, d’analyser plus facilement ce qui s’est passé, de revoir les tâches que vous vous êtes engagé·e·s à réaliser et de déterminer les prochaines étapes.
Astuce : standardisez vos comptes-rendus de réunion en utilisant le modèle de notes de réunion d’Evernote. Il comporte des champs pour les détails de la réunion, les suivis, les tâches assignées à l’équipe, les décisions prises et le récapitulatif de la réunion. Vous pouvez également le personnaliser selon vos besoins. Le modèle est partageable, vous pouvez donc le distribuer facilement à vos collègues.
N’oubliez pas les éléments d’action
On mesure l’efficacité d’une réunion à ses résultats. Malheureusement, en raison d’un manque d’éléments exploitables ou de documentation appropriée, les réunions inefficaces coûtent aux entreprises 31 heures de temps productif chaque mois.
Pour y remédier, ne cédez pas à la tentation de noter chaque mot. Au lieu de cela, concentrez-vous sur les grandes idées, les décisions prises et la manière de répondre aux préoccupations soulevées lors de la réunion. À partir de là, les équipes peuvent convertir les éléments d’action en tâches concrètes avec des dates d’échéance et des personnes chargées de les réaliser. Cela permet aux responsables et aux dirigeants de suivre avec précision les progrès, d’identifier les changements auxquels ils peuvent s’attendre avant la prochaine réunion et de quantifier l’impact de chaque réunion.
Astuce : veillez à ce que tous les participants à la réunion se souviennent de ce qu’ils doivent faire en partageant les notes de réunion directement depuis Evernote. Cliquez sur le bouton « Partager » de votre note, saisissez les adresses email des personnes avec lesquelles vous voulez la partager et définissez un niveau d’autorisation. Vous pouvez également choisir de créer un lien partageable si vous souhaitez rendre vos notes accessibles à vos collègues qui n’ont pas de compte Evernote. En plus de rendre les notes partageables, utilisez les Tâches dans Evernote pour transformer vos éléments d’action en listes de tâches pour voir facilement sur quoi chaque membre de l’équipe doit se concentrer après la réunion.
Faites de la place pour la créativité et les idées
Tout le monde traite les informations différemment. S’il est crucial de garder une trace des points importants, vous devez le faire en utilisant des méthodes qui vous permettent de mieux retenir les informations. C’est là qu’interviennent les méthodes de prise de notes créatives. Vous avez une mémoire visuelle ? Vous pouvez ajouter des cartes heuristiques, des diagrammes de Venn ou des schémas avec des quadrants à vos notes. Cela permet d’explorer des idées plus en profondeur et d’illustrer des sujets difficiles à expliquer. À vous de voir ce qui vous convient le mieux !
Astuce : si vous êtes plus à l’aise avec la prise de notes manuscrite ou la création de cartes heuristiques, de diagrammes et autres outils de visualisation, la fonction de numérisation de documents d’Evernote est faite pour vous. Elle vous permet de convertir vos notes manuscrites en fichiers numériques, afin que toutes vos pensées et idées soient stockées en toute sécurité dans le cloud.
Gérez les réunions comme un·e pro avec vos notes
Il n’est pas difficile de tirer le meilleur parti de chaque réunion. En prenant l’habitude de créer des comptes-rendus détaillés, vous veillerez à ce que les discussions de votre équipe fassent avancer l’entreprise. Il est également avantageux de tirer parti d’outils comme Evernote pour que vos notes soient aussi organisées que possible. De cette façon, tous les éléments d’action proposés sont soigneusement documentés et vous pouvez encourager une collaboration étroite, même après avoir quitté la salle de réunion.
