Productivité

Profiter au maximum du travail à domicile

Il n’y a pas si longtemps, le télétravail était considéré comme une configuration rare pour un employé ou un entrepreneur. Ce n’est plus le cas. Un grand nombre de travailleurs français (jusqu’à 41 % selon les régions ») remplissent désormais leurs fonctions en dehors du bureau. Mais comment est-il possible de travailler à domicile et d’être productif avec tant de distractions et de tentations ? Pour y parvenir, votre état d’esprit et votre environnement sont tout aussi importants qu’une bonne autodiscipline.

La recherche montre que la productivité n’est généralement pas un problème pour la plupart des travailleurs à distance. Un rapport de U.S. News & World a révélé que ces derniers ont tendance à être productifs même lorsqu’ils sont malades, et travaillent généralement cinq à sept heures de plus par semaine que leurs homologues sur site.

Cependant, il y a des moments où même les mieux intentionnés d’entre nous peuvent accidentellement ignorer leurs collègues ou oublier le temps d’un après-midi que « hors du bureau » ne signifie pas « en vacances ». Voici comment certains travailleurs expérimentés mettent le télétravail à profit.

« Aller » au travail : un acte symbolique efficace

L’un des plus grands avantages à travailler seul chez soi est le flou des limites. Passer la journée en pyjama, garder la télévision allumée pour le fond sonore, organiser des petits déjeuners pour vous et votre chat : vous pouvez profiter de tout cela et plus encore. Commencer votre journée de travail devrait signifier plus que pousser le bol de céréales. Votre état d’esprit peut affecter vos performances au travail et, en fin de compte, la façon dont vous vivez votre rôle.

Bien que la plupart d’entre nous n’aient pas de pièce supplémentaire pouvant faire office de bureau, avoir un espace de travail dédié aide à rester concentré. Travailler dans une maison chaotique pleine d’adolescents ou d’enfants, ou encore à portée de main d’un évier rempli de vaisselle sale sont des distractions dont vous pouvez vous passer. Certains télétravailleurs prennent une douche et s’habillent comme pour aller au travail, puis se dirigent vers leur chambre d’amis ou leur bureau. D’autres s’installent au bout de la table de la salle à manger qu’ils n’utilisent que pendant les heures de travail.

« Je crois sincèrement à l’importance d’avoir un bureau séparé de votre espace de vie, même si tout le monde ne peut pas se le permettre », déclare Julie Francis, chercheuse UX et fondatrice de BellaVia Research. Julie possède un bureau à domicile depuis plus de 10 ans. « En ce qui me concerne, je passe en mode travail à la seconde où j’entre dans mon bureau. Il n’y a pas de transition. »

Si vous ne pouvez pas créer d’espace physique pour vous et votre ordinateur portable, vous pouvez au moins le faire mentalement. Par exemple, investissez dans de bons écouteurs antibruit pour vous couper du monde extérieur. Ignorez la vaisselle jusqu’à ce que vous ayez atteint l’un des objectifs de votre projet. Dites à vos enfants de frapper à votre porte uniquement à leurs risques et périls. Votre politique personnelle de « ne pas déranger » peut être votre seul moyen de traiter votre bureau à domicile comme un « vrai » bureau. Cependant, si votre routine quotidienne se résume à prendre une douche et à enfiler votre « pyjama de jour », le choix vous appartient.

Avancez à votre rythme : sprint ou marathon

Qu’est-ce qui vous fait avancer ? Pour réussir, vous devez être honnête sur la façon dont vous restez productif, et prendre soin d’aller dans ce sens plutôt que contre. Êtes-vous un sprinter ou un marathonien ?

Les sprinteurs :

– Travaillent pendant de courtes périodes intenses au cours desquelles ils peuvent abattre de gros volumes de travail,

– Ont besoin de faire des pauses régulières pour reprendre leur souffle,

– Peuvent avoir besoin de mini-pauses de cinq minutes toutes les heures.

Les marathoniens :

– Aiment rester concentrés de façon prolongée avant de remonter à la surface,

– Travaillent mieux pendant de longues périodes ininterrompues leur permettant de se plonger dans un projet.

Certaines personnes sont un mélange des deux : elles travaillent pendant de longues périodes le matin, puis par petits blocs l’après-midi. Il n’y a pas de « mauvaise » méthode, du moment que vous vous adaptez à votre rythme naturel. Si vous êtes un sprinter, diviser vos gros projets en plusieurs morceaux rendra votre journée beaucoup plus agréable et vous permettra de rester plus efficace.

Pliez mais ne cassez pas : votre flexibilité fait votre force

Les horaires flexibles permettent à bon nombre d’employés ayant des emplois à rythme soutenu de répondre à leurs contraintes de temps. « Je travaille à domicile trois jours par semaine, et je suis capable de garder ma vie professionnelle et ma vie privée séparées simplement parce que j’ai une enfant de six ans qui exige toute mon attention une fois rentrée de l’école », explique Beth Faris, directrice principale du marketing chez O’Reilly Media. « Cependant, il arrive que je me remette au travail le soir après l’avoir mise au lit ». Adopter des horaires flexibles même à temps partiel peut être un moyen de maintenir un semblant d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

De nombreux travailleurs à distance restent collés à leur espace de travail toute la journée, même lorsqu’ils ont la possibilité de prendre des pauses. Si vous travaillez à domicile et que vous arrivez à faire d’autres activités grâce à une planification flexible, c’est tant mieux. Bloquez vos pauses déjeuner pour faire de l’exercice ou travailler sur votre nouveau roman. Peut-être que vous pouvez assister à des réunions non essentielles en promenant le chien (en prenant soin de couper le son de votre micro), ou en brulant des calories sur votre tapis de course ? Trouvez comment tirer parti du travail flexible.

Mission délicate : rester concentré même loin du bureau

Que vous fassiez des pauses pendant la journée ou que vous gardiez le rythme des heures durant, vous devez trouver un moyen de rester concentré. « Sortez prendre l’air », explique Sandra Miller, écrivaine et éditrice. « Vous devez varier vos activités si vous ne voulez pas finir comme un lion en cage. Allez acheter votre déjeuner chez l’épicier du coin, mais n’en profitez pas non plus pour aller faire un tour à la librairie. Prenez un café avec un ami, mais gardez un œil sur votre montre. Si elles ont lieu pendant les heures de travail, les sorties doivent avoir un d’objectif précis et être limitées dans le temps ».Interrompre la journée ne fonctionne cependant pas pour tout le monde. « Je ne fais pas de courses pendant les heures de travail », explique Lauri Lerner, coordinatrice des ventes. « Je ne veux pas que ma journée de travail s’étale sur 12 à 14 heures. Je me concentre sur mon travail pendant 8, 9 ou 10 heures, et je ne vais faire les courses qu’une fois que j’ai terminé. »

Concentrez-vous sur une tâche à la fois : pas besoin d’en faire plus juste pour le principe

Le « multitasking » a longtemps été un terme à la mode dans les entreprises, comme s’il rimait avec productivité maximale. Mais selon l’Association américaine de psychologie, travailler sur plusieurs tâches à la fois nuit à votre productivité. Nous ne sommes pas tous des travailleurs multitâches nés. Certaines personnes préfèrent réduire la fréquence à laquelle elles consultent leurs emails, une fois par heure par exemple, plutôt que de consulter chaque message dès qu’il arrive dans leur boîte email.

La communication est essentielle : échangez dès le début et souvent

Même s’il peut être frustrant de l’admettre, si vous n’êtes pas physiquement présent, on risque de penser que vous êtes indisponible. C’est à vous de montrer que vous assumez vos tâches et que vous vous investissez pour obtenir des résultats.

« Pour moi, la communication est la clé », déclare la télétravailleuse occasionnelle Martha Garcia, assistante de direction chez Logitech. « Lorsque je ne suis pas au bureau, je reste visible et accessible à tout moment. Je m’assure d’être en position de répondre immédiatement lorsque quelqu’un a besoin de moi, même si je ne suis pas devant mon bureau. »

« Remplacez les conférences téléphoniques par des vidéoconférences aussi souvent que possible », suggère Julie Francis. « Même si nous détestons nous montrer à la webcam, cela rend les réunions plus efficaces. » Si vous utilisez Slack, Google Hangouts ou tout autre outil de chat, vérifiez que votre statut est à jour et indique votre disponibilité. Si vous vous déconnectez, indiquez quand vous serez à nouveau disponible dans votre statut. Si vous avez juste besoin de temps pour vous concentrer sur une tâche particulière, vous pouvez l’indiquer dans votre message. Évitez d’utiliser le statut « absent » dans ce cas précis, car il n’enverra pas le bon message.

Objectifs et résultats : prenez vos responsabilités en main

En définitive, pour travailler à distance, mieux vaut faire preuve de discipline. Julie croit dur comme fer à ce qu’elle appelle la règle d’or de la procrastination : « Commencez toujours par les tâches de votre liste que vous avez le moins envie de faire. C’est souvent le plus difficile, mais une fois que c’est fait, vous serez soulagé ».

« Commencez toujours par les tâches de votre liste que vous avez le moins envie de faire. » – Julie Francis

Votre réussite dépendra de la façon dont vous et votre entreprise gérez votre absence physique. « Je travaille pour une entreprise très flexible qui favorise les télétravailleurs », explique Martha Garcia. « Nous communiquons par téléphone, e-mail, SMS et via Google Hangouts. Vous pouvez donc littéralement travailler de n’importe où tant que vous avez accès à Internet et à un téléphone. Toutes les sociétés ne sont pas comme ça, et je pense qu’il est beaucoup plus facile de travailler à domicile de façon efficace si votre entreprise donne à ses employés la flexibilité et les outils dont ils ont besoin. »

Cet article a été publié sur le blog Evernote à l’origine le 7 juillet 2017.

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