« Une réunion est un groupe d’individus réticents choisis parmi les incompétents pour faire des choses inutiles. »
– Auteur inconnu
Vous trouvez que ce misanthrope inconnu y va un peu fort ? Peut-être, mais toujours est-il qu’il a réussi à capturer un sentiment très répandu vis-à-vis des réunions au travail. Aussi importantes qu’elles soient, les réunions sont souvent perçues comme une distraction et une perte de temps plutôt qu’un élément essentiel des pratiques commerciales. Soyons réalistes : pour beaucoup d’entre nous, elles sont un cauchemar.
Mais il n’y a pas de fatalité. Quand elles sontproductives, les réunions vous permettent, à vous et à vos collègues, de communiquer et partager des informations, de résoudre des problèmes ou des différends, d’améliorer les performances, d’encourager le travail d’équipe et d’avancer dans vos projets. Misez sur la préparation et l’organisation pour réduire le temps consacré aux réunions sans sacrifier l’efficacité. De cette façon, vous permettrez aux participants d’obtenir les informations dont ils ont besoin et de perdre un minimum de temps.
D’après une enquête récente de Lucid Meetings, 45 % des employés interrogés dirigent une réunion ou moins par semaine, tandis que le nombre moyen de réunions auxquels ils participent se situe entre trois et quatre par semaine. Réduire le temps consacré à ces réunions permettra non seulement de libérer du temps pour d’autres tâches, mais aussi de garantir des rencontres plus productives et fructueuses.
De quoi booster la productivité globale, parfois de façon surprenante. Si vous cherchez un moyen d’organiser des réunions intéressantes et ciblées, voici quelques pistes.
Pour des réunions productives, soignez l’ordre du jour
Un ordre du jour solide est le gage d’une réunion ciblée et propice au partage d’idées. Ne pas préparer d’ordre du jour, c’est risquer de s’embrouiller avec les sujets de discussion les plus simples et de se perdre dans les idées superficielles et les digressions. Résultat : la réunion n’aura pas l’effet escompté et s’éternisera.
Un bon ordre du jour décrit les objectifs de la réunion et répertorie les tâches ou les choses à faire. Lors de la création de votre ordre du jour, pensez également à :
- contacter les membres de l’équipe pour partager les points de l’ordre du jour et obtenir leur avis avant la réunion, et ajouter tous les problèmes ou questions qu’ils pourraient avoir à l’ordre du jour.
- vérifier que tous les participants ont accès à l’ordre du jour au moins un jour à l’avance pour leur donner le temps de se préparer.
- veiller à ce que chaque point de discussion soit attribué au membre approprié de l’équipe.
- utiliser une plateforme facilement accessible pour toute l’équipe et capable de gérer tous les aspects de la réunion, de la préparation au suivi.
Astuce : utilisez les modèles dans Evernote pour organiser et planifier vos ordres du jour. Personnalisez un modèle pour les ordres du jour récurrents et partagez-le avec les membres de l’équipe afin qu’ils puissent apporter leur contribution.
Capturez les comptes-rendus de manière intelligente
Un ordre du jour bien conçu sert de feuille de route pour la réunion et garantit que tous les points seront abordés sans perdre de temps. Une fois les priorités établies, les équipes s’attaquent aux problèmes, réfléchissent aux solutions possibles et partagent des idées.
Et après ? Il faut résumer et transmettre les informations et les résultats de la réunion aux membres de l’équipe. Un processus essentiel, mais souvent chronophage. Et plus il s’écoule de temps entre la fin de la réunion et le suivi promis, plus les informations importantes risquent de passer à la trappe. La capture précise des informations pendant la réunion peut considérablement simplifier ce processus, tout comme l’utilisation d’un hub centralisé pour organiser et partager tous les détails de la réunion.
Astuces :
- Les comptes-rendus de réunion peuvent être rédigés à part ou être intégrés dans le même document que l’ordre du jour. Si vous créez une note, vous pouvez joindre le lien pour que tous les éléments soient connectés.
- Pour ne manquer aucune information importante, enregistrez la réunion au format audio, sur ordinateur ou sur mobile, directement dans la note de réunion. Vous pouvez même joindre une photo des notes qui figurent sur le tableau blanc, de documents ou de notes manuscrites au compte-rendu de la réunion. Cela permet d’organiser toutes les informations de la réunion et d’agir rapidement.
Transformez les comptes-rendus en tâches
Félicitations ! Votre réunion a été un franc succès. Tout le monde était impliqué et concentré, et vous avez fait de sérieux progrès sur plusieurs questions clés. Le compte-rendu de la réunion a été enregistré et partagé avec les membres de l’équipe concernés. Mais si vous ne transformez pas votre compte-rendu en tâches exploitables, tout cela n’aura été qu’une perte de temps.
Pour vous rapprocher de vos objectifs, vous devez identifier des actions : des points discutés au cours de la réunion qui sont pertinents pour l’objectif global qui doit être atteint afin d’avancer. Chaque action doit être associée à un membre de l’équipe, ainsi qu’à une description des attentes et une date d’échéance. L’action doit être aussi claire que possible et vous devez toujours vérifier auprès des membres de l’équipe qu’elle n’a pas d’impact sur le reste de leur travail. Les suivis post-réunion peuvent également aider, car ils permettent de vérifier que tous les membres sont sur la même longueur d’onde et comprennent ce que l’on attend d’eux et quand.
Astuce : gérez votre ordre du jour et votre compte-rendu de réunion sur la même plateforme pour assigner des tâches en toute simplicité et transformer plus rapidement les notes en actions. Si chaque tâche est associée à une personne, des rappels et des alertes maintiendront votre équipe sur la bonne voie et assureront la responsabilité. Les membres de l’équipe peuvent publier des mises à jour et des informations sur les tâches directement dans le document d’ordre du jour initialement partagé.
Faites en sorte que chaque réunion compte avec Evernote
Les réunions ne sont pas nécessairement une perte de temps. Avec la bonne méthode et la bonne plateforme, vous pouvez organiser des réunions productives et efficaces qui donnent des résultats concrets.
« Super ! » Voilà le mot qui nous vient à l’esprit quand nous pensons aux réunions.
