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Devenez un pro des réunions (avec l’aide d’Evernote)

Un minuteur, un coup de coude, une alarme… les rappels peuvent prendre de nombreuses formes. Lorsqu’ils sont efficaces, ils vous permettent de rester informé et d’être performant. Et il existe désormais un nouveau type de rappel qui vous aidera à garder le contrôle de votre journée chargée : les notifications d’Evernote pour les événements Google Agenda.

Avec les notifications d’événements, peu importe que vous ayez planifié la réunion ou pas. En un clic, vous pouvez ouvrir une note existante (ou en créer une si l’organisation n’est pas votre fort) et la garder sous les yeux. De quoi prendre de meilleures notes, être toujours prêt à agir et gagner en productivité au quotidien.

Quel est votre style de réunion ?

Planifiez-vous chaque détail de vos réunions à l’avance, en créant méticuleusement un ordre du jour et en rédigeant des points de discussion détaillés ? Ou préférez-vous improviser en laissant l’équipe exprimer ses idées spontanément ? Quel que soit votre style, Evernote peut vous aider à tirer le meilleur parti de vos réunions en rassemblant vos notes, votre emploi du temps et vos tâches. Voici quelques exemples.

« J’ai tellement de réunions que je n’ai pas le temps de les préparer. »

Lundi, 8h. Magda n’a toujours pas créé de note pour la réunion hebdomadaire du personnel. Ce n’est pas une façon idéale de commencer la semaine. Heureusement, elle peut compter sur Evernote.

Au début de la réunion, une notification apparaît sur l’ordinateur de Magda. En un clic, elle ouvre son Evernote et voit qu’une nouvelle note l’attend. Elle contient déjà tous les détails dont elle a besoin pour commencer, comme la date de la réunion, la description et les participants. Evernote extrait des informations pertinentes de l’invitation à la réunion, notamment des liens vers des ressources et des vidéoconférences, et prévoit un espace pour capturer des tâches et des actions. Résultat : alors que ses collègues parlent encore de ce qu’ils ont fait pendant le week-end, Magda est déjà prête à commencer la journée.

Astuce : vous avez des calendriers distincts pour le travail, la maison et vos objectifs personnels ou vos loisirs ? Avec Evernote Professional ou Evernote Teams, vous pouvez tous les connecter et associer des événements à vos notes pour gérer votre travail et votre vie personnelle en toute simplicité. Pour que rien ne vous échappe, vous recevrez des notifications pour le calendrier principal dans chacun de vos comptes Google connectés.

« Je ne me rends jamais à une réunion sans être préparé. »

Phil, du service commercial, a une devise : « Pas d’ordre du jour, pas de réunion ». Comme il a horreur de laisser les choses au hasard, il anticipe tout, crée des ordres du jour de réunion à l’avance et rassemble des recherches, des documents supplémentaires, etc. De cette façon, il a toutes les cartes en main pour prendre des décisions éclairées. Mais malgré cela, il est parfois difficile pour Phil de retrouver les informations qu’il a préparées, surtout lorsque tout le monde a les yeux rivés sur lui.

Mardi, 12h50. Phil prépare des notes pour une réunion avec sa plus grosse cliente. Une fois la préparation terminée, Phil peut associer autant de notes qu’il le souhaite à l’événement, puis y accéder instantanément et tout retrouver au même endroit.

Avant le début de la réunion, une notification apparaît sur la tablette de Phil, lui rappelant d’ouvrir ses notes, auxquelles il peut accéder en un clic. Maintenant, Phil peut voir toutes les informations qu’il a recueillies sur la cliente, de ses commentaires sur le dernier projet à sa destination de vacances ce mois-ci. Il lui est donc plus facile d’établir le contact et d’avoir des conversations profondes. Grâce à la capacité d’Evernote à présenter ses notes importantes au bon moment, Phil décroche des clients réguliers. Comme tout est à portée de main, il n’a pas à chercher ce dont il a besoin. Tout le monde est impressionné par son efficacité.

Astuce : vous pouvez personnaliser vos heures de notification par défaut selon que vous ouvrez une note existante ou en créez une nouvelle. Par exemple, vous préférerez peut-être que l’application vous rappelle de créer une note en début de réunion pour être prêt à rédiger le compte rendu. Ou peut-être préférerez-vous ouvrir une note existante à l’avance, pour avoir le temps de la relire au préalable. À vous de choisir !

« Cette réunion est terminée. Mettons-nous au travail. »

Le mot « procrastination » ne fait pas partie du vocabulaire d’Alli. Dès qu’une réunion est terminée, elle passe à l’action. Il est 19h30 et la réunion mensuelle du conseil de l’école est presque terminée. Elle en est la présidente et les gens attendent ses directives. Il y a des budgets à préparer, des manuels à commander et une collecte de fonds à organiser. Pas de problème, Evernote est là pour l’épauler.

À la fin de la réunion, une notification apparaît sur l’ordinateur portable d’Alli et lui rappelle qu’elle doit capturer tous les éléments à surveiller. Elle clique sur la notification, sa note existante associée s’ouvre et elle commence à assigner des tâches à tous les membres du conseil. De cette façon, tout le monde quitte la pièce en sachant exactement ce qu’il doit faire et quelles sont les prochaines étapes.

Astuce de pro : convertissez instantanément des actions en tâches que vous pourrez suivre en appuyant sur Cmd + T sous Mac ou Alt + T sous Windows. Vous n’avez rien à saisir ni à copier-coller. À partir de là, vous pouvez ajouter des dates d’échéance et des indicateurs, et même assigner les tâches à d’autres personnes.

Soyez prêt à relever tous les défis

Dans la course sans fin de votre travail et de votre vie, arriver préparé à chaque réunion peut être un défi. Et même en étant préparé, il peut être difficile de mettre le doigt sur des informations importantes lorsque vous en avez besoin. Les notifications d’Evernote pour les événements de Google Agenda vous aident à tout gérer et à garder la tête hors de l’eau. Vous voilà paré à toute éventualité, avec toutes les informations dont vous avez besoin sous les yeux. Vos collègues se demanderont quel est votre secret.

Remarque : les clients Evernote Personal peuvent connecter un compte Google Agenda. Pour connecter plusieurs comptes de calendrier, mettez votre compte à niveau vers Evernote Professional ou Teams. Vous pouvez comparer les différents abonnements Evernote et trouver celui qui convient le mieux à vos besoins ici.

Organisez votre travail et mettez de l'ordre dans votre vie avec Evernote.

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