L’équilibre vie professionnelle-vie privée est un élément clé de la viabilité et de la santé à long terme de toute entreprise. Un personnel surmené est improductif, et le temps perdu à cause du stress et de la fatigue peut rapidement avoir de graves conséquences. Bien sûr, les réunions et la pression constante vis-à-vis des délais n’y sont pas pour rien. Preuve que le problème est bien réel, une étude du Workforce Institute de UKG a révélé que 43 % des travailleur·se·s étaient fortement préoccupé·e·s par l’épuisement professionnel, également appelé « burn out », et que près de 60 % des managers avaient pris des mesures pour y remédier en 2020.
En tant que manager, il est de votre devoir d’aider votre équipe à maintenir un bon équilibre vie professionnelle-vie privée. Comment aidez-vous les employé·e·s à faire de la place à leurs priorités personnelles et à être satisfait·e·s et performant·e·s au travail ? Montrez-vous l’exemple ?
L’idéal est de commencer avec les réunions. Mieux vous intégrerez les réunions au travail, de façon à ce quelles vous soient utiles et ne vous donnent pas plus de travail, et plus vous les dirigerez en mettant l’accent sur l’efficacité et les résultats, plus facilement vous pourrez atteindre votre propre équilibre « zen » vie professionnelle-vie privée.
Voici quelques conseils logiques (et outils utiles) pour vous aider.
Se réunir ou ne pas se réunir ? Telle est la question.
Souvent, planifier une réunion est un moyen de remettre un problème à plus tard. Chaque fois qu’un problème survient ou qu’une situation doit être résolue, la planification d’une réunion vous permet de reporter ce travail jusqu’à la tenue de la réunion. Mais cette façon de procéder peut nuire au flux de travail de votre équipe et vous forcer à réorganiser vos priorités.
Au lieu de cela, lorsqu’un problème survient, demandez-vous si organiser une réunion est le bon moyen de le résoudre. Posez-vous des questions précises, par exemple :
- Le problème est-il urgent et/ou pourrait-il perturber l’avancement d’autres projets ?
- Une contribution extérieure est-elle nécessaire pour le résoudre ? Si oui, à quels membres de l’équipe devez-vous faire appel pour cette contribution et quels sont les membres affectés par cette contribution ?
- Une discussion en temps réel est-elle requise ou les informations pertinentes peuvent-elles être envoyées par courrier électronique ou par tout autre moyen similaire ?
- Quels sont les objectifs de la réunion et en quoi le temps qui leur sera consacré va-t-il les affecter ?
Servez-vous des réponses à ces questions pour réduire le nombre de réunions inutiles, mais aussi pour rendre celles que vous organisez plus productives et moins chronophages. Pour que vos réunions soient efficaces, vous devez miser sur la préparation et l’organisation, vous concentrer sur les points pertinents et laisser de côté les sujets non essentiels.
Astuce : tout rassembler dans Evernote permet d’organiser facilement les idées et les objectifs, et de les présenter à toute l’équipe. Idées, questions, solutions, tâches, points à l’ordre du jour d’une réunion… l’inspiration peut survenir à tout moment. Utilisez Evernote pour capturer et organiser des informations partout où vous allez, que vous soyez en train de transpirer à la salle de sport, de conduire les enfants à l’école ou de patienter dans la salle d’attente du médecin.
Astuce : vous avez choisi d’éviter complètement la réunion, mais vous avez quand même besoin de résoudre un problème ? Assignez des tâches à des membres de l’équipe directement pour leur permettre d’ajouter des notes, des questions et des solutions dans l’application.
Trouver l’équilibre entre les réunions et les autres tâches
Les managers doivent se tenir au courant de tout et savoir dans quel état se trouve leur équipe et quelles sont ses questions et ses responsabilités. Si ces données sont organisées et facilement accessibles, vous pouvez hiérarchiser les tâches plus facilement et déterminer quand et où les réunions doivent avoir lieu. C’est important, car vous devez déterminer si une réunion est nécessaire en tenant compte des tâches supplémentaires et du temps exigé par d’autres missions.
Lorsque vous planifiez des réunions, n’oubliez pas les conseils suivants :
- Espacez les réunions aussi souvent que vous le pouvez plutôt que de céder à l’envie de planifier plusieurs réunions consécutives pour vous débarrasser. Vous avez besoin de temps pour digérer les informations et prendre des décisions judicieuses avant de vous lancer dans la prochaine réunion.
- Énoncez les objectifs et établissez un ordre du jour clair à l’avance, puis respectez-le pendant la réunion. Cela permet d’éviter les digressions et les pertes de temps.
- Ne reprogrammez pas automatiquement une réunion si un membre ne peut pas y participer en raison de priorités concurrentes (à moins que sa présence ne soit primordiale). Assurez-vous de discuter de l’ordre du jour avec les participant·e·s au préalable et de tenir compte de leur contribution. Modifiez l’ordre du jour si nécessaire et n’adaptez le planning qu’en cas de besoin.
Astuce : utilisez l’Accueil pour avoir une visibilité totale sur votre journée de travail. Personnalisez le tableau de bord de votre Accueil avec des listes qui hiérarchisent vos tâches. Reflétez le degré de priorité des tâches avec des indicateurs, des dates d’échéance et des emojis, ou mettez en place une convention d’étiquetage pour les notes concernées. Avec une vue d’ensemble de votre emploi du temps, vous pouvez décider d’un coup d’œil si une réunion est réalisable et, si c’est le cas, trouver un moment approprié pour l’organiser.
Déléguer et demander de l’aide
Les managers dynamiques savent déléguer quand ils en ont besoin, en confiant tout ou partie de l’ordre du jour de la réunion à d’autres personnes. En repensant la façon dont cela fonctionne, vous pouvez veiller à ce que chaque tâche ait un gestionnaire et à ce que les responsabilités soient partagées. L’idéal est de continuer d’assumer vos responsabilités tout en renforçant le sentiment d’accomplissement de vos collaborateurs.
Pour bien déléguer, il faut savoir quoi déléguer et à qui. Quels membres de votre équipe ont les bonnes compétences ? Qui n’est pas surchargé·e ? De quelles tâches avez-vous besoin de vous décharger ? En déléguant la bonne tâche à la bonne personne, vous montrez que vous croyez en ses capacités et en son jugement, vous la responsabilisez et lui donnez un but.
Cette liberté retrouvée allège considérablement la charge de travail des managers et réduit les risques de burn-out. Dans le monde survolté des affaires où tout change en permanence, une chose reste constante : il n’y a que 24 heures dans une journée et même les chefs d’équipe ont besoin de se reposer.
Astuce : lors de la recherche des membres de l’équipe les plus aptes à assumer certaines responsabilités de réunion, il peut être difficile de se souvenir de toutes les informations sur les candidats potentiels. Enregistrez et mettez à jour les profils des candidats dans les modèles de compte-rendu de réunion pour créer des bases de connaissances qui vous aideront à tisser des liens et à instaurer un climat de confiance. Cela vous sera très utile lorsque vous devrez prendre des décisions importantes en matière de délégation.
Réunions vs Tâches vs Vie
« Le temps est ce que nous voulons le plus, mais ce que nous utilisons le plus mal. »
– William Penn
Il n’y aura jamais assez d’heures dans la journée, mais vous pouvez mieux utiliser votre temps en éliminant les réunions inutiles, en faisant en sorte que les réunions que vous organisez aient un réel impact et en déléguant des points de l’ordre du jour aux membres de l’équipe appropriés. En montrant l’exemple, vous inciterez votre équipe à trouver sa propre voie vers une charge de travail tenable et un bon équilibre vie professionnelle-vie privée.
