Quel est le coût d’une réunion ?
Pour certaines sociétés, les réunions ne riment pas simplement avec baisse de productivité et perte de temps. Ce mercredi 15 octobre, lors de la conférence « Innovation By Design » de Fast Company, Tony Fadell, PDG de Nest, soulignait qu’une simple réunion pouvait avoir un impact financier majeur.
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En plus d’avoir un impact sur le capital humain, les réunions font également perdre du temps de manière non négligeable.
Au début de la semaine, Bain & Company publiait une étude démontrant qu’une simple réunion hebdomadaire coûtait à une société l’équivalent de 300 000 heures par an. Ce chiffre ne prend pas en compte le temps de préparation de ces mêmes réunions, ni les heures passées à les débriefer.
Au cours de la 4e conférence Evernote annuelle, nous n’avons pas caché ce que nous pensons des réunions. Pour être honnête, 99,9 % d’entre elles sont une pure perte de temps. Au lieu de se concentrer sur la prise de décisions, les réunions se sont transformées en des espèces de réunions Tupperware, où chacun essaie de vendre ses projets.
70 % de nos utilisateurs ont recours à Evernote au travail. Nous voulons qu’ils puissent consacrer leur temps à la création du meilleur travail de leur vie. Les réunions ne devraient pas être un frein à la productivité. Nous souhaitons que vous puissiez vous concentrer sans interruption sur votre travail afin de réaliser tous vos projets. Lorsque des réunions sont nécessaires, elles devraient avoir un impact immédiat et aider l’équipe à prendre des décisions concrètes pour que tout le monde puisse se remettre au travail.
Les outils d’Evernote pour des réunions plus efficaces
Mode Présentation. Les diapositives sont une arme de destruction massive de la productivité. Vous utilisez déjà Evernote pour récupérer et rédiger tout le contenu dont vous avez besoin dans le cadre de votre travail, alors transformez instantanément vos notes en de somptueuses présentations sur plein écran. En savoir plus >>
Préparation sans papier. Les réunions se déroulent bien plus rapidement lorsque tous les participants savent à quoi s’attendre. Ne perdez plus de temps à imprimer vos diapositives, documents et autres pages Internet. Joignez directement vos documents et fichiers à votre note d’ordre du jour de réunion, et partagez-la avec vos collègues. De cette manière, tous les participants de votre réunion auront directement sur leur ordinateur, smartphone ou tablette, toutes les informations nécessaires. En savoir plus >>
Modèles personnalisés. Vous menez un projet et, chaque semaine, vous organisez une réunion pour faire le point sur son avancement ? Utilisez Evernote pour créer un carnet de notes Business partagé, contenant des modèles basés sur une structure préformatée pour vos ordres du jour et comptes-rendus afin de gagner du temps. En savoir plus >>
Les réunions chez Evernote
C’est peut-être plus facile à dire qu’à faire, mais nous mettons tout en œuvre pour gérer notre temps de manière plus intelligente.
Voici comment nous organisons nos réunions chez Evernote :
1. Organiser moins de réunions. Pour commencer, nous nous posons les questions suivantes : est-il vraiment nécessaire d’organiser la réunion ? N’y a-t-il pas d’autre solution ?
2. Raccourcir les réunions. Lorsqu’une réunion est réellement nécessaire, nous cherchons des moyens de la raccourcir. Ce n’est pas parce que nous avons une heure de disponible qu’il est impératif d’utiliser les soixante minutes. Nous avons installé une sonnerie automatique dans nos salles de réunion, retentissant toutes les 25 minutes pour nous inciter à terminer les discussions et à prendre des décisions.
3. Partager avec Evernote. Evernote est un excellent outil afin de partager des informations importantes. Il s’avérera particulièrement utile pour les réunions récurrentes, notamment lorsqu’il s’agit de faire le point sur l’avancée d’un projet.
4. Inviter uniquement les personnes concernées. Envoyez uniquement des invitations aux personnes qui ont un intérêt à participer à la réunion.
5. Organiser de manière intelligente. L’organisateur communique aux invités l’ordre du jour de la réunion. Nous utilisons Evernote afin de créer un modèle pour les différents points d’un ordre du jour, les notes de réunion, et les éléments d’action.
6. Désigner un secrétaire. Désignez un secrétaire qui prendra des notes, permettant aux autres participants de se concentrer sur les éléments essentiels de la réunion.
7. Conclusion. Une réunion est terminée lorsque nous avons passé en revue les différents éléments d’action. Après cela, nous nous remettons directement au travail.
Et vous, comment Evernote vous permet-il d’organiser moins de réunions tout en étant plus productifs ? N’hésitez pas à nous faire part de vos témoignages.
