Utiliser Evernote

Stacy Harmon : « Pourquoi il est plus efficace de s’organiser avec des carnets de notes qu’avec des étiquettes »

Durant ma carrière de consultante Evernote, j’ai vu à de nombreuses reprises l’article de blog de Michael Hyatt, How I Organize Evernote (Comment j’organise Evernote) être cité en ligne et faire l’objet de discussions sur les réseaux sociaux comme s’il s’agissait de la solution de facto pour s’organiser dans Evernote.

Dans son article, Michael explique en détail comment il organise son compte Evernote. Il n’utilise que quatre carnets de notes et le reste de son organisation repose sur un système assez complexe d’étiquetage qui lui permet de récupérer des notes une fois qu’il les a créées.

Le problème, c’est que les étiquettes ne sont pas la seule façon d’organiser Evernote. Pourtant, la visibilité et la réussite de Michael Hyatt laissent penser à de nombreuses personnes que les étiquettes sont la « bonne » façon d’organiser Evernote.

Malgré mon admiration pour Michael Hyatt (dont je suis une grande fan !), je ne partage pas son point de vue sur l’organisation d’Evernote.

Les étiquettes sont une façon d’organiser Evernote, mais pour moi, ce n’est pas la bonne façon.

De mon point de vue, l’idéal – comme pour la plupart des gens que j’ai coachés au fil des années en tant que consultante Evernote – est d’utiliser des carnets de notes et des piles comme principaux blocs d’organisation d’Evernote. Quant aux étiquettes, je ne les utilise pas comme un outil d’organisation, mais comme une fonctionnalité de recherche dans Evernote.

Dans cet article, j’explique pourquoi je pense qu’il n’est pas pratique d’organiser Evernote avec des étiquettes, je propose des alternatives et je montre comment, dans certaines circonstances, les étiquettes peuvent se révéler utiles.

Pourquoi utiliser des étiquettes pour organiser Evernote n’est pas forcément une bonne idée

Je pense qu’il y a plusieurs inconvénients à utiliser des étiquettes pour organiser votre compte Evernote.

Les étiquettes ne fonctionnent pas de la même façon sur tous les appareils, ce qui les rend moins efficaces

Les étiquettes ne s’affichent pas de la même façon selon l’appareil que vous utilisez. Si vous êtes sur desktop, vous pouvez imbriquer les étiquettes pour vous organiser de manière visuelle, mais ces étiquettes imbriquées ne s’afficheront pas dans l’application Evernote sur votre iPhone.

À la place, vous verrez une liste alphabétique de toutes vos étiquettes, ce qui annule l’avantage de l’organisation de vos étiquettes sur desktop. Et ce sera un frein important lorsque vous voudrez récupérer des informations sur votre appareil mobile à l’aide des étiquettes.

Je montre aux utilisateurs que l’application Evernote mobile est très utile pour capturer et récupérer des informations, mais pas pour les organiser (pour ça, mieux vaut utiliser l’application de bureau). Pourquoi utiliser un système d’organisation des données qui n’est pas pris en charge sur appareil mobile ? Ce serait vous mettre des bâtons dans les roues dès le départ, car vous risquez de ne pas trouver ce que vous cherchez.

Si vous oubliez d’ajouter une étiquette à une note, c’est tout votre système d’organisation qui s’effondre

Si vous utilisez les étiquettes comme seul système d’organisation dans votre compte Evernote, vous aurez vite fait de vous emmêler les pinceaux et d’oublier d’ajouter une étiquette (ou plusieurs, si votre système est complexe). Cela signifie qu’une petite erreur peut créer des problèmes.

L’une des plus grandes craintes des utilisateurs Evernote est que leurs notes se perdent, autrement dit, qu’elles passent à travers les mailles du filet et deviennent introuvables. Alors, pourquoi créer un système d’organisation aussi fragile ?

Utiliser des carnets de notes pour organiser vos notes rend votre système beaucoup plus solide et fiable en cas de petites erreurs (qui sont inévitables).

Il est trop facile de créer de nouvelles étiquettes

Le formateur en productivité Tiago Forte a abordé ce problème dans un article dans lequel il explique pourquoi le système des étiquettes ne fonctionne pas et dont le point de vue se rapproche du mien. Il écrit :

« Dans Evernote et dans la plupart des systèmes d’étiquetage, il suffit de saisir une nouvelle étiquette pour la créer, à condition qu’elle n’existe pas déjà. C’est un système qui, implicitement, amplifie les erreurs : il peut s’agir d’une faute d’orthographe, d’une erreur de saisie, d’une majuscule utilisée à la place d’une minuscule, d’une ponctuation ou d’un temps différent, etc. Vous ne recevez aucun avertissement et aucune indication : une étiquette différente est créée. Il n’y a plus qu’à espérer que vous la remarquiez et la corrigiez plus tard, avant de commencer à vous en servir. »

Par exemple, vous pouvez créer ces quatre étiquettes par inadvertance :

Vous ne remarquerez peut-être jamais cette erreur et, des années plus tard, quand vous chercherez une information en particulier, vous ne la retrouverez pas parce qu’elle aura été accidentellement étiquetée « reciept » au lieu de « Receipt ».

Les étiquettes sont tellement faciles à créer que vous pouvez vite perdre le contrôle de votre liste d’étiquettes. Bien sûr, vous pouvez créer 100 000 étiquettes. Mais est-ce vraiment ce que vous voulez ? Un système basé sur les étiquettes pour votre organisation n’est pas viable quand, comme moi, vous commencez à conserver tous les éléments de votre vie dans Evernote.

Vous devez avoir une mémoire parfaite pour utiliser correctement un système basé sur les étiquettes

Il y a un autre point que Tiago aborde avec éloquence dans cet article et avec lequel je suis entièrement d’accord : la mémoire de l’homme est vouée à se fatiguer.

L’utilisation d’un système basé sur des étiquettes repose entièrement sur vos capacités de mémorisation. En tant qu’hommes, nous devons être réalistes quant à la quantité d’informations que nous pouvons stocker dans notre cerveau. Comme le dit David Allen : « Votre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir. »

Lorsque vous utilisez des étiquettes pour organiser votre compte Evernote, vous devez vous souvenir de toutes les étiquettes que vous avez utilisées, ainsi que de leur ponctuation et de leur orthographe.

Ça n’a peut-être l’air de rien quand vous commencez à utiliser Evernote et que vous n’avez que 10 étiquettes. Mais après des années d’utilisation d’Evernote, votre liste pourrait bien en contenir des milliers. Arriverez-vous à vous souvenir d’autant d’étiquettes et à les utiliser parfaitement ? Personne ne le peut. Vous ne pourrez pas non plus compter sur la fonctionnalité de remplissage automatique d’Evernote pour rafraîchir votre mémoire, car elle ne fonctionne pas sur tous les appareils. Si vous utilisez le remplissage automatique sur votre téléphone, tant pis pour vous.

Les étiquettes ne fonctionnent pas lorsque vous partagez et collaborez dans Evernote

Une organisation basée sur les étiquettes dans Evernote peut s’effondrer lorsque vous commencez à collaborer et à partager des informations avec vos collaborateurs.

Vous ne pouvez pas partager un groupe de notes basé sur des étiquettes. Si je voulais partager un groupe de notes étiquetées « Réseaux sociaux » avec mon assistant, cela ne serait pas possible. Vous pouvez partager un carnet de notes. Vous pouvez partager une ou plusieurs notes. Mais vous ne pouvez pas partager un groupe de notes qui portent la même étiquette. C’est un point que je n’ai pas vu dans les précédentes discussions sur l’organisation dans Evernote, mais c’est un inconvénient de taille. La plupart des gens utilisent Evernote pour leur organisation personnelle, mais ils ne partagent pas leurs notes et carnets de notes avec leurs amis, leur famille et leurs collègues… et c’est bien dommage, car ils se privent d’une fonctionnalité majeure d’Evernote.

Autre problème : lorsque vous partagez un carnet de notes, vos étiquettes s’affichent dans le compte des personnes avec qui vous avez partagé le carnet. Regardez l’exemple ci-dessous. Je n’ai pas créé l’étiquette « Stacey Harmon Sales Page – Radical Productivity with Evernote », mais cette note se trouve dans l’un de mes carnets de notes partagés. L’étiquette s’affiche dans mon compte parce que l’un de mes collaborateurs l’a créée.

Le partage et la collaboration font partie des raisons pour lesquelles j’adore utiliser Evernote. Pour moi, ces problèmes constituent les arguments les plus convaincants contre l’utilisation d’un système basé sur les étiquettes.

Ce que vous devriez faire au lieu d’utiliser des étiquettes pour organiser votre compte Evernote

Voici, en quelques mots, mon système d’organisation dans Evernote :

  1. J’utilise des  piles et des carnets de notes pour organiser mes informations et structurer visuellement mon compte. Les piles sont essentielles, car elles me permettent de garder une structure de carnets de notes nette : mes 250 carnets sont rangés dans 8 piles.
  2. Ma liste de carnets de notes/piles s’affiche dans la barre latérale gauche de mon application de bureau. Elle me sert de carte visuelle de mes données.
  3. Je fais glisser des notes, des carnets de notes et des recherches clés vers la zone des raccourcis d’Evernote pour accéder rapidement aux données que je consulte le plus souvent.
  4. Je prépare souvent mes notes pour pouvoir les retrouver plus tard. Je m’efforce de choisir des titres pertinents et d’inclure des mots-clés dans le corps des notes si nécessaire.

Voici les principaux avantages de ce système d’organisation de vos informations dans Evernote :

Avantage n° 1 : vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour trouver tout ce que vous voulez, c’est presque instantané

Lorsque vous arrêtez d’utiliser des étiquettes, vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour trouver ce dont vous avez besoin. C’est exactement ce que je fais, et il ne me faut que quelques secondes pour trouver ce que je cherche dans Evernote… alors que j’ai plus de 26 000 notes dans mon compte.

Il existe de nombreuses façons de faire des recherches dans Evernote. Il vous suffit de savoir comment chercher correctement et de vous familiariser avec les techniques de recherche pour trouver facilement ce que vous voulez. Si un mot ou une expression se trouve quelque part dans Evernote (y compris dans les titres des notes et des carnets, dans le texte d’une note, dans vos images et documents dans une note, ou dans votre écriture manuscrite dans une note numérisée), la fonctionnalité de recherche d’Evernote mettra la main dessus.

Même Michael Hyatt reconnaît la puissance de la recherche Evernote lorsqu’il parle de l’utilisation des étiquettes. Voici ce qu’il a déclaré à ce sujet :

« Il est tentant d’ajouter plusieurs étiquettes à chaque note. Toutefois, je me suis défait de cette habitude quand je me suis rendu compte qu’Evernote indexait tous les mots des notes. Par exemple, si vous avez une bonne citation avec le terme « objectif », vous n’avez pas besoin d’ajouter l’étiquette « objectif » à la note tant que ce mot apparaît dans la note. Sinon, vous ne faites qu’encombrer votre compte. La clé est de se souvenir que le moins est le mieux. »

Avantage n° 2 : un système d’organisation basé sur les carnets de notes permet de retrouver des informations plus facilement et rapidement

Lorsque vous organisez votre compte avec des piles et des carnets de notes, vous obtenez des groupements de données naturels dont votre cerveau se souviendra (comme lorsque vous avez de nombreux dossiers et que vous savez que les notes de réunion se trouvent dans un dossier en particulier). Votre cerveau peut presque instantanément voir le carnet de notes que vous cherchez lorsque vous passez en revue votre liste de carnets dans la barre latérale gauche ou lorsque vous saisissez quelques caractères dans le champ de recherche de carnets sur votre appareil mobile. Cela vous permet d’accéder directement à vos données, car votre cerveau sait quel carnet de notes contient ce que vous cherchez.

Une approche basée sur les carnets de notes est également utile lorsque vous naviguez dans Evernote en utilisant des fonctions avancées, comme « Accéder à », qui fait apparaître une liste de notes et de carnets de notes qui peut être filtrée avec quelques saisies clavier et qui, très souvent, vous permet d’accéder directement à la note que vous recherchez.

Si ces méthodes ne fonctionnent pas pour vous, la puissance de la recherche Evernote vous permettra de trouver ce que vous cherchez : il est possible de créer simplement un système de carnets de notes et de piles adapté à votre flux de travail, d’y ajouter des notes et d’utiliser la fonction de recherche pour retrouver des informations.

Avantage n° 3 : le système basé sur les carnets de notes fonctionne de la même manière sur tous les appareils

Quel que soit l’appareil que vous utilisez pour accéder à Evernote, vos notes, vos carnets de notes et vos piles conserveront la même organisation sur les autres appareils. Inutile de vous inquiéter : vous pourrez trouver ce que vous voulez lorsque vous utiliserez l’application sur votre smartphone ou sur votre ordinateur portable.

Les inconvénients du système d’organisation basé sur les carnets de notes

Michael Hyatt a mentionné divers problèmes associés à l’utilisation des carnets de notes dans Evernote. Ce sont les principaux inconvénients qu’évoquent les utilisateurs qui s’appuient actuellement sur un système basé sur des étiquettes.

Regardons-les un par un.

Inconvénient n° 1 : « Le nombre de carnets de notes est limité à 250 sur les comptes personnels. Il m’en faut plus ! »

Il est vrai que les comptes personnels sont limités à 250 carnets de notes, mais c’est un nombre qui peut vous suffire si vous gérez activement les carnets de notes que vous utilisez. Cela signifie que vous devrez examiner régulièrement votre compte et réduire ou consolider les carnets de notes que nous n’utilisez plus activement.

S’il vous faut absolument plus de carnets de notes, vous pouvez mettre votre compte Evernote à niveau : un compte Evernote Business peut contenir jusqu’à 5000 carnets de notes.

En réalité, les restrictions vous permettent d’avoir moins de carnets de notes et de travailler de manière plus efficace. Il vous faudra une solution provisoire pour éviter tout problème associé au « débordement » numérique.

Inconvénient n° 2 : « Les carnets de notes peuvent être empilés, mais pas imbriqués. Il me faut plus de niveaux d’organisation. »

Nous avons tous appris, en utilisant des ordinateurs et des boîtes de messagerie, que la bonne méthode d’organisation est celle qui repose sur des hiérarchies avec de nombreux niveaux. Mais ce n’est pas forcément vrai.

Si vous utilisez correctement la fonction de recherche, la possibilité d’imbriquer ou non vos notes et carnets de notes n’a pas d’importance.

La force de mon système d’organisation Evernote réside dans sa planéité et sa flexibilité. Si vous préparez vos notes pour la recherche (les conventions de nommage sont essentielles), peu importe où se trouvent vos notes. Vous pourrez les localiser.

Inconvénient n° 3 : « Une note ne peut se trouver que dans un carnet de notes à la fois. Que faire si elle correspond à plusieurs catégories ? »

Pour remédier à ce problème, l’idéal est de créer un flux de travail adapté à vos besoins selon la façon dont vous voulez interagir avec vos informations, plutôt que de vous focaliser sur l’organisation des données dans Evernote. Comme je l’ai dit, je préconise l’organisation des données dans des carnets de notes et des piles. Si vous préparez vos notes pour la recherche et que vous savez l’utiliser, vous pouvez trouver tout ce que vous voulez à tout moment. Le fait qu’une note ne puisse se trouver que dans un carnet de notes à la fois n’a pas d’importance.

Quand votre flux de travail est clair, vous pouvez déployer des fonctionnalités Evernote plus avancées comme, les liens de note (liens hypertexte d’une note à l’autre), pour créer une structure dans votre compte et consulter facilement les notes associées qui se trouvent dans des carnets de notes différents.

Les étiquettes peuvent être utiles dans certaines circonstances

Je tiens à préciser que je ne suis pas contre l’utilisation des étiquettes. Je pense simplement qu’elles sont plus utiles dans les flux de travail que dans le fondement de votre système d’organisation dans Evernote. Pour la plupart des gens, elles devraient être utilisées pour trouver des informations, et non pour les organiser.

Elles peuvent servir de fonctionnalité de recherche. Je conseille de les utiliser comme la « cerise sur le gâteau » lorsque vous configurez votre compte Evernote (et pas dans tout le gâteau, comme le font beaucoup d’utilisateurs).

Voici quelques bons exemples d’utilisation des étiquettes :

  • Réduire ou archiver des carnets de notes. Si vous gérez régulièrement vos carnets de notes (voir plus haut), vous pouvez utiliser des étiquettes pour convertir vos carnets de notes lorsque vous ne les utilisez plus. Il vous suffit d’étiqueter toutes les données qui se trouvent dans un carnet de notes, puis de les placer dans un carnet de notes d’archive.
  • Récupérer des données de « tableau de bord » à partir de plusieurs carnets de notes. Par exemple, vous pouvez avoir une note dans chaque carnet de notes client intitulée « Rapport d’avancement pour ». Cette note pourrait être étiquetée « Réunion hebdomadaire ». Cela vous permettrait de récupérer tous les rapports d’avancement de votre compte Evernote si vous voulez analyser l’état de tous vos projets client pendant votre réunion hebdomadaire.
  • Surveiller l’avancement des projets. Mieux vaut utiliser les étiquettes quand le nombre d’éléments à suivre est limité. Par exemple, lorsqu’un projet évolue entre les statuts Actif, En attente et Terminé. Créer un ensemble statique d’étiquettes pour représenter le processus et mettre à jour l’étiquette au fur et à mesure que la note avance dans le processus est une bonne idée.
  • Utiliser des applications tierces. Evernote s’intègre parfaitement à des milliers de plates-formes tierces et une grande partie de ces applications utilisent les étiquettes dans leurs intégrations. Par exemple, TaskClone utilise des étiquettes pour partager des tâches directement dans son application depuis Evernote.

Utiliser des carnets de notes, c’est rendre son expérience Evernote plus simple, plus efficace et plus rapide

Les étiquettes peuvent être un outil important dans le monde d’Evernote, mais globalement, je pense que baser votre organisation Evernote sur un système structuré de piles et de carnets de notes est plus simple et plus efficace pour retrouver les notes dont vous avez besoin sur n’importe quel appareil et à tout moment.

Si vous voulez en savoir plus sur la façon dont j’organise mon compte Evernote avec des piles et des carnets de notes (et non des étiquettes !), vous pouvez consulter mon Guide EverDone®. J’y explique en détail mon système personnel d’utilisation des notes, des carnets et des piles pour déployer la philosophie de productivité Getting Things Done de David Allen dans Evernote. C’est un système étape par étape basé sur le point de vue organisationnel dont je parle dans cet article.

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