Pour certains d’entre nous, les smartphones sont devenus l’une des principales menaces pour notre productivité. Pour d’autres, ils constituent en revanche le meilleur outil de productivité jamais inventé. Avec Evernote, vous pouvez libérer la puissance de votre ordinateur de poche afin d’optimiser votre productivité.
1. Utilisez les notes rapides et widgets Evernote
Les notes rapides et widgets Evernote ont été conçus pour prendre de notes à la vitesse de la pensée (d’accord, pas tout à fait aussi rapide, mais quand même très rapide).
Widgets
Avec les widgets Evernote, vous pouvez rapidement noter des idées, prendre des photos et créer des rappels, sans avoir besoin d’ouvrir l’application Evernote. Vous pouvez même paramétrer le widget afin que les dernières notes consultées s’affichent sur l’écran de verrouillage. Les options du widget Evernote sont légèrement différentes sur Android et iPhone.
Notes rapides
Si l’application Evernote est déjà ouverte, appuyez de façon prolongée sur le bouton « nouvelle note » (+) afin d’afficher des options similaires à celles disponibles dans le widget : effectuer un enregistrement audio, prendre une photo ou paramétrer un rappel.
Les iPhone 6s, 6s Plus, 7s et 7s Plus fonctionnant avec iOS 10 bénéficient de la fonctionnalité 3D Touch qui vous permet d’accéder à Evernote à l’aide d’une pression prolongée depuis n’importe quel écran d’accueil afin d’afficher les options de note rapide en un clin d’œil. Sur Android, les options de note rapide comprennent également les notes manuscrites et les pièces jointes.
2. Enregistrez et sauvegardez automatiquement les e-mails relatifs à des carnets de notes spécifiques
Beaucoup d’entre vous savent à quel point il est facile d’enregistrer des e-mails dans Evernote. Mais il y a encore mieux : vous pouvez transférer des e-mails à un carnet spécifique afin que le contenu de vos e-mails soit enregistré au même endroit que les notes de réunion, les recherche en ligne et les fichiers relatifs à votre projet.
Pour enregistrer un e-mail depuis votre téléphone, il vous suffit d’ouvrir l’e-mail, de le transférer à votre adresse e-mail unique Evernote, et d’ajouter le nom du carnet (par exemple : « @Mon carnet ») au début du champ « Objet » de l’e-mail. Le contenu de votre e-mail sera automatiquement enregistré en tant que nouvelle note dans le carnet indiqué, sans même avoir besoin d’ouvrir Evernote.
Les utilisateurs Microsoft Outlook peuvent également utiliser le complément Evernote afin de capturer des e-mails Outlook directement dans un carnet Evernote. Ce complément, déjà disponible sur Mac et Windows depuis un certain temps, est maintenant disponible sur l’application mobile Outlook pour iOS.
Automatiser le transfert d’e-mails vers Evernote
Si vous réalisez que vous transférez fréquemment le même type d’e-mails vers Evernote, paramétrez des filtres de transfert d’e-mails personnalisés afin de transférer des e-mails sur la base de critères tels que l’expéditeur ou de mots-clés présents dans l’objet de l’e-mail :
- Transférez tous les e-mails envoyés par « Google Analytics » contenant l’expression « rapport hebdomadaire » en objet vers votre carnet « Rapports de vente ».
- Ajoutez le contenu de tous les e-mails marqués en tant que « Tâche » à une note « Réunions d’équipe hebdomadaires » en remplaçant l’objet de l’e-mail par « Note Réunions d’équipe hebdomadaires + »
Consultez le site IFTTT pour découvrir davantage de façons de sauvegarder automatiquement des messages Gmail dans Evernote :
- Cliquez sur l’étoile d’un message envoyé par un fournisseur dans votre messagerie Gmail pour enregistrer son contenu et la facture attachée en pièce jointe à une nouvelle note dans votre carnet « Factures de fournisseurs ».
- Sauvegardez automatiquement des reçus dans Evernote en ajoutant une étiquette « Justificatifs fiscal ».
Conseil : paramétrez les filtres de transfert d’e-mails et actions automatiques sur votre ordinateur. Utilisez ensuite votre téléphone pour déclencher le transfert automatique en ajoutant des étiquettes, des étoiles, ou en modifiant l’objet de vos e-mails.
3. Partager des notes et carnet de notes afin de limiter l’envoi de messages
Pourquoi perdre du temps à envoyer semaine après semaine des rappels fréquents à votre équipe concernant l’ordre du jour de la réunion ? Partagez plutôt un lien URL vers une note partagée ou un carnet partagé. Toutes les personnes avec qui vous avez partagé le lien peuvent afficher le contenu d’une note ou d’un carnet partagé, même si elles n’utilisent pas Evernote. Remarque : les notes Business individuelles peuvent être partagées sous forme de liens URL. Afin de limiter le partage d’informations relatives à l’entreprise, les carnets de notes Business, en revanche, ne peuvent pas être partagés sous forme de lien URL.
Lorsque vous partagez de carnets de projet avec des utilisateurs Evernote, vous pouvez paramétrer des rappels de note afin d’avertir les autres utilisateurs lorsque vous ajoutez ou modifiez des notes. Les personnes qui ont rejoint votre carnet partagé peuvent souscrire à des e-mails de rappel et être averties de vos modifications.
4. Trouvez ce que vous cherchez plus rapidement avec les filtres de recherche, les recherches enregistrées et les raccourcis
Les filtres de recherche, recherches enregistrées, et raccourcis Evernote sont trois armes secrètes qui peuvent vous aider à trouver rapidement ce dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin.
Filtres de recherche
Les filtres de recherche vous permettent d’exclure les notes que vous savez ne pas être pertinentes à votre recherche. Gagnez du temps tout simplement en affinant votre recherche.
- iPhone – La dernière refonte de l’application Evernote pour iOS comprend des étiquettes de note et des filtres de rappel préconçus. Appuyez sur le bouton du réveil en haut de votre liste de notes pour afficher la liste de toutes les notes comportant des rappels. Appuyez sur le bouton de l’étiquette pour afficher toutes les notes comportant certaines étiquettes.
- Android – Appuyez sur le bouton « Rechercher » (loupe) au sommet d’une liste de notes, saisissez les termes de la recherche, appuyez sur « Affiner votre recherche », puis sélectionnez un filtre de recherche, tel que « Tâches » (pour afficher toutes les notes comprenant des listes de contrôle). Appuyez sur « Appliquer les filtres » pour voir les résultats de votre recherche.
Conseil de pro : vous voulez geeker sur les recherches avancées et porter les filtres de recherche à un autre niveau ?
En savoir plus »
Recherches enregistrées
Les recherches enregistrées vous permettent de lancer plus facilement des recherches que vous effectuez fréquemment. Une fois que vous avez enregistré un ensemble de paramètres de recherche (par exemple des mots-clés et des filtres) en tant que « recherche enregistrée », vous pouvez le sélectionner à tout moment afin de lancer à nouveau la recherche.
Raccourcis
S’il y a des notes, des carnets, ou des étiquettes auxquels vous vous référez souvent, enregistrez-les sous forme de raccourcis afin de vous épargner quelques étapes de recherche supplémentaires. Le bouton « Raccourcis » se trouve dans le menu de navigation (Android) ou sur la barre d’onglets (iPhone).
5. Convertissez les rappels en événements sur votre calendrier
Les rappels de note Evernote vous avertissent des actions à accomplir pour une note spécifique. Une fois que vous avez paramétré une alerte pour votre rappel, vous recevrez un e-mail de notification à la date et l’heure indiquées.
Vous avez peur de manquer la notification par e-mail ? Utilisez le connecteur de calendrier Cronofy afin de convertir automatiquement tous vos rappels en événements sur votre calendrier. En connectant Cronofy à un calendrier synchronisé sur votre téléphone, vous pouvez replanifier, renommer et effacer les notifications de rappel de votre calendrier, sans même avoir besoin d’ouvrir Evernote.
Vous préférez avoir une simple application de gestion des tâches sur votre téléphone ? Essayez Swipes, une application de listes de tâches conçue pour fonctionner avec Evernote sur Android et iPhone.
Swipes tient son nom des gestes de balayage qui rendent la gestion de vos listes de tâches si facile. Tâche accomplie ? Sélectionnez la tâche et balayez simplement vers la droite pour la cocher. Besoin de plus de temps ? Balayez vers la gauche pour sélectionner un heure afin de reporter la tâche à plus tard.
La vie moderne dépend de plus en plus de la façon dont nous optimisons notre temps et nos ressources. Si les smartphones sont devenus, en un sens, notre bureau à distance, alors Evernote est un bureau virtuel où l’on peut rester concentré et faire avancer les choses, peu importe l’endroit où nous sommes.
