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Présentation d’Evernote pour Microsoft Teams

Au fil des ans, Evernote a rendu le travail d’équipe plus facile en développant des intégrations avec des applications puissantes, comme Microsoft Outlook, Salesforce, Google Drive et Slack. Aujourd’hui, nous avons le plaisir d’ajouter un autre grand nom à cette liste.

Microsoft Teams, qui fait partie de la suite Office 365, est le hub de communication des entreprises productives dans lequel les équipes peuvent chatter, partager des messages et avancer dans leurs projets. Microsoft Teams permet aux collaborateurs de partager des emails, des documents, des feuilles de calcul et des présentations, et de gérer le flux d’informations.

Evernote s’intègre au contexte de vos conversations dans Teams pour que vous puissiez consulter facilement des notes dans une conversation et accéder à des notes sans quitter Teams.

Avec Evernote pour Microsoft Teams, vous pouvez facilement partager, épingler, modifier et chercher votre contenu Evernote directement depuis l’application Microsoft Teams. Cela vous permet de travailler sans interruption et de veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Nous nous sommes entretenus avec Mansoor Malik, Chef de produit principal de Microsoft Teams, et Leo Gong, Chef de produit senior chez Evernote, qui nous ont fait part de leur avis sur cette nouvelle intégration. Nous leur avons demandé pourquoi le partenariat entre Evernote et Microsoft était si passionnant, et ce qu’il signifiait pour les clients et pour l’avenir du travail en équipe.

Qu’est-ce que l’intégration avec Evernote apporte au produit Microsoft Teams et comment les utilisateurs vont-ils en bénéficier ?

Mansoor Malik (Microsoft): Microsoft Teams démocratise l’information. Il la rend accessible à tous et transparente.

Grâce à cette intégration, les utilisateurs peuvent maintenant accéder à leur contenu Evernote et le partager avec toute l’équipe dans un seul espace et dans le même canal. Ils n’ont pas à se souvenir d’une URL ou à jongler entre Teams et Evernote. Tout est au même endroit.

Leo Gong (Evernote): Pour nombre de nos clients, Evernote est comme un deuxième cerveau. Ils y collectent toutes leurs informations et les idées sur lesquelles ils travaillent. L’association des deux applications leur permet d’exploiter facilement ce hub de connaissances et de le partager avec tout le monde.

Mettons que vous essayiez de planifier la logistique d’un lancement de produit dans Microsoft Teams. La possibilité d’accéder à Evernote vous permet de conserver un registre des décisions prises et du plan actuel, en parallèle avec la conversation.

Quel problème l’intégration résout-elle pour les utilisateurs ?

MM : S’il y a des tâches que vous voulez ajouter à Evernote et dont vous aimeriez discuter, vous pouvez partager un extrait de ces tâches dans Teams et commencer une conversation, où les épingler sous forme d’onglet et articuler la conversation autour de cet onglet.

L’avantage, c’est que votre conversation est dans le contexte de la note épinglée et qu’elle peut être permanente. Tout se passe au même endroit. N’importe quel membre de l’équipe peut rejoindre la conversation en temps réel ou, s’il la rejoint plus tard, y répondre dans le même fil, avec le même contexte.

LG : De nombreuses personnes utilisent Evernote comme un référentiel pour les informations de leur entreprise. Cette intégration leur permet de partager très facilement ces informations au besoin.

Par ailleurs, les gens posent souvent les mêmes questions. L’onglet épinglé vous permet d’épingler une note dans le canal avec des réponses aux questions fréquentes pour les rendre facilement accessibles.

Enfin, quand on prend une décision, il faut parfois tenir compte d’une dizaine voire d’une vingtaine de messages différents. Ça devient très vite ingérable. Il n’est donc pas inutile d’avoir un onglet, un endroit pour conserver une liste des décisions que l’on vient de prendre et des prochaines étapes.

Selon vous, quelles sont les plus grandes difficultés que rencontrent les collaborateurs lorsqu’ils veulent partager des informations au sein d’une équipe ?

MM : Avant, quand on voulait partager quelque chose, il fallait ouvrir sa boîte email, joindre un document Word ou autre et l’envoyer, même si le destinataire en question était un collègue dans le bureau d’à côté. Il fallait ensuite attendre sa réponse, réviser le document, etc. Avec l’intégration, ces conversations et ces décisions peuvent être documentées, modifiées et capturées en temps réel, ce qui évite ce va-et-vient.

LG : Je pense que ce sont les difficultés qui entourent le partage d’informations. Nous aimerions faciliter le partage, au-delà de ce lancement initial. Nous réfléchissions aux moyens d’automatiser le partage d’informations.

D’après votre expérience, comment les flux de travail ont-ils évolué avec le temps ? Trouvez-vous que les gens demandent souvent des intégrations avec leurs outils préférés ?

MM : Aujourd’hui, les employés sont impliqués dans deux fois plus d’équipes qu’il y a cinq ans. Le temps qu’ils consacrent au travail collaboratif (réunions, appels téléphoniques, emails) a augmenté de 50 %. Un travail qui prend jusqu’à 80 % de temps en plus aux employés. Cependant, les expériences de productivité sont de plus en plus fragmentées, ce qui entraîne une baisse de la productivité et du moral, ainsi qu’une certaine lassitude face au changement. Cette intégration tente de réunifier l’expérience en s’attaquant à ces problèmes.

LG : Les environnements de travail évoluent pour inclure des outils plus spécialisés. Les équipes sont plus nombreuses que jamais et les collaborateurs veulent avoir du choix au travail.

Même pour l’édition de note, qui est assez simple, il y a pléthore d’outils et chacun a ses avantages. Les intégrations permettent aux clients d’utiliser les applications qui les rendent plus efficaces, car ils peuvent utiliser leurs propres outils pour collaborer.

Evernote s’intègre avec tous les types de documents et permet aux collaborateurs de partager des notes facilement, ils peuvent choisir les outils qui les rendent efficaces. Avec Microsoft Teams, vous n’avez pas à utiliser une base de données ou un outil de gestion des tâches spécifique. Teams est l’élément unificateur qui vous permet, à vous et à votre équipe, de travailler ensemble, même si vous utilisez des systèmes différents.

Lors de l’intégration avec un autre produit, utilisez-vous une liste de contrôle ? Comment savez-vous que le partenariat va fonctionner ?

MM : Nous réfléchissons aux moyens d’offrir de la valeur ajoutée à nos clients communs. Plus précisément, nous examinons des scénarios courants de productivité en équipe et nous réfléchissons aux moyens de simplifier la tâche aux utilisateurs, de rendre leur expérience plus enrichissante.

Evernote est parfaitement adapté à Teams, car les utilisateurs travaillent déjà en équipe. Il était donc logique d’intégrer Evernote pour les aider à travailler plus vite.

Le deuxième critère est la vision que nous partageons avec nos partenaires en matière de transformation culturelle et numérique sur le lieu de travail moderne. Nous devons en tenir compte.

LG : C’est la même chose pour nous. Voici les questions auxquelles nous devons répondre : y a-t-il une adéquation naturelle dans les flux de travail des utilisateurs ? Est-ce que cela améliore leur vie de façon mesurable ? Et deuxièmement, qu’avons-nous à offrir à Microsoft ? En quoi cela aide-t-il les utilisateurs à réussir ? Enfin, il faut tenir compte de la faisabilité : pouvons-nous créer l’intégration et à quel rythme ?

Du point de vue stratégique, comment répondre aux besoins d’un client de plus en plus exigeant ?

MM : Nous tenons toujours compte des avis des clients, que ce soit sur Twitter, UserVoice ou dans l’outil de commentaire de notre produit fini. Nous observons également la façon dont travaillent les utilisateurs et les fonctionnalités qu’ils demandent, qu’il s’agisse d’applications pour mobile ou pour desktop.

Nous essayons également d’imaginer l’avenir du travail sur le long terme. Avec l’évolution de la main-d’œuvre et l’arrivée de la génération Y, de nouvelles demandes apparaissent. Nous en faisons une priorité et les ajoutons à notre liste de tâches. Nous traitons d’abord les fonctionnalités les plus demandées, puis nous descendons dans la liste.

LG : La première chose est d’être à l’écoute du marché. Nous parlons beaucoup avec nos clients, ce qui nous permet bien souvent d’identifier des points à améliorer.

La deuxième est de faire de nombreux essais avec les fonctionnalités que nous voulons lancer, et de faire en sorte qu’elles soient vraiment utiles aux utilisateurs. Il ne faut pas nécessairement créer exactement ce que demande le client, car c’est souvent le symptôme d’un besoin plus important ou non identifié. Nous tentons de comprendre ce qu’ils veulent nous dire, et ce qui leur pose réellement problème.

J’imagine que cela doit être difficile. C’est un peu un travail de détective.

LG : Tout à fait.

MM : Oui, je suis bien d’accord.

Avant, les entreprises avaient des concurrents. Maintenant, l’idée de « travailler avec les autres » fait son chemin. Quel est votre avis sur cette approche, d’un point de vue technologique ?

MM : Nous développons un produit dédié à la collaboration, alors nous devons collaborer. En travaillant avec d’autres entreprises, nous offrons davantage de valeur ajoutée à nos clients et utilisateurs. Et dans ce cas précis, c’est bénéfique pour leur productivité. Ils sont très satisfaits. Si c’est pour augmenter la productivité et préserver l’engagement des utilisateurs, nous pouvons bien travailler avec un concurrent ou un partenaire. Nous sommes ouverts et nous sommes prêts à laisser les utilisateurs choisir leurs outils, car nous pensons que les applications et la technologie améliorent la productivité et permettent de travailler plus vite.

LG : Travailler avec les autres a toujours fait partie des valeurs d’Evernote. Nous vous aidons à capturer des idées et des informations, quelle que soit leur provenance.

Pour adopter cette approche d’un point de vue technologique, nous devons développer notre produit de manière modulaire afin de ne pas prendre en charge qu’un seul type de document. Nous construisons l’application de façon à ce qu’elle accepte tout type de document comme un module pour vous permettre d’en ajouter à l’avenir.

C’est une situation gagnant-gagnant, car concevoir un produit en faisant en sorte qu’il prenne en charge les intégrations accélère votre propre développement. Vos développeurs vous remercieront, car lorsqu’ils essaieront d’étendre les fonctionnalités du produit ultérieurement, ce sera plus simple pour eux.

Grâce aux progrès de la technologie, on peut travailler n’importe où, sur n’importe quel appareil. Comment répondre aux demandes d’une main-d’œuvre aussi connectée ?

MM : Chaque équipe est différente. Chaque personne est différente et a des besoins et des préférences uniques. Microsoft Teams est une plate-forme qui permet aux utilisateurs de se servir des applications et services qu’ils utilisent le plus. Cela leur permet de personnaliser Microsoft Teams selon leurs besoins, pour plus de productivité.

En permettant ce type d’intégrations et en travaillant avec des partenaires et des concurrents, nous répondons aux demandes de cette main-d’œuvre ultra-connectée. Parallèlement, nous veillons à être multi-plateformes, multi-appareils et multi-écrans, comme Evernote. Nous voulons que vous puissiez travailler où que vous soyez, quelle que soit la façon dont vous êtes connecté.

LG : D’une certaine façon, la causalité n’est pas très claire, parce qu’avoir des intégrations vous permet de travailler où que vous soyez et sur n’importe quel appareil. En même temps, elles vous aident à mieux vivre dans un monde comme celui-ci.

Je pense que Microsoft Teams est très utile, car il fournit un hub pour gérer de nombreuses choses complexes. Parce que si tout le monde utilise 20 applications différentes, la gestion devient difficile. En revanche, pouvoir centraliser les communications et les partages au même endroit permet de gérer la surcharge d’informations.

Selon vous, comment les méthodes de travail vont-elles évoluer au cours des 5 prochaines années ? Comment pensez-vous faire face à ces changements avec de nouvelles fonctionnalités et/ou mises à jour ?

MM : Tout le monde cherche à aller plus vite. Ce que nous aimerions, c’est trouver un moyen d’utiliser l’apprentissage machine ou l’IA avec ces intégrations pour aider les utilisateurs à travailler plus vite.

Imaginez : vous créez une note dans laquelle vous indiquez que vous devez envoyer des documents marketing pour révision et approbation. L’idéal serait que lorsque vous tapez le texte ou que vous en parlez, l’IA comprenne qu’il est nécessaire de créer une tâche, de l’assigner à une personne et d’assurer son suivi. Réaliser certaines tâches à la place des utilisateurs serait un moyen d’améliorer la productivité.

L’enregistrement d’appels, la transcription et la traduction sont également des fonctionnalités qui nous intéressent. Toutes ces tâches peuvent être réalisées automatiquement.

LG : J’observe deux tendances liées. La première est l’augmentation très rapide de la quantité d’informations que nous consommons. La deuxième est que la technologie a atteint un stade qui nous permet d’aider les utilisateurs à gérer ce surplus d’informations. Nous vivons donc une période très intéressante.

L’amélioration de l’agrégation et des intégrations est la première chose qui aidera vraiment les utilisateurs. Pour moi, Evernote est l’espace qui vous aide à gérer vos informations en s’intégrant avec les outils que vous utilisez pour créer des informations et en collectant celles-ci dans un hub central.

Le deuxième chose est l’utilisation de l’IA et de l’apprentissage machine, comme l’a mentionné Mansoor. Au cours des cinq prochaines années, nous pourrons utiliser l’apprentissage machine pour aider les utilisateurs à comprendre les informations qu’ils reçoivent, car il est important de pouvoir filtrer toutes ces données et identifier celles qui sont importantes.

J’aime faire l’analogie suivante : si j’entre dans votre cuisine, elle aura beau être très bien rangée, je ne pourrai pas savoir où se trouve chaque chose. L’apprentissage machine me permettra de voir les éléments dans votre cuisine, dans un contexte logique par rapport à la façon dont je m’organise et dont je réfléchis.

Lancez-vous

Pour découvrir le véritable potentiel de votre équipe, rendez-vous sur l’App Store de Microsoft et installez Evernote pour Microsoft Teams dès aujourd’hui. Pour en savoir plus, consultez ce Guide de démarrage rapide.

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