Saviez-vous que 11 millions de réunions ont eu lieu chaque jour en 2019 ? Cela représente plus de 4 milliards de réunions en un an ! Depuis, avec le passage au travail hybride et à distance, le temps passé en réunion n’a fait qu’augmenter.
On associe tellement le terme « réunion » au bureau qu’on oublie souvent qu’il s’agit d’un élément indispensable de notre vie quotidienne. En effet, n’importe quel rendez-vous de la journée peut être considéré comme une réunion, qu’il s’agisse d’un rendez-vous chez le dentiste ou d’une séance de sport. De toute évidence, il est temps de repenser notre définition de ce mot.
En repensant le sens de « réunion » et en trouvant les bons outils pour vous aider à tirer parti de cette nouvelle compréhension, vous pouvez transformer des interactions quotidiennes improductives en rencontres fructueuses et avancer dans vos tâches, aussi bien dans votre environnement de travail que dans tout autre aspect de votre vie.
Capturez des informations comme si vous étiez en réunion
« Si vous ne notez pas vos idées, elles pourraient vous sortir de la tête avant même que vous ne quittiez la pièce. »
– Richard Branson
Dans le monde survolté d’aujourd’hui, certain·e·s pensent que la prise de notes est une pratique dépassée. Pourtant, la prise de notes est à la fois un art et une compétence qui peut jouer un rôle clé dans votre réussite, et ce dans tous les aspects de votre vie.
Une prise de notes efficace contribue à votre productivité et facilite l’apprentissage de nouveaux concepts, car elle vous permet d’organiser vos pensées de manière simple et compréhensible. Qu’il s’agisse de consulter votre médecin ou de résoudre un problème avec votre famille, de discuter avec l’enseignant·e de votre enfant ou de planifier un repas avec vos voisins, l’application de cette compétence à chaque interaction permet de maximiser vos résultats.
Les stratégies de prise de notes varient, mais voici quelques conseils généraux :
- Définissez des objectifs. Déterminez ce que vous attendez de la « réunion » et les étapes les plus efficaces pour y arriver.
- Priorisez. Identifiez les aspects de la tâche ou de l’échange qui sont les plus importants et ceux qui ne le sont pas.
- Préparez des questions. Dressez la liste des choses que vous devez savoir avant la réunion.
- Résumez. Notez des mots-clés ou des expressions. Il n’est pas nécessaire de capturer les moindres détails, concentrez-vous plutôt sur les points les plus pertinents.
Astuce : vous pouvez utiliser des modèles de réunion à diverses fins, notamment pour capturer et organiser des informations rapidement. Avec Evernote, la création de comptes-rendus de réunion est intuitive et facile, et toutes les informations sont organisées dans un seul et même endroit. Vous pouvez facilement consulter vos notes dès que la « réunion » en question est terminée.
Transformez vos idées en actions
Une réunion productive, qu’elle ait lieu dans une salle de conférence, dans les locaux d’une association de parents d’élèves ou dans une salle à manger, est une réunion pendant laquelle les problèmes sont transformés en actions concrètes et les tâches classées par ordre de priorité pour résoudre un problème urgent ou atteindre un objectif particulier.
Prenons l’exemple de la « réunion » qui a lieu dans la salle à manger :
- Définissez le problème : la maison est en désordre parce que les membres du foyer ne partagent pas les tâches ménagères.
- Identifiez l’objectif final : faire du ménage et garder la maison propre.
- Délimitez et assignez des tâches, en discutant de chaque tâche et en tenant compte des commentaires : répartissez les corvées (faire la vaisselle du dîner, passer l’aspirateur sur la moquette, plier le linge) et décidez qui va faire quoi, en fonction à la fois de la disponibilité et des capacités de chacun·e.
- Donnez des délais et établissez une fréquence pour les tâches récurrentes : la vaisselle du dîner doit être faite tous les soirs, avant de regarder la télé, tandis que la moquette ne doit être aspirée qu’une fois par semaine, avant le dimanche soir.
Quand on délègue des responsabilités, il est important de gérer et de surveiller les progrès. Par ailleurs, il est judicieux de faire régulièrement le point sur les actions à réaliser. Y a-t-il quelque chose dans votre processus qui peut être modifié pour rendre votre « équipe » plus efficace ? Y a-t-il des choses qui ont bien fonctionné et qui pourraient être réutilisées à l’avenir ?
Astuce : transformez les actions en tâches, avec des rappels, des dates d’échéance et des indicateurs. Personnalisez les tâches et leurs informations pertinentes comme bon vous semble. En assignant ces tâches aux membres de l’équipe (ou de la famille !), vous pouvez leur permettre d’ajouter des notes et des suggestions. Le but est que tout le monde ait les mêmes règles sous les yeux.
Conservez tout au même endroit
Les réunions fonctionnent lorsque tout le monde a ce dont il a besoin quand il en a besoin et peut facilement accéder aux données qu’il n’a pas. Cela inclut les horaires, les tâches, les dernières informations et les mises à jour importantes. Pouvoir accéder facilement à toutes ces données dans un seul et même endroit signifie qu’il n’est plus nécessaire de passer au crible plusieurs applications ou de croiser des informations pour savoir quel est le plan. Et il y a mieux : chaque membre de votre équipe peut y accéder rapidement, qu’il s’agisse de vos collègues si vous travaillez sur un gros projet ou de membres de votre famille dont les emplois du temps changent constamment.
Les clés de la réussite ? La clarté et la responsabilité. Définir des tâches avec des délais et des objectifs mesurables garantit que chacun·e sait ce qu’il·elle a à faire. Veillez à ce que chaque personne ait ce dont elle a besoin pour atteindre l’objectif et à ce qu’elle soit prête à assumer la responsabilité de la réalisation de ses tâches. Si chaque action est prise en charge par quelqu’un et qu’elle est associée à une date d’échéance et à un plan clair, vous atteindrez vos objectifs plus rapidement, dans le respect du budget et des délais.
Astuce : que ce soit pour le travail, la maison, l’école ou la famille, utilisez le tableau de bord de votre Accueil pour planifier votre journée et garder vos informations les plus pertinentes au premier plan dans une vue simple et organisée.
Faites en sorte que chaque réunion soit fructueuse
Qu’on les adore ou qu’on les déteste, impossible d’y échapper : les réunions font partie intégrante de notre vie professionnelle et de notre vie privée. Plus tôt vous les mettrez à profit, plus vite vous serez en mesure de travailler dans une optique commune et de tirer parti d’opportunités de croissance personnelle. Quoi qu’il se passe dans votre vie, Evernote peut vous aider à rester sur la bonne voie et à garder le contrôle, dans tous les aspects de votre vie.
