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Productivité • Utiliser Evernote

Quatre façons de rester concentré et d’avancer dans votre travail

Vous vous préparez une tasse de café, allumez votre ordinateur et prenez une profonde inspiration : il est temps de se mettre au travail. Vous ouvrez une note vierge pour commencer à rédiger un plan de projet et, plutôt que de terminer une première ébauche dans l’heure habituelle, vous vous retrouvez sur les réseaux sociaux, vérifiez constamment votre téléphone ou vous surprenez tout simplement à regarder dans le vide.

Si vous êtes distrait par le cycle des actualités actuel, que vous vous adaptez à un nouveau lieu de travail (ou travaillez à domicile pour la première fois), ou que vous essayez de dissiper vos inquiétudes, il peut sembler impossible de vous concentrer sur le travail. Mais, lorsque les temps sont incertains, l’objectif n’est pas d’atteindre votre productivité maximale. Il s’agit plutôt de trouver tout au long de la journée des périodes plus propices à la concentration, et d’éviter progressivement les distractions.

Voici quatre façons de rester concentré sur votre travail.

1. Entraînez votre esprit à ignorer les distractions

Lorsque l’on doit se concentrer pendant de longues périodes, on est plus efficace en travaillant moins. C’est la conclusion des études menées par Joe DeGutis et Mike Esterman du Boston Attention and Learning Lab, qui ont découvert que le meilleur moyen d’avancer dans son travail était de se concentrer pendant un moment, puis de prendre une courte pause avant de se concentrer à nouveau.

C’est le concept scientifique à l’origine de la technique Pomodoro, une méthode de gestion du temps qui consiste à fragmenter votre journée de travail en périodes de 25 minutes espacées par des pauses de 5 minutes. Chaque intervalle de travail est appelé « pomodoro » et, une fois que vous avez terminé quatre pomodoros, vous vous accordez une pause plus longue de 20 à 30 minutes.

Cela peut sembler facile en théorie, mais en pratique les distractions peuvent toujours trouver un moyen de s’immiscer dans votre travail, même dans un délai de 25 minutes. Stacey Harmon, consultante certifiée Evernote et praticienne Getting Things DoneⓇ (GTD), a récemment publié une formation expliquant comment se concentrer en période d’incertitude à l’aide de la technique de Pomodoro, et notamment comment réduire le nombre de distractions pendant chaque pomodoro.

Stacey explique que la meilleure façon de lutter contre les distractions est tout d’abord d’identifier si elles sont internes ou externes. Les distractions internes sont vos propres idées et pensées, par exemple lorsque vous vous asseyez pour vous mettre au travail mais ressentez un soudain besoin de consulter vos e-mails ou de rechercher quelque chose sur Internet. Vous pouvez garder cette distraction à l’écart de votre pomodoro en la rendant visible, par exemple en l’écrivant. Noter vos distractions vous aide à faire le vide dans votre esprit et à vous concentrer sur la tâche à accomplir.

Les distractions externes sont les interruptions qui proviennent d’autres personnes, comme un collègue ayant besoin d’aide sur un projet ou un ami qui vous envoie un sms. Lorsqu’elles se produisent, il est conseillé de prendre quelques secondes pour régler l’interruption puis de vous concentrer à nouveau, l’objectif étant d’atteindre la fin du pomodoro. Stacey suggère les réponses du type : « Je suis au milieu d’un pomodoro, je vous répondrai dans 25 minutes » ou encore « Je ne suis pas en mesure de vous répondre dans l’immédiat ».

Avec le temps, votre cerveau s’habituera à effectuer 25 minutes complètes de travail continu sans aucune interruption, interne ou externe.

Conseil de pro : Utilisez ce modèle Evernote pour capturer vos tâches Pomodoro.

2. Planifiez vos tâches en fonction de votre rythme ultradien

Votre capacité de concentration varie au cours de la journée et de la semaine. Il y a des moments où vous pourrez écrire cet e-mail ou terminer ce projet en un clin d’œil, et d’autres où il vous semblera contre-nature et extrêmement difficile de vous asseoir et de vous mettre au travail. Bien que vous ne puissiez pas (et ne devriez pas) éliminer les périodes les moins productives de votre journée, il existe un moyen d’identifier les périodes pendant lesquelles vous êtes le plus susceptible d’être productif, et d’en tirer parti.

Nous fonctionnons tous sur une horloge interne de 24 heures, appelée notre rythme circadien. Elle dicte quand nous allons nous coucher, quand nous nous réveillons, et quand nous sommes au meilleur de notre forme. Au cours de cette journée de 24 heures, nous traversons des pics de productivité et de concentration accrue de 90 minutes, connus sous le nom de rythme ultradien.

Pour connaître votre propre rythme ultradien, enregistrez vos niveaux de concentration, de motivation et d’énergie aux mêmes heures chaque jour, à intervalles d’une heure. Assurez-vous de créer une note décrivant tout changement à votre routine quotidienne (par exemple si vous avez fait une promenade en milieu de journée). Après avoir recueilli ces données pendant une à deux semaines, vous devriez commencer à voir apparaître un schéma. Vous pourrez alors déterminer quand votre concentration et votre énergie sont à leur maximum, et planifier vos tâches en conséquence.

Par exemple, gardez les projets stratégiques les plus créatifs pour les moments ou votre concentration est à son maximum. Travaillez ensuite sur vos tâches manuelles ou administratives lorsque vous avez moins d’énergie et vous laissez plus facilement distraire.

Conseil de pro : Utilisez ce modèle Evernote pour suivre l’évolution de vos niveaux de concentration, de motivation et d’énergie.

3. Laissez votre esprit vagabonder

De nombreuses stratégies de productivité vous apprennent à calmer votre esprit et à l’empêcher de s’égarer. Bien que cela puisse sembler contre-productif, une approche plus efficace encore consiste à encourager la rêverie à des moments programmés.

Paul Seli, psychologue à l’université Harvard, a identifié deux types de rêverie : délibérée et accidentelle. Il indique que seuls les rêves éveillés accidentels nuisent à la productivité, et que les personnes qui se laissent du temps pour rêver délibérément, par exemple en en effectuant des tâches physiques, sont moins affectées que celles qui se retrouvent à rêvasser de façon aléatoire tout au long de la journée.

« Si la tâche est facile, il est peu probable que la rêverie intentionnelle affecte vos performances, et vous profiterez par ailleurs de ses bienfaits, tels que la résolution de problèmes et la planification », explique Paul dans un article de la BBC.

Qu’est-ce que cela signifie pour vous ? Accordez-vous 10 à 15 minutes chaque jour pour vous perdre dans vos pensées, mais choisissez soigneusement votre moment. Peut-être que vous laisserez votre esprit vagabonder en nettoyant votre bureau après le déjeuner, ou en allant acheter votre café à emporter. De cette façon, vous serez moins susceptible de rêver pendant les périodes de travail intense ou les réunions importantes.

Conseil de pro : Planifiez un moment de rêverie délibéré, puis définissez un rappel dans Evernote.

4. Choisissez un environnement de travail approprié

L’un des moyens les plus simples de modifier votre comportement consiste à changer votre environnement. Par exemple, si vous voulez passer moins de temps en position assise pendant la journée, achetez un bureau à hauteur réglable pour pouvoir travailler debout. Ou si vous souhaitez améliorer votre concentration, travaillez dans un endroit calme et approprié.

« Une façon d’exploiter le système naturel de stockage de la mémoire de l’hippocampe consiste à créer différents espaces pour les différentes tâches que nous effectuons. Si vous travaillez sur deux projets séparés, consacrez un bureau, une table ou une section de la maison à chacun. Le simple fait de pénétrer dans un espace différent enclenche le bouton de réinitialisation de votre cerveau et favorise une pensée plus productive et plus créative », explique Daniel J. Levitin dans son livre « L’esprit organisé ».

Par exemple, si vous travaillez à domicile, vous aurez plus de chance de vous concentrer sur les tâches dans un bureau dédié plutôt que sur le canapé du salon, où vous regardez habituellement la télévision.

Si vous n’avez pas de bureau séparé chez vous, des indices contextuels peuvent modifier la façon dont vous percevez les espaces partagés. Imaginons que vous devez travailler sur votre table de salle à manger : vous pouvez réorganiser votre environnement pour créer un sentiment de nouveauté, par exemple en rangeant votre centre de table et toutes les assiettes ou verres, et en les remplaçant par des indices visuels qui invitent à la concentration, comme votre agenda, une plante de bureau ou un écran d’ordinateur externe. La clé est de ranger ces objets lorsque vous avez fini de travailler pour vous assurer que ces indices contextuels ne sont associés qu’à la concentration et au travail.

Conseil de pro : prenez une photo ou créez une liste des éléments de votre « espace de travail ». Cela vous permettra de vous installer et de vous mettre au travail plus facilement chaque jour.

Rester concentré en période d’incertitude

Avancer dans son travail ne se résume jamais uniquement au travail lui-même. Bien sûr, votre capacité à accomplir des tâches dépend de leur simplicité ou de leur complexité, mais cela dépend aussi de votre humeur, de votre environnement et de ce qui se passe autour de vous.

Lorsque des événements particulièrement stressants et des changements rapides se produisent, trouvez des moyens simples de rester concentré sur vos tâches. Essayez une nouvelle stratégie chaque semaine et gardez une trace de ce qui fonctionne ou non pour vous. Et surtout, n’oubliez pas de célébrer les moments où vous arrivez à rester concentré.

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