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Adoptez une approche sélective pour gérer la surcharge d’informations

Il est facile d’oublier à quel point nos technologies modernes sont récentes. L’ère du smartphone n’a que 11 ans et le World Wide Web en a moins de 30. Même l’apparition de l’ordinateur personnel ne remonte qu’au milieu des années soixante-dix.

Nous en avons fait, du chemin, en 40 ans.

Si les ordinateurs sont beaucoup plus rapides et performants qu’ils ne l’étaient il y a quelques générations, et le stockage numérique bien plus vaste, le cerveau humain n’a pas évolué au même rythme. Nos cerveaux sont programmés pour survivre dans le monde tel qu’il existait il y a des centaines, si ce n’est des millions, d’années : trouver à manger, fonder une famille, ne pas se faire dévorer par un lion. Pas étonnant que nous soyons si nombreux à nous sentir désemparés face à la quantité de données dont nous sommes quotidiennement bombardés.

Le problème de la surcharge d’informations

Nous assistons actuellement à la démocratisation des données. Alors que les connaissances des entreprises étaient autrefois enfermées dans des armoires et des salles d’archive (au format papier, bien entendu), on peut aujourd’hui dire sans exagérer que la somme de toutes les connaissances humaines n’est qu’à quelques clics. Le revers de la médaille, c’est que nous recevons trop d’informations : des fichiers, des notes, des images, des sites Web, des cartes de visite, des emails, des messages vocaux, etc. Selon IDC, les travailleurs du savoir d’aujourd’hui passent en moyenne 2h30 par jour à chercher les informations dont ils ont besoin. C’est autant de temps qu’ils ne consacrent pas à du travail concret ! Ces dernières années, la croissance des données a été fulgurante. Le problème n’est plus de trouver des informations, mais de trouver les bonnes informations au milieu de toutes ces données.

Le comble, c’est que nous sommes saturés de conseils pour gérer… la surcharge d’informations ! Essayez de rechercher ce terme sur Google, et observez le nombre de résultats obtenu. Le problème n’est pas nouveau, mais comment le résoudre ?

Une attention sélective

Les informations que l’on met de côté sont aussi importantes que celles que l’on garde.

Pour gérer la surcharge d’informations et réussir dans le monde numérique, nous devons choisir avec soin les contenus qui méritent notre attention. Nous ne pouvons pas nous concentrer sur tout, mais il est essentiel de nous concentrer sur les choses importantes. Autrement dit, les informations que l’on met de côté sont aussi importantes que celles que l’on garde.

Les vrais innovateurs savent qu’une attention sélective permet de « faire le lien » entre des sources d’informations disparates. Ils collectent les données, rejettent ce qui est inutile et identifient les éléments qui leur permettront de faire avancer leurs idées. Cette approche sélective leur permet de prendre du recul, d’analyser le terrain et d’identifier de nouvelles façons de réussir.

Cependant, plus une équipe est grande, plus il est difficile de définir ce qui lui est utile. Dans un groupe, les notes, les idées et les données de chaque personne doivent être intégrées au flux de travail de l’équipe. Comme l’auteur Fred Brooks le souligne dans The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering, quand les équipes se développent, il devient difficile de garder tout le monde sur la même longueur d’onde. La production tourne au ralenti, la transparence s’effrite et des occasions d’innover et de nouer des partenariats sont manquées.

Pour que les équipes travaillent ensemble de manière plus efficace, il leur faut une stratégie pour gérer les données et la surcharge d’informations. Ce n’est que là qu’elles pourront réaliser tout leur potentiel créatif.

Un espace pour réaliser votre meilleur travail

Avec les Espaces dans Evernote Business, il n’a jamais été aussi simple d’organiser toutes les informations de votre équipe et de mettre en avant le contenu dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. En modifiant la façon dont les utilisateurs interagissent avec les notes et les carnets de notes, les Espaces redéfinissent la façon dont les équipes productives partagent et consultent des informations, et leur permettent de se concentrer sur les choses importantes.

Un Espace est un hub central partagé dans lequel vous pouvez conserver toutes les informations dont votre équipe a besoin pour concrétiser ses idées et avancer dans ses projets. Prenons un exemple : vous dirigez une campagne marketing pour faire la promotion du dernier produit de votre entreprise. Vous pouvez créer un espace pour conserver tous les éléments dont votre équipe a besoin pour un lancement réussi : listes de tâches, stratégie de marque, études de marché, séances de brainstorming, profils des clients, images de produits, informations sur les fournisseurs, copie d’emails, vidéos promotionnelles… la liste est sans fin. Invitez ensuite des membres de votre compte Evernote Business à rejoindre l’espace et à y contribuer, notamment le département marketing, l’équipe de direction ou les commerciaux. Conservez tout le travail de votre équipe dans des espaces pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

La section « Nouveautés » affiche les changements dans votre espace : vous savez tout de suite si une note a été ajoutée ou mise à jour. La section « Notes épinglées » vous permet de mettre en avant certaines informations, comme des listes de tâches et des calendriers marketing. Ce sont un peu les tableaux d’affichage de votre équipe.

Vous pouvez aussi exploiter les connaissances d’autres personnes de votre entreprise en découvrant de nouveaux espaces (et en rendant les vôtres accessibles) dans le Répertoire des espaces. Par exemple, vous pouvez rejoindre l’espace d’une équipe d’ingénieurs pour vous tenir au courant des mises à jour de fonctionnalités proposées. Vous trouverez ainsi les informations dont vous avez besoin et vous éviterez les données inutiles qui vous ralentissent.

Pris dans leur ensemble, les Espaces rassemblent tous les éléments et permettent à vos équipes de gagner du temps et de travailler de manière plus efficace dans un environnement partagé. Résultat : les membres de l’équipe se concentrent sur les choses importantes et donnent vie aux inspirations.

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