Votre journée, comme celle de tout le monde, ne dure que 24 heures. Pourtant, il semble que certaines personnes arrivent à en faire plus que d’autres. Leur secret ? La gestion du temps, autrement dit la façon dont on planifie, hiérarchise et produit, jour après jour. Vous ne pouvez pas créer plus de temps, mais vous pouvez gérer judicieusement celui que vous avez pour mener une vie plus heureuse, plus saine et plus productive.
La gestion du temps dépend en grande partie de votre situation personnelle, mais quelques conseils généraux vous permettront de mieux organiser votre vie et votre carrière en améliorant considérablement vos capacités de gestion du temps, quels que soient les projets que vous devez gérer.
1. Analysez la situation dans son ensemble
Vous connaissez l’expression avoir la tête dans le guidon ? Il est presque impossible d’être productif·ve quand on est obnubilé·e par des détails et désorganisé·e. Ce dont vous avez besoin, c’est d’une vue d’ensemble de votre emploi du temps et de votre charge de travail. Ce n’est que lorsque vous aurez une vision globale de la situation que vous pourrez entrer dans le vif du sujet et avancer.
Astuce : connectez Evernote à Google Agenda pour mieux conceptualiser votre charge de travail et la décomposer en tâches gérables. De cette façon, vous réunissez votre emploi du temps et vos notes, et vous pouvez associer vos notes à des événements pour une organisation plus facile.
2. Identifiez les priorités en amont
Définir des priorités est une façon intelligente de rendre sa journée productive. Vous devez savoir à quoi vous devez vous attaquer en premier et pourquoi, ainsi qu’avoir une idée des tâches qui auront lieu et à quel moment. Avant de commencer la journée, réalisez une évaluation honnête des tâches à accomplir et du temps qu’il faudra pour les réaliser.
Vous devez plus particulièrement :
- consolider toutes vos tâches dans une seule liste et les décomposer par mois, semaine ou jour ;
- séparer les tâches importantes ou urgentes de celles de moindre priorité ; et
- les intégrer à votre journée, en vous attaquant d’abord aux tâches les plus importantes et en gardant les autres pour plus tard.
Astuce : les Tâches dans Evernote vous aident à garder le cap en organisant et en présentant vos tâches, que vous pouvez cocher une fois terminées. Capturez des informations pratiques dans chacune de vos tâches : projet, date d’échéance, durée, etc. Ajustez-les au besoin afin de hiérarchiser vos charges de travail et d’établir un planning adapté à vos responsabilités.
3. Centralisez les informations
L’accessibilité est la clé d’une gestion efficace du temps. Le temps que vous passez à chercher des informations est du temps perdu. Simplifiez-vous la vie en regroupant vos notes, tâches et plannings dans un seul et même endroit. Vous pourrez prendre du recul et avoir une vue d’ensemble claire et cohérente de votre situation, et ainsi mieux hiérarchiser vos tâches. Et surtout, vous ne perdrez pas de précieuses heures à rechercher des informations importantes.
Plus il est facile d’accéder aux informations dont vous avez besoin, plus il est aisé d’agir. Si vous devez constamment jongler entre les applications pour accéder à vos données, cela affectera considérablement vos capacités de gestion du temps et vous ressentirez une énorme frustration.
Astuce : ensemble, les Tâches et les Notes associent les actions que vous devez réaliser aux informations requises pour les accomplir. De cette façon, rien ne se perd dans le processus. Vous pouvez combiner le Calendrier, les Tâches et les Notes pour :
- créer des notes pour les événements instantanément et y accéder rapidement plus tard, directement depuis le widget Calendrier dans l’Accueil ;
- préparer vos réunions facilement, en avance ou sur le moment ; en un clic, vous obtenez une note structurée comprenant tous les détails de l’événement et des options pour les actions et les notes ;
- rechercher les détails des événements, comme la date, le lieu et les participants, pour accéder plus facilement aux informations dont vous avez besoin.
4. Fixez des dates d’échéance et respectez-les
L’information la plus importante de toute tâche est sa date d’échéance, qu’elle soit choisie ou imposée. Les dates d’échéance fournissent un calendrier fixe et vous donnent une idée du temps que vous devrez consacrer à chaque tâche.
De nombreuses personnes organisent leur journée en créant une liste et en cochant les tâches terminées. Malheureusement, cette méthode n’entraîne pas une gestion efficace du temps et peut même s’avérer contre-productive. Les listes simples ne tiennent pas compte du temps prévu pour les tâches, qui sont d’ailleurs rarement classées par ordre de priorité. Essayez plutôt d’organiser vos tâches par date d’échéance. N’oubliez pas, cependant, de tenir compte des projets qui prennent plus de temps.
Suivez ces quatre règles pour mieux gérer vos tâches :
- Rendez vos tâches urgentes. Quand on a trop de temps pour réaliser une tâche, la tentation de procrastiner est grande. Sans sentiment d’urgence, il est tentant de se concentrer sur des activités moins éprouvantes, souvent sans rapport avec votre travail. Fixez-vous un délai plus court pour garder le cap et rester motivé·e.
- Adaptez votre planning. La façon dont vous gérez votre temps est personnelle et vos tâches s’adaptent à votre rythme. Organisez votre emploi du temps pour accomplir ces tâches d’une manière qui fonctionne avec ce rythme, plutôt que d’essayer à tout prix de caser les tâches dans un planning fixe.
- Rendez vos tâches exploitables. Ne vous contentez pas de noter ce que vous avez à faire. Visualisez la façon dont vous allez procéder et ce dont vous aurez besoin. De cette façon, vous serez prêt·e à réaliser votre tâche.
- Donnez du sens à la date d’échéance. La date d’échéance doit être importante et vous devez être responsable, à la fois envers vous-même et votre équipe.
Astuce : utilisez Evernote pour définir (et respecter) des dates d’échéance et gérer tous vos projets en rassemblant vos tâches et vos notes dans les Tâches. Avec la fonctionnalité Tâches, vos tâches se trouvent dans vos notes, avec des indicateurs de priorité, des dates d’échéance et des rappels.
5. Faites des pauses plus intelligentes
La peur de perdre en productivité empêche souvent les gens de faire des pauses quand ils en ont besoin. Et pourtant, les pauses ne sont pas seulement saines, elles sont aussi nécessaires à une journée de travail productive. Elles seront plus efficaces si vous appliquez les conseils suivants :
- Pendant votre pause, consacrez-vous à une activité bien différente de celle sur laquelle vous venez de travailler.
- Vous devez rester dans un état d’esprit lié au travail pour pouvoir reprendre rapidement.
- Toute pause est utile, à condition de la prendre au moment où vous en avez vraiment besoin.
Les bienfaits pour la santé de pauses planifiées toutes les 45 à 90 minutes ont été documentés. Ces pauses procurent une sensation de bien-être en réduisant le stress et en vous permettant de mieux vous concentrer sur votre travail.
Astuce : utilisez les notifications dans Evernote pour automatiser vos pauses. Ensuite, lorsque vous recevez un rappel pour prendre cette pause dont vous avez tant besoin, faites-le. Ce n’est pas une perte de temps et vous serez globalement plus productif·ve.
Il est temps de vous organiser
Les routines de travail créées par la pandémie, comme le télétravail et le travail hybride, ont bouleversé la façon dont nous gérons notre temps. Il est crucial de trouver un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, car les problèmes rencontrés dans un domaine peuvent rapidement se répercuter sur l’autre et entraîner une procrastination, une incapacité à atteindre les objectifs et même un épuisement professionnel.
C’est un combat permanent : vous avez beau essayer d’être productif·ve au travail et à la maison, les exigences, les délais et les distractions semblent sans fin. Vous devez en faire plus en moins de temps, tout en étant plus productif·ve… mais comment ?
Quand les priorités changent en permanence, il peut être difficile de rester sur la bonne voie, mais avec Evernote, vous pouvez mieux gérer votre temps, garder un œil sur toutes vos tâches, planifier vos projets et gagner en productivité. L’Accueil, le Calendrier et les Tâches travaillent en synergie et tirent parti des fonctionnalités existantes pour vous aider à en faire plus.
Les Tâches et les Notes s’associent pour vous aider à atteindre vos objectifs plus rapidement, en supprimant l’écart entre ce que vous devez faire et les informations dont vous avez besoin pour le faire.
Ensemble, le Calendrier, les Notes et les Tâches dynamisent vos réunions en réduisant votre temps de préparation et en rendant toutes les informations dont vous avez besoin accessibles en un clic.
L’Accueil, les notes, le calendrier et les tâches combinés vous permettent de structurer votre journée dans un tableau de bord organisé qui réunit ce que vous devez savoir avec ce que vous devez faire. Vos notes les plus importantes, vos tâches les plus urgentes et votre emploi du temps mis à jour s’affichent dans une vue unique. Vous n’êtes plus submergé·e par les informations et vous tirez le meilleur parti de votre contenu.
Bien gérer son temps signifie utiliser au mieux son temps et faire les bonnes choses au bon moment. Une gestion intelligente du temps vous permet de gagner en productivité et de progresser dans les différents domaines de votre vie tout en gardant le contrôle sur vos niveaux de stress et d’énergie. Comprendre la valeur de son temps, c’est être rarement surchargé·e et pouvoir profiter pleinement de chaque moment de sa vie professionnelle ou personnelle.
