Les applications envahissent l’entreprise. Entre votre messagerie et votre agenda professionnels, votre outil de chat d’entreprise et l’application de sécurité qui vous permet de vous connecter à toutes ces applications, difficile de vous y retrouver.
Ce surplus d’applications crée rapidement un sentiment de frustration.
Pour en savoir plus sur cette tendance, nous avons réalisé un sondage aux États-Unis en partenariat avec la société d’étude de marché YouGov. Voici ce que nous avons découvert :
- 83 % des personnes interrogées utilisent entre 1 et 4 appareils au quotidien.
- 65 % utilisent jusqu’à 9 applications différentes chaque jour.
- Près d’une personne interrogée sur quatre utilise autant ses applications pour le travail que pour des besoins personnels, ou davantage pour le travail.
- Plus de 60 % des personnes interrogées ont déclaré être « assez frustrées » ou « très frustrées » lorsqu’elles ne trouvent pas ce dont elles ont besoin par rapport aux applications et à Internet.
C’est sans doute un sentiment que vous connaissez dans votre vie personnelle. Vous avez des projets, des livrables, des notes et des conversations dispersés un peu partout. Si ça se trouve, votre équipe passe autant de temps que vous à gérer le processus, à jongler entre les différents outils et à rechercher des informations pour faire son travail.
Et ce n’est pas sans conséquence. Car la réussite ne dépend pas seulement de ce que fait votre équipe, mais aussi de la façon dont elle le fait.
Pour ce qui est des flux de travail, vous devez trouver un moyen de simplifier votre méthode de travail qui soit compatible avec la façon de travailler de votre équipe et les outils que vous utilisez. C’est pourquoi il est important de trouver des outils qui fonctionnent bien ensemble.
La bonne nouvelle, c’est qu’avec les Espaces (la nouvelle fonctionnalité d’Evernote Business) et quelques intégrations pratiques, vous pouvez connecter les applications que vous utilisez déjà et créer un flux de travail adapté à votre équipe.
Voici cinq façons d’utiliser Evernote Business pour exploiter tout le potentiel de vos applications au travail.
1) Slack
En connectant Evernote à Slack, vous pouvez enregistrer des conversations importantes ou récupérer des notes pour les joindre à vos communications, idées et travaux. Que vous enregistriez des conversations Slack dans Evernote ou que vous importiez des notes dans Slack, vous n’aurez plus à faire des copier-coller sans arrêt et à jongler entre les applications. Cela vous permettra de gagner en productivité.
Par exemple, vous pouvez capturer une conversation complète sur un projet à partir de Slack et l’enregistrer sous forme de note dans Evernote – note que vous pourrez épingler dans l’espace de votre équipe. En connectant les deux applications, vous simplifiez votre flux de travail : il est plus facile de consulter et de partager vos idées depuis un seul espace.
Découvrez comment utiliser Evernote pour Slack »
2) Google Drive
Si votre entreprise utilise Google Drive, vous pouvez conserver les fichiers que vous créez en contexte, à côté de vos notes et idées dans Evernote. Faites glisser des documents, des diapositives et des feuilles de calcul directement dans vos notes dans l’espace de votre équipe. Vous pouvez, par exemple, ajouter les diapositives et la feuille de budget que vous avez présentées lors d’une réunion à la note qui contient toutes les actions à réaliser et les brainstormings.
Avec les Espaces, vous pouvez ajouter des fichiers importants à une note et l’épingler dans l’espace de votre équipe, pour l’avoir à portée de main. Vous pouvez aussi utiliser la fonctionnalité « Nouveautés » pour voir les documents récemment ajoutés. En outre, les fichiers Google Drive peuvent faire l’objet de recherches et se mettent à jour automatiquement dans Evernote. Vous n’avez donc plus à vous soucier de savoir si vous avez bien la dernière version. En utilisant les deux outils en duo, vous pouvez surveiller vos projets, de la conceptualisation à l’itération, même si tout ne rentre pas dans un seul document.
Découvrez comment joindre des fichiers Google Drive à des notes »
3) Salesforce
Si vous travaillez dans la vente, vous passez sans doute beaucoup de temps à saisir des données ou à collecter des informations. Sans parler des conversations, des emails, des notes et des cartes de visite qui s’accumulent. Difficile de tout maîtriser. Tous vos rendez-vous et informations commerciales se trouvent dans Salesforce, mais c’est dans Evernote Business que l’essence et les détails de vos relations prennent vie. Si vous utilisez Salesforce pour conclure des ventes, vous pouvez connecter l’application à Evernote Business afin que les données de votre CRM et vos notes travaillent ensemble. Vous aurez ainsi une vue complète de vos prospects.
Cela permet également à toute l’équipe d’être sur la même longueur d’onde. Par exemple, vous pouvez configurer un espace dans Evernote Business consacré aux clients potentiels et créer un carnet de notes pour chaque prospect. Avec la fonctionnalité « Nouveautés » des Espaces, vous pouvez surveiller les activités et les réunions récentes de votre équipe commerciale. Et pour accéder rapidement aux informations essentielles, utilisez la fonctionnalité « Notes épinglées ».
Utiliser Evernote et Salesforce est un bon moyen de simplifier toutes les étapes du pipeline des ventes. Vous rencontrez de nouvelles personnes ? Numérisez leurs cartes de visite pour les avoir toujours à portée de main. Vous avez une réunion importante ? Préparez-vous en capturant des pages internet sur l’actualité de l’entreprise et en enregistrant vos recherches dans le carnet de notes de votre prospect. Utilisez Evernote pour prendre des notes ou enregistrer de l’audio pendant les discussions commerciales et ne rien oublier.
Connectez ensuite les notes à vos enregistrements Salesforce pour centraliser les informations sur les opportunités commerciales, les rendre accessibles et y faire des recherches. L’avantage, c’est que vous pourrez modifier les notes directement dans Salesforce ! Elles seront mises à jour automatiquement dans Evernote.
En savoir plus sur Evernote pour Salesforce »
4) Outlook
Impossible d’échapper aux emails au travail. Nous passons en effet beaucoup de temps à consulter notre messagerie, que ce soit pour répondre à de nouveaux messages ou pour essayer de retrouver d’anciens emails.
Les emails ont une fâcheuse tendance à se perdre dans votre flot incessant de conversations. Et ils sont totalement distincts des outils que vous utilisez pour créer et organiser les documents, les notes et les projets qui sont justement au cœur de vos conversations. En connectant Evernote à Outlook, vous pouvez conserver les emails importants et partager des notes en toute simplicité.
Enregistrez les emails et les pièces jointes Outlook dans Evernote. Placez-les dans le bon carnet de notes, et ajoutez des étiquettes ou des remarques. Les emails s’afficheront alors sous forme de notes éditables dans votre compte Evernote. Idéal pour les emails contenant des rapports hebdomadaires ou des informations sur l’état d’avancement des projets. Il vous suffit de créer un carnet de notes dédié à ces informations dans l’espace de votre équipe et d’y enregistrer ces emails.
Vous pouvez également joindre des notes Evernote à un email. Avec ce complément Outlook, vos notes ne sont qu’à un clic ! Vous pouvez les partager facilement et vous n’avez plus à changer d’outil pour récupérer les informations dont vous avez besoin.
Evernote pour Outlook est actuellement disponible pour les utilisateurs de Outlook.com et les utilisateurs d’Office 365 qui utilisent Outlook 2013, Outlook 2016 et Outlook sur le Web.
En savoir plus sur Evernote for Outlook »
5) Pensez à l’automatisation
Les applications mentionnées ci-dessus ne sont qu’un début. Si vous voulez utiliser des intégrations pour optimiser votre flux de travail, utilisez IFTTT ou Zapier pour connecter Evernote à d’autres applications.
