Productivité

Tirez le meilleur parti de votre calendrier pour reprendre le contrôle de votre vie

Vous vous rappelez les anciens calendriers ? Oui, ceux qui prenaient toute la place sur votre bureau. Et la liste de tâches aimantée au frigo ? Là où vous notiez votre liste de courses et vos activités. Aujourd’hui, ces outils sont devenus à peu près aussi préhistoriques que l’écriture sur pierre.

Maintenant, quand vous consultez votre smartphone, vous voyez votre journée bien remplie organisée en intervalles de 10 minutes, sans distinction entre votre vie professionnelle et votre vie privée. Entretien, rendez-vous chez le dentiste, présentation à la direction, rappel pour la promenade du chien… tout est sur la même page. Pourquoi ? Parce que c’est ainsi que votre vie fonctionne. Une journée à la fois. Le travail, la maison, les voyages, les courses, les rendez-vous, le sport, la famille… tous ces éléments sont réunis pour que vous ayez une vue d’ensemble de votre journée.

Pas étonnant que plus d’un milliard de personnes dans le monde utilisent un calendrier numérique.

Mais nous avons une question : tirez-vous le meilleur parti de votre calendrier ? Ces applications sont si puissantes et offrent tellement de possibilités qu’il est fort possible que vous n’utilisiez qu’une petite partie de leurs fonctionnalités.

Nous avons rassemblé des astuces pour vous aider à utiliser au mieux votre calendrier numérique. Si vous en utilisez déjà un, vous constaterez une grande différence. Si ce n’est pas le cas, ces idées pourraient bien vous convaincre de sauter le pas !

Des notifications, des rappels et même une carte

Nous sommes nombreux à créer un événement et à passer à autre chose, abandonnant ainsi nos notifications aux mains des paramètres par défaut. Puis, lorsque le rappel s’affiche, nous l’ignorons. Au lieu de faire ça, demandez-vous à quel moment le rappel vous sera réellement utile. Un jour, un mois ou cinq minutes avant ? La plupart des calendriers vous fourniront même une carte et un itinéraire, avec les conditions de circulation.

Gérez votre temps

Si vous avez 45 minutes de route à faire pour vous rendre à votre rendez-vous de 14h, marquez le trajet comme un événement. Utilisez votre calendrier pour bloquer le temps dont vous avez besoin. C’est particulièrement utile dans les calendriers partagés, car vos collègues peuvent consulter vos disponibilités. Indiquez que vous êtes indisponible pendant ces 45 minutes, car sinon, vos collègues penseront que vous êtes disponible et vous demanderont d’examiner une feuille de calcul pendant que vous conduisez.

Faites une pause

Nous vivons dans un monde connecté en permanence et l’accumulation de vos tâches au travail et à la maison risque de vous épuiser. Personne ne devrait être obligé d’être disponible 24h/24 et 7j/7. Et votre calendrier peut vous aider.

Planifiez des pauses à intervalles réguliers. C’est bon pour la santé. Et si vous êtes un bourreau de travail, sachez que c’est même un moyen de devenir plus performant.

Concentrez-vous sur… vous. Allez vous promener. Faites une sieste. Méditez. Ne rien faire du tout est même une excellente idée. Et il existe de nombreuses ressources pour vous aider à apaiser votre mental, comme Headspace.

Et surtout, ne vous dites pas : « je le ferai si je trouve le temps ». C’est peut-être l’activité la plus importante de votre journée.

Partagez votre calendrier avec votre conjoint

Cette astuce pourrait changer votre vie. Ou plusieurs vies en l’occurence. Partagez un calendrier avec votre conjoint. C’est très facile à mettre en place et ça vous simplifiera la vie.

Mettons que vous soyez invité à prendre l’apéro avec des amis après le travail et que vous voulez inviter votre conjoint. Au lieu de lui envoyer un message ou de l’appeler, ajoutez l’événement dans votre calendrier partagé. Il ou elle verra ainsi l’invitation et pourra y répondre.

Difficile de faire plus simple !

Utilisez les catégories

Vous vous dites peut-être qu’utiliser des catégories, c’est un peu trop. Pourtant, c’est incroyablement utile. Tous ces calendriers numériques vous permettent de configurer des catégories. Vous pouvez en créer quelques-unes ou des centaines. Lorsque vous saisissez un événement de calendrier ou une tâche, vous pouvez lui attribuer une catégorie comme Famille, Sport, Maison ou Amis. Vous pouvez attribuer une couleur à chaque catégorie. Si vous vous demandez un jour quels sont vos projets pour le prochain Réveillon, faites une recherche dans la catégorie Famille. C’est un jeu d’enfant.

C’est le moment de vous lancer

Si vous faites partie des rares personnes qui n’utilisent pas de calendrier numérique, voici quelques calendriers efficaces. Ils sont multi-plateformes, basés sur le cloud et facilement synchronisables via Wi-Fi, Bluetooth ou le réseau de données de votre téléphone. Le design des différentes applications est très variable. Une recherche sur l’App Store ou Google Play vous permettra de prendre la bonne décision.

  • Google Agenda

Très populaire, ce calendrier est idéal pour les groupes et les entreprises pour qui le partage est essentiel. Pour utiliser Google Agenda, vous avez besoin de Gmail. Vous pouvez créer un compte Gmail ici. Google Agenda est gratuit.

  • Calendrier d’Apple

Il s’agit d’une application gratuite fournie avec tous les appareils Apple et disponible sur l’App Store. Il existe une version compatible avec une infrastructure similaire à Google Agenda. Elle fait partie du service iCloud d’Apple et nécessite votre Apple ID.

Procédez comme suit :

  1. Sur iPhone ou iPad, rendez-vous dans les Réglages et connectez-vous à iCloud.
  2. Sur votre desktop, cliquez ici et utilisez votre Apple ID pour vous connecter.
  • Outlook

Service Microsoft disponible en tant qu’application autonome ou qu’élément de votre abonnement Microsoft 365, Outlook est unique, car il réunit votre calendrier et votre client de messagerie. Il fonctionne aussi bien sur desktop que sur smartphone. (Windows/Mac OS/iOS/Android)

Vous pouvez acheter la version Mac ici et la version Windows ici.

  • Fantastical 2

Il figure généralement dans le top 3 des applications de calendrier pour Mac. Intégré à l’écosystème Mac, son interface est formidable. Il offre notamment des fonctionnalités de connexion et de prise de notes, et une gestion des rappels/tâches remarquable.

Fantastical 2 est un produit « freemium » qui propose un essai gratuit de 21 jours, puis coûte 49,99 $ par an.

Vous pouvez le télécharger ici.

Prochaine étape

Il existe des milliers d’applications de calendrier. La plupart sont basées sur le cloud et donc multi-plateformes. Rendez-vous dans votre boutique d’applications ou faites une recherche « calendriers » pour explorer vos possibilités. Vous en trouverez forcément un adapté à vos besoins.

Tous sont excellents. Maintenant, quand vous chercherez une adresse, vous n’aurez plus besoin de fouiller dans la boîte à gants. Vous n’oublierez plus qui vous avez invité à telle ou telle réunion. Vous ne programmerez plus de dîner professionnel en même temps que le match de foot de votre fille.

Notre conseil ? Téléchargez un calendrier numérique. Utilisez-le et vous n’aurez plus jamais à prendre rendez-vous avec votre vie.

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