Nous vivons dans un monde riche en données. Connecter différents flux de données ou donner un sens aux informations entrantes (et à vos anciennes connaissances) peut vous aider à mieux vous organiser et à gagner en efficacité. Il s’agit de créer des liens entre différents éléments d’information pour que les connaissances puissent circuler librement et être facilement accessibles, ce qui vous permet de gagner du temps pour vous concentrer sur les choses les plus importantes.
Vous avez beau exceller sur les plans professionnel et personnel, si vous n’êtes pas organisé·e, vous courez droit au surmenage, car vous devrez vous démener pour gérer (ou essayer de gérer) à la fois votre travail et votre vie privée. Pour atteindre une productivité maximale et maintenir un bon équilibre vie professionnelle – vie privée, vous devez organiser votre espace physique, vos flux de travail et votre vie numérique.
Les méthodes de productivité sont un bon point de départ. Les organisateurs efficaces ont conscience de la valeur des systèmes organisationnels, des plus élémentaires (Eat That Frog ou le calendrier Seinfeld) aux plus complexes (GTD, ZTD et PARA).
Quelle sera votre méthode idéale ? Pour le savoir, jetons un œil aux principales méthodes et découvrons celle qui tire son épingle du jeu.
Solution de productivité n° 1 : « Eat That Frog »
« Si c’est votre travail de manger une grenouille, il est préférable de le faire le matin. Et si c’est votre travail de manger deux grenouilles, il est préférable de manger la plus grosse d’abord. »
– Mark Twain
Dans notre monde en constante effervescence, nous sommes confronté·e·s à une interminable liste de tâches à accomplir. Une approche intelligente consiste à identifier votre « grenouille », c’est-à-dire votre tâche la plus importante, et à vous y attaquer en premier. Cette interprétation très littérale de la citation de Mark Twain a été conçue par le conférencier inspirant et auteur de livres de développement personnel Brian Tracy. Et même si elle peut sembler simpliste, elle est utilisée par les organisateurs efficaces.
Alors, comment « manger cette grenouille » sans faire d’indigestion ? Identifiez la tâche et vérifiez que vous pouvez la réaliser en quatre heures. Si elle nécessite plus d’une demi-journée de travail, divisez-la en petites bouchées… enfin, en plus petites grenouilles.
Attaquez-vous à votre grenouille à la première heure chaque jour. Cela vous permettra d’avoir une concentration « ciblée » chaque matin. L’idéal est de préparer votre grenouille la veille. Si vous avez besoin de modifier un document, par exemple, assurez-vous qu’il est accessible et/ou ouvert sur votre écran avant de vous déconnecter la veille au soir. Évitez les distractions : ne consultez pas vos emails et ne planifiez pas de réunion le matin. Consacrez toute votre concentration et votre énergie à votre grenouille.
Je prendrai ma grenouille avec Evernote en accompagnement…
Astuce : organisez vos grenouilles en ajoutant des étiquettes à vos notes avec des mots-clés pour les trier par catégorie, même si elles sont enregistrées dans différents carnets. Vous pouvez trouver des notes en recherchant des titres, des dates, des types de contenu et des mots-clés, même des mots dans des images et de l’écriture manuscrite, et obtenir des résultats pendant que vous tapez du texte.
Astuce : les tâches dans Evernote vous permettent d’identifier et de hiérarchiser vos grenouilles quotidiennes. Avec les tâches et le Calendrier (qui se synchronise avec vos comptes Google Agenda), vous pouvez gérer vos notes, votre emploi du temps et vos tâches dans un seul et même endroit. Les listes de tâches se trouvent dans vos notes, avec des indicateurs de priorité, des dates d’échéance et des rappels pour vous aider à tout gérer.
Bien que cette méthode fonctionne mieux en se concentrant sur votre grenouille la plus urgente et la plus importante, vous avez également la possibilité de faire un zoom arrière pour avoir un aperçu complet de toutes vos tâches. De cette façon, vous pouvez garder votre liste de tâches en contexte et mieux hiérarchiser vos grenouilles, et choisir celle que vous devrez manger au petit déjeuner.
Solution de productivité n° 2 : « Ne brisez pas la chaîne » ou la méthode Seinfeld
Oui, cette approche porte le nom du comédien Jerry Seinfeld, qui déclare que la méthode Ne brisez pas la chaîne a joué un rôle clé dans son incroyable réussite. Elle a été révélée lorsque Brad Isaac, un autre comédien, a demandé à Jerry s’il avait des conseils à donner à un jeune humoriste :
« Jerry m’a dit d’acheter un grand calendrier annuel mural et de l’accrocher sur un mur bien en vue. L’étape suivante consistait à me procurer un gros marqueur rouge. Il m’a dit que chaque jour où j’écrivais, je pouvais dessiner une grosse croix rouge sur ce jour-là. Après quelques jours, on se retrouve avec une chaîne. Il suffit de persévérer et la chaîne s’allongera de jour en jour. Vous apprécierez de voir cette chaîne, en particulier lorsque vous aurez quelques semaines à votre actif. Par la suite, votre seul travail consistera à ne pas briser la chaîne ».
Ce qui est le plus remarquable dans l’histoire de Jerry Seinfeld, ce ne sont pas seulement les récompenses et les distinctions, mais son incroyable productivité et sa constance. Motivé ou non, la seule chose qui compte pour lui est de cocher systématiquement les tâches et de ne pas briser la chaîne. En utilisant cette méthode, vous développerez des habitudes d’organisation à long terme qui amélioreront tous les aspects de votre vie personnelle et professionnelle. L’important n’est pas ce que vous ressentez ou votre degré d’inspiration, mais la constance.
Restez motivé·e avec Evernote
Astuce : il n’est pas facile de changer, surtout si vous faites les choses d’une certaine manière depuis longtemps. Mais si vous tentez de changer de routine, il est important de surveiller de près vos progrès afin de rester concentré·e et de continuer sur la bonne voie. Vous pouvez par exemple enregistrer vos habitudes. Utilisez le modèle de Suivi des habitudes d’Evernote pour garder une trace des progrès que vous avez réalisés en créant de nouvelles habitudes ou en abandonnant les anciennes.
Astuce : Evernote propose également des modèles de calendrier journaliers, hebdomadaires, mensuels et annuels que vous pouvez enregistrer dans vos carnets. Définissez des dates d’échéance et des rappels pour surveiller et accomplir vos tâches, et pensez à célébrer vos jalons pour rester motivé·e et ne pas briser la chaîne. Vous pourrez ensuite profiter de la sensation gratifiante que procure le fait d’appuyer sur « Terminé » et de voir votre projet glisser au bas de votre liste de tâches (ou disparaître complètement) !
Solution de productivité n° 3 : Get Things Done (GTD) et Zen to Done (ZTD)
GTD : faites avancer les choses
La méthode GTD de David Allen consiste à enregistrer tous vos projets et vos tâches, puis à les décomposer en étapes concrètes dans des délais définis. Il repose sur cinq principes fondamentaux :
- La capture : écrivez, enregistrez ou rassemblez tout ce qui attire votre attention dans un outil de collecte comme Evernote.
- La clarification : est-ce exploitable ? Si la réponse est oui, déterminez les étapes nécessaires pour s’attaquer aux tâches.
- L’organisation : organisez-les par priorité ou catégorie dans votre système de productivité.
- La réflexion : consultez régulièrement votre contenu pour vous recentrer.
- L’engagement : prenez des décisions éclairées.
La méthode de productivité GTD couvre un large éventail de cas d’utilisation. Elle est à la fois suffisamment simple pour prendre en charge un système personnel et suffisamment complexe pour vous permettre de gérer vos plus grands projets professionnels.
ZTD : Zen To Done
Cette structure vous paraît un peu trop complexe ? ZTD adopte une approche plus minimaliste. « C’est une question d’habitude et de pratique, pas de système ou d’outils », c’est ainsi que le fondateur de Zen To Done (ZTD) Leo Babauta conçoit la productivité. ZTD, comme il le note, met l’accent sur la simplification des tâches et permet de se concentrer sur une seule habitude à la fois.
ZTD vous oblige à réduire vos objectifs et vos tâches à l’essentiel et à vous concentrer sur ce qui compte. Cela passe par l’alignement de vos projets sur vos objectifs et la simplification de vos engagements. Vous pouvez le faire de manière quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Selon Leo, ZTD vise à « alléger le plus possible votre charge de travail, afin que vous puissiez vous concentrer sur les tâches importantes et les réaliser correctement ».
Utiliser les méthodes GTD et ZTD avec Evernote
Astuce : le widget Notes filtrées, puissant cousin du widget Notes, vous permet de sélectionner l’ensemble exact de notes que vous souhaitez voir dans l’Accueil. Vous pouvez créer des « ensembles » de contenu basés sur des critères de recherche et les mettre dans votre tableau de bord. Le widget Notes filtrées limite le nombre d’éléments que vous voyez, en n’affichant que les notes qui contiennent de l’audio, des listes ou des mots-clés, par exemple.
L’Accueil dans Evernote est idéal pour mettre en œuvre la méthode GTD car vous pouvez voir tous vos projets et toutes les étapes de votre flux de travail dans un seul et même endroit. L’utilisation du widget Notes filtrées vous donne une vue d’ensemble de chaque étape de l’ensemble de votre flux de travail.
Solution de productivité n° 4 : la Méthode PARA
Mise au point par un expert en productivité de premier plan Tiago Forte, cette méthode vise plus à s’organiser qu’à gagner en productivité. Cela dit, être organisé·e est essentiel pour être productif·ve.
Le système de productivité PARA (Projects, Areas, Resources et Archives) s’articule autour de quatre catégories de niveau supérieur identifiées de manière stratégique qui englobent votre travail et votre vie personnelle :
- Projects (projets) : un objectif ou une tâche spécifique avec une échéance. Exemple : rédiger un nouveau guide pour les employé·e·s.
- Areas (domaines) : les domaines de responsabilité qui nécessitent généralement d’être maintenus. Exemple : les ressources humaines.
- Resources (ressources) : les sujets d’intérêt constant et les documents connexes. Exemple : votre dossier de ressources contiendra une collection de documents concernant les politiques de vacances, les avantages et les procédures de communication.
- Archives (archives) : les éléments qui ne sont plus actifs ou requis pour l’achèvement de la tâche. Exemple : les projets terminés, les domaines que vous ne vous engagez plus à maintenir ou les ressources qui ne vous intéressent plus.
Utiliser la méthode PARA avec Evernote
Parce qu’Evernote est particulièrement flexible, vous pouvez l’utiliser de mille façons pour organiser facilement votre vie. Vous pouvez facilement structurer les tâches et les informations associées avec la méthode PARA en fonction de besoins :
Projets : Evernote Teams est votre hub de gestion des projets. Conservez vos idées, documents, notes de réunion, calendriers et listes de tâches au même endroit et faites en sorte qu’ils soient accessibles aux personnes qui en ont besoin. Lorsque tous vos contenus sont organisés dans des carnets de notes et des espaces, il est facile de surveiller les délais et les livrables. De cette façon, vous veillez à ce que tous·tes les collaborateur·ice·s avancent dans leurs tâches, qu’il·elle·s travaillent sur place ou à distance.
Domaines de responsabilité : vous pouvez gérer cette partie dans Evernote à l’aide des Tâches, qui rassemblent vos notes et ce que vous avez à faire. Cela vous permet de voir les éléments en contexte et de progresser. Les tâches cohabitent avec les notes pour vous aider à atteindre vos objectifs plus rapidement : vos projets et les informations dont vous avez besoin pour les réaliser ne sont plus séparés.
Ressources : avec le Web Clipper Evernote, si vous capturez un élément, il est enregistré pour toujours. Lorsque vous tombez sur quelque chose d’intéressant, capturez-le. Tous les articles de recherche et les sources d’inspiration sont collectés dans Evernote où vous pourrez les retrouver quand vous en aurez besoin.
Archives : tous les éléments inactifs des trois précédentes catégories. Créez simplement une étiquette intitulée « Archive » et ajoutez-la à toutes vos anciennes notes. Préfixez les noms des carnets de notes et des piles avec un X pour les envoyer au bas de vos listes. Dès que quelque chose n’est pas une préoccupation de premier plan, vous pouvez le placer dans cette catégorie pour le conserver, au cas où vous en auriez besoin plus tard.
Souvenez-vous de tout et réalisez tous vos projets
Lors de sa présentation de la vision de l’entreprise en 2021, le PDG d’Evernote, Ian Small, a déclaré : « Nous voyons un avenir où vous pourrez vous sentir plus organisé·e et confiant·e, améliorer votre productivité au travail, poursuivre vos rêves personnels, et maintenir votre vie quotidienne sur les rails. Et nous voyons Evernote au cœur de ce mouvement. »
Lorsque l’Accueil, le Calendrier et les Tâches se croisent et se connectent à vos notes, quelque chose de magique se produit. Ensemble, ils structurent votre journée dans un tableau de bord organisé qui réunit ce que vous devez savoir et ce que vous devez faire. C’est simple, mais tellement efficace. Vos tâches les plus urgentes et votre calendrier à jour s’affichent côte à côte dans une vue consolidée : dès que vous ouvrez Evernote, toutes vos informations importantes sont connectées. C’est une véritable invitation à la productivité.
