Quand on parle d’équilibre vie professionnelle – vie privée, on imagine généralement une balance. Chaque heure que nous passons au travail semble être une heure où la vie est suspendue. Nous attendons avec impatience de pouvoir nous adonner à des activités personnelles qui donnent du sens à nos journées, comme des loisirs ou des moments avec nos amis et notre famille. Mais trop souvent, le travail monopolise notre énergie et notre attention, et nous avons l’impression de ne plus avoir de temps pour nous.
Cela étant, la réalité est souvent plus complexe. Le travail fait partie de la vie et pour les travailleur·se·s du savoir, notamment celles et ceux qui travaillent à domicile, la frontière entre le travail et la vie privée peut être poreuse, voire inexistante. Nous sommes toujours connecté·e·s, toujours en ligne, et le prochain email professionnel ou message Slack urgent n’est qu’à un clic, prêt à nous arracher à nos activités personnelles.
Pour trouver l’équilibre, nous devons commencer par tracer des limites dans notre cerveau, puis appliquer ces limites dans nos routines quotidiennes. Heureusement, avec Evernote comme « deuxième cerveau », il est facile de définir ces limites et d’éviter que des préoccupations ne pénètrent votre premier cerveau.
Voici trois conseils pour utiliser Evernote afin de trouver cet équilibre si difficile à atteindre en créant une vue prioritaire de ce qui compte vraiment chaque jour dans votre vie professionnelle et personnelle. Et surprise ! Ils consistent tous à intégrer les Tâches à votre flux.
1. Une note pour chaque projet et des tâches dans chaque note
À moins que vous ne soyez vraiment un bourreau de travail, la cause profonde du déséquilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée n’est probablement pas un manque de volonté. Il n’y a pas nécessairement « trop de choses à faire » non plus. Le vrai problème est que nous ne maîtrisons pas la situation. Nous sommes submergé·e·s par la quantité de tâches auxquelles nous sommes confronté·e·s au quotidien : les projets d’équipe, les incendies au travail, les obligations familiales et toutes les activités que nous aimerions caser dans notre planning.
Ainsi, la première étape pour reprendre le contrôle consiste à décomposer chaque projet, en organisant cette pile de tâches floue en éléments gérables. Créez une note dédiée ou un carnet de notes entier, si vous en avez besoin, pour chaque projet ou domaine de responsabilité dans votre vie. Ensuite, ajoutez tout ce qui est en rapport avec ce sujet : vos idées, vos recherches, vos liens, vos images, etc. Prenez l’habitude de noter, de sauvegarder ou d’enregistrer tout ce que vous voulez faire. Faites-le également pour vos projets personnels. Très vite, vous parviendrez à distinguer clairement chaque domaine de votre vie et à faire en sorte qu’il soit accessible. Vous pourrez alors vous concentrer sur un projet à la fois sans vous laisser distraire par tout le reste.
Identifiez maintenant les prochaines étapes pour chacun de ces projets, en les décomposant en tâches individuelles plus petites. Avec Evernote, les tâches peuvent se trouver dans n’importe quelle note, ce qui ajoute du contexte à vos tâches et vous permet de les concrétiser plus facilement. Lorsque vous placez des tâches dans vos notes de projet, les choses que vous devez accomplir s’affichent à côté des informations dont vous avez besoin pour les réaliser. Tout est à portée de main.
Ce n’est pas grave si votre méthode n’est pas encore tout à fait au point. Identifiez simplement une étape qui permettra de faire avancer chaque projet, puis réfléchissez à la suite. Plus vous pourrez diviser vos responsabilités en petits morceaux, plus elles seront faciles à gérer et plus vous gagnerez en sérénité.
Maintenant que votre esprit est moins encombré, que vos notes sont plus exploitables et que vos tâches sont en contexte, il est plus facile d’avancer.
Astuce : si vous utilisez Evernote Personal, Professional ou Teams, vous pouvez gérer toutes vos tâches dans une vue organisée unique, ce qui vous évite d’avoir à consulter chaque note pour les retrouver. Vous pouvez également voir une liste de tâches classées par ordre de priorité directement dans votre Accueil, ainsi que vos notes les plus importantes, vos recherches enregistrées et votre calendrier.
2. Donnez la priorité aux choses qui comptent
Vous arrive-t-il de dépenser tellement d’énergie émotionnelle et mentale à essayer de vous souvenir de faire quelque chose d’important que cela vous gâche la journée ? Le problème, c’est que vous essayez de tout gérer dans votre tête. Laissez Evernote réaliser une partie du travail pour vous concentrer sur ce qui compte maintenant et ne plus passer votre temps à vous demander si vous avez oublié quelque chose d’important.
L’astuce consiste à noter toutes les actions à réaliser dans les Tâches, puis à les prioriser. Une liste géante et non triée est source d’anxiété. Sans un plan clair de ce qu’il faut faire ensuite, vous pourriez rester coincé·e dans un état d’esprit réactif. Au lieu de cela, choisissez quelques éléments clés sur lesquels vous concentrer chaque jour. Cela vous aidera à garder les tâches les plus pertinentes à l’esprit et à prendre le contrôle de votre temps, à rester présent·e et à terminer la journée avec le sentiment d’avoir accompli des choses. Chaque tâche que vous accomplissez, aussi petite soit-elle, vous donne un sentiment d’accomplissement et témoigne de vos aptitudes.
Quelle est la meilleure façon d’établir des priorités ? Tout dépend de votre style ! Nous avons regroupé quelques systèmes populaires pour améliorer la productivité personnelle pour vous aider à définir et à gérer vos priorités. Vous pourrez en essayer quelques-uns pour identifier celui qui vous convient le mieux. En attendant, voici quelques principes généraux pour vous aider à démarrer.
- Pour chaque tâche, posez-vous les questions suivantes : Est-elle urgente ? Quel impact aura-t-elle ? Cette tâche doit-elle faire partie des choses sur lesquelles vous pouvez vous concentrer aujourd’hui, ou y a-t-il une autre tâche qui fera une plus grande différence dans votre vie ?
- Priorisez vos tâches en ajoutant des dates d’échéance et définissez des rappels que les bonnes tâches s’affichent toujours au bon moment. Signalez les éléments importants pour ne jamais perdre de vue les tâches que vous devez accomplir en premier.
- Utilisez des tâches récurrentes pour gérer les choses qui doivent être faites à plusieurs reprises, comme remplir un rapport de ventes hebdomadaire ou remplacer le filtre à eau tous les mois. Cela vous évitera non seulement de vous demander si telle ou telle tâche est prioritaire, mais aussi d’avoir à y penser. Vous pouvez répéter une tâche à n’importe quel intervalle. Chaque fois que vous marquez une tâche récurrente comme terminée, Evernote la réinitialise automatiquement à la prochaine date d’échéance.
- N’ayez pas peur de déléguer. Ce n’est pas parce qu’une tâche est importante que vous devez vous en charger personnellement. Assignez des tâches à d’autres personnes pour avoir plus de temps pour les tâches qui ont vraiment besoin de vous (ou vice versa). Vous pouvez surveiller leur progression à l’aide de l’onglet « Assigné » dans votre vue Tâches, mais au moins, vous n’aurez pas besoin d’y penser en permanence.
Astuce : configurez une autre tâche récurrente pour passer en revue vos tâches à venir au début (ou à la fin) de chaque journée. Faites-en un rituel. Vous pourrez ainsi établir une feuille de route pour la journée à venir, mais aussi une frontière quotidienne entre le travail et le temps personnel.
3. Prenez du temps pour vous et protégez-le
Organiser vos projets et vos tâches ne représente que la moitié du chemin. Il est également important que les tâches soient cohérentes avec les efforts que vous déployez pour atteindre l’équilibre vie professionnelle – vie privée. Parce que si vous ne protégez pas votre temps, d’autres voudront l’utiliser.
- Veillez à ce que votre liste comprenne des tâches personnelles, des loisirs, des projets qui vous passionnent et des aspirations, et pas uniquement des engagements professionnels ou externes.
- Configurez des tâches récurrentes pour votre temps personnel, comme 10 minutes de méditation quotidienne ou un rappel hebdomadaire pour sortir faire une balade.
- Envisagez d’utiliser le paramètre d’heure d’échéance pour séparer les tâches personnelles et professionnelles. Par exemple, les tâches professionnelles peuvent être à terminer avant midi ou 17h, mais les tâches personnelles peuvent aller un peu plus tard. Vous pouvez également définir des indicateurs de priorité ou ajouter des emojis à vos titres pour distinguer en un coup d’œil les tâches personnelles des tâches professionnelles.
Rappelez-vous que les tâches personnelles sont aussi importantes que les tâches professionnelles. Prendre du temps pour vous et le prioriser est le meilleur moyen de vaincre le stress, de libérer votre créativité et de prendre du recul. Vos heures de travail seront alors beaucoup plus productives, car vous aurez économisé suffisamment d’énergie pour leur donner le « punch » dont elles ont besoin.
Astuce : pour renforcer l’équilibre, planifiez un bloc de temps personnel dans votre calendrier, puis liez cet événement à une note dans Evernote. Utilisez la note pour capturer les tâches récurrentes que vous souhaitez effectuer pendant ce bloc de temps quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Le moment venu, Evernote peut envoyer un rappel sur votre ordinateur ou votre appareil mobile. En un clic, vous pouvez ouvrir cette note et avoir les tâches sous les yeux, sans distractions.
Mise en œuvre
Être obnubilé·e par des petits détails n’est bénéfique ni pour votre travail ni pour votre vie personnelle. Certes, vous n’atteindrez pas l’équilibre vie professionnelle – vie privée en claquant des doigts, mais cet idéal n’est pas inaccessible. Vous devrez prendre le temps de la réflexion, vous impliquer et défendre vos droits. En empêchant le travail de submerger le reste de votre vie, vous rendrez votre temps personnel moins stressant et plus épanouissant.
Commencez dès maintenant. Créez une note et mettez noir sur blanc votre engagement à rééquilibrer votre vie. Expliquez pourquoi c’est important pour vous et ce que vous espérez gagner : plus de tranquillité d’esprit, moins de stress ou un peu plus de temps pour des activités qui rendent la vie agréable. Créez ensuite une tâche récurrente pour vous rappeler de relire cette note tous les mois. Elle deviendra votre phare. Un rappel régulier de ce qui est important. Un guide simple auquel vous pourrez toujours revenir.
Evernote vous aide à affiner votre concentration, à simplifier vos processus et à gagner en efficacité afin que vous puissiez trouver un équilibre plus productif entre votre travail et votre vie personnelle. Alors, n’attendez plus ! Les Tâches sont désormais disponibles dans la dernière version d’Evernote.
